Intervju med svenskt näringsliv

Innan min semester hade jag ett möte med Ellen Dahl på Svenskt Näringsliv för att diskutera offentlig upphandling generellt och mer specifikt mina tankar kring Simrishamns kommuns utveckling i det lokala företagsklimatet. Det var ett bra möte, och resulterade bland annat i ett inlägg på Svenskt Näringslivs Facebook-sida där jag fick berätta om vår resa i upphandlingsfrågorna de senaste åren samt mina åsikter om hur man arbetar framgångsrikt med offentlig upphandling.

Ni kan läsa inlägget i sin helhet nedan.

Enligt Svenskt Näringslivs undersökning om det lokala företagsklimatet upplever företagen i Simrishamns kommun att upphandlingen förbättrats de senaste åren. Marcus Bäckström, upphandlingsstrateg i Simrishamn, berättar om hur kommunen arbetar med offentlig upphandling och ger oss sina framgångstips.
Berätta om er resa i upphandlingsfrågorna de senaste åren!
Under 2017 beslutades om en ny organisation för upphandlingsverksamheten i kommunen. I början av 2018 började vi arbeta efter våra nya ”Rutiner för inköpsverksamheten i Simrishamns kommun”, vilka har underlättat arbetet väldigt mycket. I handboken blir det tydligt vilken roll olika parter har i upphandlingsprocessen, inte bara för tjänstepersoner utan även för de förtroendevalda och för våra befintliga och potentiella leverantörer. Det har gjort att vi fått bättre möjligheter att vara tydliga mot de lokala företagen om hur vi agerar i olika situationer och varför. Vi har också fått mer tid över till att samverka med våra lokala företag, till exempel genom att delta på gemensamma seminarier om offentlig upphandling eller genom att anordna utbildningar med fokus på hur man lämnar anbud till (hela) den offentliga marknaden.

Vilka tips vill du ge till kommuner om hur man framgångsrikt kan arbeta med offentlig upphandling?

1. Fokusera på helheten och inte bara på enskilda upphandlingar. Att höja kunskapen hos de personer som beställer och använder upphandlade varor och tjänster, som kontrollerar fakturor och som är med och ställer krav är mycket viktigare än att skriva ett bra förfrågningsunderlag. Det kvittar hur bra avtal du skriver om du inte har en organisation som kan ta emot och använda dessa på rätt sätt.
2. Var så transparent som möjligt. Det är viktigt att skapa en förståelse för varför kommunen agerar som man gör i olika situationer.
3. För dialog! Att få synpunkter från företag, oavsett om det är inför en upphandling, genom en extern remiss av krav i ett förfrågningsunderlag, genom Frågor och Svar-funktionen under anbudstiden eller i form av avstämningsmöte under avtalstiden, är otroligt viktigt för att kunna utveckla kommunens olika avtalsområde på sikt. Det kan till exempel leda till att kommunen upptäcker varor och tjänster man inte kände till sen tidigare, undviker ett särskilt konkurrenshämmande krav eller hittar en enkel lösning på ett problem som man upplevt.