Förfrågningsunderlag 2.0

Jag tycker det var roligt att läsa lagen om offentlig upphandling. Det känns kanske konstigt att höra för någon som är van att läsa lagtexter, men jag tycker faktiskt att lagen om offentlig upphandling, framför allt i den senaste versionen, är en välskriven lag. Den är logiskt uppbyggd, lärorik och lättillgänglig, följer i stort upphandlingsprocessen och det är lätt att hitta det man är ute efter. Om man någon gång missat något känner jag aldrig att det är på grund av att lagen är otydlig eller ologisk, det är mitt eget fel för att jag feltolkat något eller för att jag inte varit tillräckligt noggrann.

De senaste dagarna har jag gått igenom våra mallar för upphandlingsprocessen. Det är en bra rutin att ha en eller ett par gånger om året och behöver egentligen inte innebära mer än att du läser igenom och reflekterar över vad det verkligen står. Just den här sommaren har det blivit lite större fokus än vanligt på våra mallar för förfrågningsunderlag. Jag vill nämligen att dessa mallar ska inge ungefär samma känsla och fylla samma funktion som lagen om offentlig upphandling, nämligen:

– De ska vara lätta att förstå och ta till sig.
– Som ny i kommunen eller som ny offentlig upphandlare ska du lära dig något av att läsa dem.
– De ska vara logiskt uppbyggda så att de är lätta att följa för alla parter – anbudsgivare, förtroendevalda, medborgare och så vidare.
– De ska vara rättssäkra och innehålla nödvändig information.

Utöver det allmänna finns det vissa kommunspecifika saker som jag försöker uppnå.

– De ska bidra till måluppfyllnaden i kommunen och säkerställa att ingenting viktigt glöms bort.
– De ska leda till goda affärer.
– De ska förenkla arbetet över förvaltningsgränser.

För att uppnå ovan är det som sagt bra att hela tiden titta på underlagen med nya ögon och göra större eller mindre justeringar. Att löpande förbättra de mallar och underlag man använder är en av nycklarna för att på sikt utveckla kommunens upphandlingsarbete.

Nedan delar jag med mig av vår förfrågningsunderlagsmall samt kommenterar vissa delar som jag förbättrat de senaste dagarna.

mall-forfragningsunderlag-varor-och-tjanster

Vägledningar för att förenkla genomläsningen för nyanställda
Förfrågningsunderlagen inleds med en vägledning som anger hur man ska läsa texterna och vad som är den allmänna tanken med hur underlagen är uppbyggda. Dessa rubriker tas förstås bort innan annonsering, men är viktiga för att det ska vara enkelt att ta till sig informationen på ett bra sätt.

Förklarande texter under alla checklisterubriker
Jag har tidigare skrivit om hur jag använder ”checklisterubriker” för att säkerställa att ingenting glöms bort i en upphandlingsprocess. Det kan till exempel finnas med en rubrik där det står ”Diarienummer” eller ”Arbetsmiljöarbete”. Dessa rubriker var tidigare tomma men är nu kompletterade med vägledande beskrivningar kring hur du ska hantera frågan. Se exempel på bilderna nedan. Målet var att ingen rubrik i förfrågningsunderlag ska vara helt tom, och det klarades av. I själva underlagen finns många fler exempel än vad som framgår av bilderna, så titta där om du är intresserad av andra områden.

Förbättrad rättssäkerhet
Det händer mycket på ett år, och de texter som blivit förlegade till följd av att det kommit nya rättsfall eller liknande är nu uppdaterade. Till exempel finns det nu med vägledande beskrivningar om takbelopp/takvolymer vid ramavtalsupphandlingar.

Bättre affärer
Vissa krav i underlaget, till exempel krav på ISO-certifiering (9001 resp. 14001), ligger som färdiga texter för att det är onödigt jobbigt att skriva om de vid varje enskild upphandling – de är ändå i princip alltid utformade på samma sätt. Trots detta kan det ofta finnas anledning att ifrågasätta om kraven alls ska ställas – beroende på vilken bransch det handlar om kan det till exempel helt saknas företag som är ISO 14001-certifierade, och ibland kan det finnas många duktiga småföretag som kan lämna anbud även om dessa inte råkar vara ISO 9001-certifierade. Det finns nu med korta vägledningar för kravtexter som ibland kan vara bra att plocka bort, så att dessa inte ställs på ett slentrianmässigt sätt – det riskerar att ge färre anbud och en sämre avtalsrelation.

Större fokus på avtalet än kravspecifikationen
Vi försöker att jobba så mycket vi kan direkt i avtalsmallen, istället för i kravspecifikationen. Senare i processen är det avtalsmallen som kommer hamna i avtalsdatabasen, och de flesta tycker det är skönt att kunna hitta de viktigaste uppgifterna där istället för att behöva leta i andra handlingar. Till exempel har vi flyttat kravtexten om ansvarsförsäkringar till avtalsmallen istället för kravspecifikationen där den låg tidigare.

Alternativtexter
Ibland behöver texter i underlaget utformas på olika sätt, till exempel beroende på om upphandlingen är över eller under tröskelvärdet. Tidigare har vi haft vissa ganska krystade texter som försöker täcka in alla alternativ i samma text – till exempel har texter som ”om upphandlingen är under tröskelvärdet kan kommunen ha rätt att förhandla” funnits med även om den aktuella upphandlingen överstiger tröskelvärdet. I senare versioner av vårt upphandlingssystem har det lagts till möjlighet att lägga till alternativtexter, så det har jag gjort nu. Det innebär att du kan klicka i den ena texten om upphandlingen är över tröskelvärdet, och den andra texten om upphandlingen är under tröskelvärdet – och så behöver inte de som läser bli förvirrade kring vad du egentligen menar.

Sammanfattning
Arbetet med förfrågningsunderlagen är förstås inte färdigt. Det blir det aldrig. Nu ska vi använda de nya underlagen i 12 månader, och sen börjar processen om igen med att ytterligare förbättra dessa. Förhoppningsvis har man lärt sig någonting nytt på ett års arbete som kan hjälpa dig att titta på förfrågningsunderlagen med nya ögon!

Jag tar naturligtvis gärna emot synpunkter på våra underlag om det är någon som tycker att något är otydligt utformat eller som bör formuleras annorlunda. Det är alltid nyttigt att få flera ögon som tittar på någonting man gjort.