Sex månader i en liten kommun

Jag har skrivit ett antal inlägg tidigare om hur en mindre kommun skiljer sig från en större kommun när det gäller hur upphandlingsverksamheten organiseras. I en större kommun finns det goda möjligheter att bli specialiserad mot en specifik bransch (till exempel IT-branschen, eller transportbranschen) eller inom ett specifikt verksamhetsområde (till exempel miljökravställning eller avtalsuppföljning).

I en mindre kommun, där resurserna är mer begränsade, har du inte den möjligheten. Du kan inte själv bli så specialiserad inom ett upphandlingsområde att du kan genomföra en hel upphandling från början till slut utan stöd från de som i slutändan ska använda avtalet. Du kan inte heller hjälpa till till 100 % med allt upphandlingsrelaterat – därför är det viktigt med en tydlig ansvarsfördelning som specificerar vem som ansvarar för vad. Men var alltid flexibel – bara för att en part ansvarar för en viss del av upphandlingsprocessen så betyder det inte att den andra delen inte ska finnas tillgänglig för att stötta upp. Till exempel kan en upphandlare ta fram exempel på hur andra organisationer ställt krav på avtalsföremål eller ta fram en uppföljningsplan, även om det sen är verksamhetsföreträdarna som ansvarar för att sammanställa kravspecifikationen och genomföra uppföljningen. Eller så kan en verksamhetsföreträdare komma med förslag på förändringar i direktupphandlingsmodulen, även om det är upphandlaren som ansvarar för att utveckla och uppdatera modulen. Samarbetet är viktigt, både i enskilda upphandlingsprocesser och i det löpande utvecklingsarbetet.

Idag tänkte jag dela med mig av lite statistik som på ett bra sätt ger en ögonblicksbild över hur upphandlingsarbetet kan se ut i en mindre kommun. Det är många olika upphandlingsförfarande med väldigt skild ansvarsfördelning mellan upphandlare och verksamhet, det är samarbete med många olika personer på flera olika förvaltningar och det är många olika avtalstyper inom flera olika branscher. Det är detta som är så roligt i en mindre kommun. Även om du inte blir specialist på något så får du en liten inblick i många olika typer av upphandlingsprocesser. Ena dagen sitter du och diskuterar miljökrav i IT-branschen med IT-cheferna i sex olika kommuner, nästa dag hjälper du en nyanställd på samhällsbyggnadsförvaltningen med hens första upphandling i direktupphandlingsmodulen.

Sammanfattning nedan:

  • Totalt har vi annonserat 29 upphandlingar under perioden januari – juni 2020.
  • Av dessa är 12 stycken direktupphandlingar, 9 stycken förenklat förfarande och 8 stycken öppet förfarande.
  • 3 stycken avser entreprenader, 1 avser en koncessionsupphandling enligt LUK, 10 avser köp av tjänst, 8 köp av vara och övriga 7 är ramavtalsupphandlingar.
  • 19 upphandlingar avser samhällsbyggnadsförvaltningen, 3 stycken Kultur och Fritid, tre stycken Kommunledningskontoret, 2 stycken Barn- och Utbildningsförvaltningen och 2 stycken är Kommunövergripande.
  • Vi har hittills inte fått in någon överprövning på någon av våra upphandlingar som genomfördes under första halvåret 2020. Vår senaste överprövade upphandling annonserades i september 2019, den senaste överprövningen vi förlorade avsåg en upphandling som annonserades i september 2018.
  • Uppskattningsvis har 64 % av arbetet med upphandlingarna genomförts av verksamheterna i genomsnitt, och 36 % av arbetet av oss upphandlare. För direktupphandlingar är procentsatserna 79 % för verksamheten och 21 % för upphandlare, medan fördelningen för större upphandlingar är 53 % för verksamheten och 47 % för upphandlaren.

Så, vad vill jag ha sagt med sammanställningen ovan? Egentligen inte så mycket, mer än att visa en bild på hur upphandlingsverksamheten fungerar i en kommun. Som ny upphandlare som vill lära sig mycket på kort tid kan jag verkligen rekommendera att börja jobba i en mindre kommun. Du kommer få ett stort ansvar redan från start, samtidigt som det finns en förståelse för att det tar tid att lära sig och komma in i organisationen. Du får jobba med många olika personer med väldigt skild kunskap om upphandling och inköp. Och framförallt så får du prova på att vara mer eller mindre involverad i alla delar av upphandlingsprocessen för flera olika upphandlingstyper i flera olika branscher med flera olika typer av referensgrupper.

Det här inlägget blir inte bara en sammanfattning av det första upphandlingshalvåret 2020 i Simrishamns kommun, det blir också mitt sista inlägg innan semestern. Bloggen kommer alltså ha uppehåll fram till vecka 32, men det finns redan mycket intressant planerat till hösten som jag ser fram emot att uppdatera er om efter sommaren.

Ha en trevlig semester, kära upphandlarkollegor, så hörs vi igen i slutet av augusti.

Med vänliga hälsningar,
Marcus Bäckström

  • Heléne Sandberg

    Hej
    Jag har ett stort intresse för upphandlingar och vill gärna lära mig mer. Kan du vara snäll och rekommendera en bok om ämnet? Tack!

    • mrni

      Hej Helene!

      Det kan jag absolut göra. Jag har listat ett antal böcker här som varit till nytta för mig, och som antingen direkt eller indirekt behandlar offentlig upphandling:

      https://www.simrishamn.se/upphandlingsbloggen/2020/05/05/10-steg-for-att-bli-en-strategisk-inkopsorganisation/

      Om jag skulle rekommendera en av dessa som jag haft mest behållning av så är det Category Management för Inköp av Jonathan O´brien, men den berör inte just offentlig upphandling utan mer hur man kan/bör hantera inköpsprocesser generellt i organisationer.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *