Du har inte lyckats förrän ni fått nya kaffemuggar i fikarummet

Häromdagen stod jag bredvid kaffemaskinen i kommunhuset och noterade då att det på bordet lite längre bort stod miljömärkta, återvinningsbara kaffemuggar där det tidigare funnits plastmuggar. I köket är det tidigare handdiskmedlet från ett känt varumärke utbytt mot det billigare och Svanenmärkta handdiskmedlet från vår nuvarande leverantör. Under vasken står diskmaskinstabletterna som är med i rätt prislista i ramavtalet i avtalsdatabasen, och på bordet står fruktkorgen som till stor del innehåller frukt som är i säsong.

Nu är det förstås (?) så att jag uppehåller mig på andra ställen än vid kaffemaskinen och i köket när jag är på jobbet. I korridoren på ovanvåningen stod för en tid sen en av fastighetsavdelningens anställda och diskuterade en kommande ommålning med den upphandlade målerifirman som är rangordnad som #1 i vårt ramavtal. På väg för att handla lunch ser jag en relativt ny tjänstebil köra förbi, en gasbil som jag vet är korrekt avropad från vårt ramavtal för fordonsköp. Längre upp på gatan står flera kommunfordon parkerade hos den verkstad som vi har upphandlat för att genomföra service och reparationer. Och så vidare.

Vill jag då ha något sagt med det här inlägget förutom att beskriva att min arbetsdag består av kaffepauser, fruktstunder och lunchpromenader? Ja, såklart! Ofta noterar jag att man efter att ha genomfört en upphandling och tecknat avtal (ibland i samma stund som man har skickat tilldelningsbeslutet) upplever att arbetet är ”klart”. Det är kanske naturligt. Man har jobbat länge med en upphandlingsprocess under sekretess, och när allt är färdigt vill man berätta för världen om allt bra som avtalet leder till. Väsentligt minskade priser på nettoprislistan, högt ställda miljökrav och goda arbetsvillkor för de som ska utföra tjänsterna. Jag ska inte säga att jag själv är helt oskyldig till detta beteende. Och, som sagt – det är ju förståeligt!

Samtidigt så måste man vara medveten om att du inte har gjort någon skillnad bara för att du tecknat avtal med en leverantör. Tänk om de låga priserna på prislistan aldrig blir tillämpade när du lämnar över avtalet till de som ska använda det? Tänk om produkterna med högt ställda miljökrav aldrig blir inköpta för att verksamhetscheferna tycker att det inte finns utrymme i deras budget. Och tänk om de utlovade goda arbetsvillkoren för personalen aldrig infrias i verkligheten. Att tro att allt detta ska lösa sig av sig själv bara för att man tecknar ett avtal med en leverantör är att sätta alltför stor tilltro till upphandlingsprocessens roll i organisationens totala arbete med inköp. Upphandling är en delprocess i en lång rad av aktiviteter (marknadsdialog, behovsanalys, avtalsimplementering, avrop och fakturakontroller, uppföljningsmöten, revisioner…) som alla måste fungera och vara sammankopplade för att organisationen till slut ska få rätt varor till rätt pris.

Upphandlingsmyndighetens nationella modell för sysselsättningskrav i offentlig upphandling.

För mitt arbete som upphandlare innebär det att jag inte är färdig när avtalet är tecknat och överlämnat till de som ska använda det. Jag vill, framför kanske för egen del, följa upp och kontrollera så att det faktiskt blev så bra som man tänkt sig. Därför försöker jag alltid titta på några fakturor från den upphandlade leverantören ett par månader in under avtalstiden för att få en bild av hur dessa ser ut i förhållande till vad vi kom överens om. Ett halvår in på avtalstiden begär jag ut statistik från leverantören för att kontrollera hur stor andel av inköpta produkter och tjänster som följer avtal och om detta skiljer sig mellan olika avdelningar i kommunen. Och för större avtal som kräver mer omfattande uppföljning tar vi fram en mer strukturerad uppföljningsplan – som kan innebära dialog med leverantören löpande under avtalstiden, olika typer av revisioner på plats eller avstämning av att särskilda kontraktsvillkor är uppfyllda i rätt tid.

Visst blir man glad när man känner att man har genomfört en lyckad upphandlingsprocess. Men jag blir aldrig gladare än när jag märker att den nytta som eftersträvades faktiskt också realiserats i organisationen. Att kaffemuggarna i fikarummet är utbytta mot miljövänliga alternativ kan kanske verka som en liten sak – men det visar på att organisationens inköpsarbete fungerar som det är tänkt, och det är oerhört mycket värt om man ska kunna använda offentlig upphandling för att bidra till organisationens mål.