Viktiga kärnformuleringar för att kunna bedriva ett hållbart upphandlingsarbete

Du är verksamhetschef med budget- och personalansvar för en mindre verksamhet i kommunen och har fått ansvar för att ersätta en gammal maskin med en ny. Din budget för leasingkostnaden för maskinen är 250 000 kronor per år och normalt tecknar man avtal på 5 år för liknande maskiner. Maskinen används regelbundet av din personal och det är viktigt att den är både användarvänlig och håller en hög kvalitet för att personalen inte ska bli missnöjd. Då upphandlingens värde i det här fallet överstiger direktupphandlingsgränsen tar du kontakt med en upphandlare i kommunen och inleder en upphandlingsprocess. Du är själv ytterst ansvarig för att besluta om hur förfrågningsunderlaget ska utformas, men upphandlaren finns tillgänglig för hjälp och stöd.

Tänk er in i verksamhetschefens situation ovan. I upphandlingsprocessen har hen två tydliga ansvarsområden – håll din budget och håll din personal nöjd. Om något av dessa områden brister så är det chefen som får ta konsekvenserna. Därför kan man förutsätta att mycket fokus från chefens håll kommer ligga på dessa områden. Kanske letar chefen upp en maskin som passar, stämmer av med sina anställda om vad dessa tror om den aktuell maskinen, anger i upphandlingsdokumenten att kostnaden inte får överstiga 250 000 kronor per år och lägger sen helt fokus på att ställa obligatoriska krav som i slutändan bara den maskinen man vill ha klarar av.

Beteendet är inte konstigt på något sätt. Men som upphandlare med en hel del upphandlingsprocesser i bagaget vet du att det kan vara väldigt riskabelt att jobba så. Om leverantören som levererar den efterfrågade maskinen förstår att de är den enda parten som är aktuell för att lämna anbud så finns det inget incitament för dem att sänka priset under 250 000 kronor per år. Kanske är det också så att den aktuella maskinen inte når upp till andra målsättningar som kommunen har, till exempel inom ekologisk hållbarhet. Finns det andra maskiner som är nästan lika bra när det kommer till ekonomi och användarvänlighet, men som håller mycket högre standard inom ekologisk hållbarhet? Om vi ställer kraven för snävt får vi inte veta det.

I fall som det ovan är det viktigt att som upphandlare ha tydliga riktlinjer från den högsta ledningen om vad som ska gälla. Verksamhetschefen måste känna sig trygg med att man har mandat att fatta beslut som bidrar positivt inom områden som ekologisk, ekonomisk eller social hållbarhet även om det inte är den enskilda chefens huvudansvar att leva upp till dessa mål. För att uppnå detta krävs att kommunens styrdokument är tydligt vägledande inom vissa speciella områden, samtidigt som de inte är för detaljstyrande för att helt frånta den enskilde chefens egna ansvar för verksamheten.

I våra nya riktlinjer för upphandling och inköp (som är tänkta att ersätta tidigare upphandlingspolicy/tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn) har vi försökt utgå från situationer som den ovan och funderat på vilka formuleringar som är viktiga för att säkerställa hållbara upphandlingar, samtidigt som chefen själv får handlingsutrymme för att bedriva sin egen verksamhet. Formuleringarna är som följer:

Hållbarhet

Kommunen ska använda upphandling och inköp som ett verktyg för att uppnå balans mellan samtliga dimensioner för hållbar utveckling.

Ekonomisk hållbarhet: Med ekonomisk hållbarhet menas att kommunens resurser ska användas på ett långsiktigt effektivt sätt. Ekonomisk hållbarhet uppnås genom följande generella förhållningsregler:

  • God konkurrens ska eftersträvas, till exempel genom att små och medelstora företag ges möjlighet att konkurrera. I enskilda upphandlingar ska det finnas en målsättning om att minst tre anbudsgivare ska lämna anbud.
  • Avrop från ramavtal ska alltid göras i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Produkter och tjänster från det upphandlade sortimentet ska användas av kommunens verksamheter så långt det är möjligt.
  • Upphandlade avtal ska följas upp i den utsträckning som är lämpligt med hänsyn till avtalets storlek och risk/komplexitet.
  • Hänsyn ska tas till kostnader under hela livscykel för upphandlade varor, tjänster och entreprenader.

Ekologisk hållbarhet: Med ekologisk hållbarhet menas att miljöpåverkan beaktas i enskilda upphandlingsprocesser. Hur detta görs kan variera beroende på vad som upphandlas, men några generella förhållningsregler ges nedan:

  • Varor och tjänster som upphandlas ska vara miljömärkta där det är möjligt. Följande miljömärkningar är särskilt effektiva och bör därför väljas i första hand: KRAV, Bra miljöval, TCO Certified, Svanen, EU Ecolabel, EU-lövet, FSC.
  • Plast i förpackningar och engångsartiklar ska undvikas. Om engångsartiklar behöver användas ska dessa vara producerade i trä eller papper.
  • I upphandlingar ska minst baskraven i Upphandlingsmyndighetens kriteriewizard för miljökrav, eller andra likvärdiga eller bättre krav, användas där det är tillämpbart.

Social hållbarhet: Med social hållbarhet avses till exempel att säkerställa schyssta arbetsvillkor för arbetstagare, att erbjuda personer som står långt ifrån arbetsmarknaden möjlighet till sysselsättning eller att bidra till ökad delaktighet i samhället för personer med funktionsnedsättning. För att säkerställa att kommunens avtal är socialt hållbara ska följande punkter beaktas:

  • Arbetsrättsliga krav och krav på leverantörens arbetsmiljöarbete ställs i de branscher där det är lämpligt, i enlighet med lagstiftningen och Upphandlingsmyndighetens vägledningar.
  • Sysselsättningskrav ska övervägas för större entreprenader och andra avtal där detta är lämpligt.
  • Inköpta varor och tjänster ska bidra till en ökad delaktighet i samhället för alla, oavsett funktionsförmåga. Om det som ska upphandlas ska användas av fysiska personer ska krav som säkerställer tillgänglighet ställas.

Om de nya riktlinjerna går igenom får jag som upphandlare ett tydligare mandat att säkerställa att ovan efterlevs, till exempel att vi ska jobba aktivt för att få flera anbud i våra upphandlingar, att varor som köps in ska miljömärkas i den mån det är möjligt, att sysselsättningskrav ska övervägas för större entreprenader, att upphandlade avtal ska följas upp och att hänsyn ska tas till kostnader under hela livscykeln och inte bara vid köptillfället.

Om tankesättet accepteras i exempelupphandlingen med maskinen så kanske chefen accepterar att överväga en kravställning som öppnar även för andra maskiner. Dessa kanske är ”sämre” utifrån chefens målsättning (hålla budget / nöjda medarbetare), men de kan vara helt överlägsna när det kommer till kommunens sammanlagda målsättning med hållbara inköp. Istället för 250 000 kronor kanske chefen får betala 200 000 kronor per år och samtidigt får sin budget minskad med 50 000 kronor per år och istället för att få maskinen som är bäst lämpad för verksamheten kanske chefen får maskinen som är näst bäst lämpad för verksamheten.

Inte så roligt, men inte heller en total katastrof. För samtidigt som den enskilda chefen fått ett något sämre avtal för sin verksamhet har kommunen som helhet fått 50 000 kronor över att prioritera inom andra områden, den inköpta maskinen håller en högre miljöprestanda vilket bidrar till mindre externa kostnader för samhället och den är dessutom levererad av en leverantör som är helt ny inom offentlig sektor och går vidare och lämnar anbud till fler organisationer. Mycket bättre för alla, men lite sämre för den enskilda som fattar besluten.

Det är en svår och intressant balansgång, men om våra nya riktlinjer blir beslutade är jag övertygad om att vi tar första steget för att nå nästa nivå i vårt hållbarhetsarbete. Det kanske inte alltid blir det bästa för alla. Men på sikt ska det bli tillräckligt bra för alla, samtidigt som helheten blir den bästa för samhället i stort. Jag tycker att det känns oerhört inspirerande.