Fokus på resultat, uppföljning och hållbarhet i kommunens upphandling av Tobisviks camping.

I tisdags godkände Kultur- och Fritidsnämnden att förfrågningsunderlaget för ”drift av Tobisviks camping” kunde annonseras. Upphandlingen skickades för publicering idag, den 25:e juni 2020, sista anbudsdag är satt till den 31:a augusti 2020 och avtalet ska börja gälla först den 1:e oktober år 2021. En rolig milstolpe i ett projekt där vi började jobba med förfrågningsunderlaget i februari år 2019.

I det här inlägget tänkte jag informera så mycket jag kan i det här skedet om de övergripande tankarna vi haft med förfrågningsunderlaget, hur vi arbetat för att få med politiska mål, varför vi valt att lägga ett stort fokus på avtalsvillkoren och mindre fokus på själva kravställningen i upphandlingen samt hur vi arbetat för att försöka säkerställa ett gott samarbete under hela avtalsperioden. Men först, lite bakgrund.

Tobisviks camping, ”Kommunens flaggskepp”, är belägen i centrala Simrishamn och omfattar ca 340 campingtomter/platser. Tidigt i upphandlingsprocessen diskuterade vi vad vi faktiskt tyckte var viktigt med upphandlingen och kom fram till följande:

Syftet med upphandlingen är att hitta en koncessionshavare som kan driva och utveckla campingen i nära samverkan med kommunen. Tobisviks camping har ett strategiskt läge centralt i ett av allmänheten välutnyttjat rekreationsområde. Kommunens målsättning med campingen är att den ska vara attraktiv och tilltalande och locka besökare till Simrishamns kommun.

 Denna formulering finns med tidigt i förfrågningsunderlaget för att visa på den grundläggande tanken med upphandlingen. Avtalet är ett avtal om tjänstekoncession som upphandlas enligt lagen om upphandling av koncessioner, LUK. Koncessionshavaren betalar en årlig avgift till kommunen för att få möjlighet att driva campingen, och de intäkter som campingen genererar tillfaller leverantören. Den anbudsgivare som erbjuder kommunen den högsta koncessionsavgiften tilldelas avtalet, under förutsättning att alla obligatoriska krav är uppfyllda.

Vän av ordning tänker kanske nu: ”Lägsta pris och få krav? Hur säkerställer man kvaliteten då”. Och det är väl mest just den frågan som vi har jobbat extra mycket med under de 16 månader som upphandlingsprocessen pågått hittills. Som jag ser det är det framförallt två saker som blir extra viktiga när anbudsgivare tävlar med pris som enda konkurrensmedel – att tydligt definiera vad det är som ska göras och att sedan under avtalsperioden följa upp att detta faktiskt görs. Det leder till att vi i upphandlingsgruppen, som jag skrev tidigt i det här inlägget, har behövt fokusera mycket på formuleringarna i avtalet, vilken kvalitetsnivå vi förväntar oss och hur vi ska hitta bra former för samverkan och uppföljning under avtalstiden. Nedan en beskrivning kring några av tankarna kring detta:

Resultatfokus snarare än detaljreglering
Tidigt bestämde vi att vi inte vill lägga oss i för mycket hur leverantören väljer att driva campingen – det viktiga är att den kvalitet som finns när leverantören tar över campingen bibehålls under hela avtalsperioden. Kvalitet definierar vi som att Tobisviks camping under hela avtalstiden ska upprätthålla (minst) 4 av 5 stjärnor i Svensk Campings rankingsystem. Genom avtalet regleras att klassificering av campingen ska göras årligen under avtalstiden och att protokoll från dessa möten ska redovisas för kommunen. Om klassificeringen sjunker finns det vitesbelopp kopplade till detta. Kortfattat: Om kvaliteten är fortsatt hög under avtalsperioden så bryr vi oss inte så mycket om hur leverantören arbetar rent operativt för att uppnå detta.

Trots detta kan det förstås finnas all anledning att detaljreglera områden som kommunen ser som särskilt viktiga. Det kan till exempel handla om under vilken period på året campingen ska vara öppen och fulltidsbemannad. Sen kan det förstås finnas aspekter relaterade till kostnads- och ansvarsfördelning eller politiska målsättningar som kan vara viktiga att reglera, mer om det nedan.

Gränsdragningslista
I samarbete med fastighetsavdelningen i kommunen har vi tagit fram en gränsdragningslista som reglerar vem som har ansvar för att olika arbetsuppgifter genomförs samt vem som ska bekosta dessa. Ett utdrag från listan kan ni se på bilden nedan. Generellt gäller att kommunen har kostnadsansvar för nyinvesteringar, men att tillsyn, skötsel och avhjälpande underhåll utförs och bekosta av leverantören.

Politiska mål
Vi försöker alltid få med hållbarhetskrav i upphandlingar där vi anser att det är lämpligt. Inom den här upphandlingen vill jag särskilt lyfta fram två krav, ett som rör miljömässig hållbarhet och ett som rör social hållbarhet.

När det gäller miljö har vi ställt upp ett särskilt kontraktsvillkor som innebär att campingen senast vid årsskiftet 2023/2024 ska vara miljöcertifierad, vilket snabbt förklarat innebär att den visas på Svensk Campings webbsida med ”miljöcertifierade campingplatser i Sverige”. I samma anda som kvalitetskravet är fokus på resultat mer än på detaljreglering, varför vi inte detaljstyr vilken typ av certifiering leverantören väljer att arbeta efter för att uppnå målet – det finns några olika att välja på som alla uppfyller kravet.

När det gäller social hållbarhet har vi ställt ett så kallat dialogkrav (som jag har skrivit mer om här: https://www.simrishamn.se/upphandlingsbloggen/2018/05/24/om-sysselsattningskrav-i-offentlig-upphandling-en-upphandlares-perspektiv/). Detta innebär kortfattat att anbudsgivarna ska redovisa i anbudet vilka möjligheter man har att erbjuda praktik och/eller anställning till långtidsarbetslösa och/eller ungdomar i kommunen. Vinnande leverantör ska dessutom efter att avtal tecknas kontakta kommunens anställda som arbetar med dessa frågor för att diskutera vidare kring förutsättningarna för samverkan under avtalstiden.

Uppföljning
Ett område som vi lagt mycket fokus på är hur avtalet ska följas upp under avtalstiden. Vi använde oss tidigt av Kraljics matris för att klassificera avtalet, och sen utgick vi från kommunens mallar för att skapa en plan för avtalsuppföljning samt en agenda för uppföljningsmöte som ska gälla med leverantören under avtalstiden. Både planen för avtalsuppföljning och agendan redovisar vi som bilagor till förfrågningsunderlaget för att ge en tydligare bild av vilka förväntningar kommunen har. Se utdrag från dessa i bilderna nedan.

Sammanfattning
Att arbeta med upphandlingen av Tobisviks camping har varit väldigt givande såhär långt. Mest för att vi har haft en så bra arbetsgrupp, med många inblandade personer både från tjänstemanna- och politikerhåll. Tack till er!

Eftersom Tobisviks camping är av stort intresse för såväl medborgare i kommunen som alla de gäster som årligen besöker campingen har vi valt att informera om upphandlingen i det här formatet. Den här texten innehåller inga uppgifter som inte redan framgår av det annonserade förfrågningsunderlaget. Mer information kommer komma efterhand som processen fortlöper, närmast under hösten då vi förhoppningsvis har kommit så långt så att vi har kunnat meddela tilldelningsbeslut i upphandlingen.

Upphandlingsunderlaget kan du ta del av på kommunens hemsida. Det kommer dyka upp på sidan nedan under dagen och sen syns det där under hela annonseringstiden. Det är också där du ska gå in om du är intresserad av att lämna anbud, då vi kommunicerar frågor och svar därigenom:

https://www.opic.com/org/simrishamns_kommun/

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *