Den hållbara upphandlingprocessen i Skåne – Slutkonferens

Den hållbara upphandlingsprocessen i Skåne – Slutkonferens
Idag var vi ett litet gäng i Simrishamn som följde slutkonferensen för Marja Boströms projekt ”Den hållbara upphandlingsprocessen i Skåne”. Det var, förutom jag, min upphandlarkollega Frida, Annica som är biträdande kostchef, Jeanette som är kommunalråd samt Pia som är oppositionsråd.

Jag ska återkomma till själva projektet, men vill bara inleda med att säga att jag inte tror att något av projektets resultat hade varit möjligt utan en person som Marja vid rodret. Marja har inte själv upphandlarkompetens i botten, men har under hela projektets gång visat en genuin vilja att lära sig om den offentliga upphandlingens roll i en modern, offentlig inköpsorganisation. Genom enkäter, intervjuer och ett stort intresse har hon skaffat sig en stor förståelse för helheten, utan att för den sakens skull tappa fokus på projektets slutmål – att utveckla verktyg som ska underlätta för kommuner att nå upp till en upphandlingsprocess som är hållbar. Tack, Marja, för ditt fina arbete, och lycka till när du nu går vidare till nya utmaningar. Det kommer bli toppen.

Fokus på slutresultatet var det ja. Numera finns det en sida på Skånes kommuners (tidigare Kommunförbundet Skåne) hemsida full med seminarier, intervjuer, presentationsmallar, uppföljningsstöd och mycket mer som stöd för upphandlaren, verksamhetschefen och/eller miljöstrategen som vill lära sig att genomföra mer klimatsmarta upphandlingar kan ta del av. Toppen, tycker jag! Ni hittar allt material på den här länken, och nedan tänkte jag tipsa om några av höjdpunkterna för mig personligen.

Webbinarieserie: Hållbar offentlig upphandling – från beslut till uppföljning
Här finns mycket kunskap samlat från flera olika organisationer. Om ni vill lyssna på mig prata om hur man lyckas följa upp miljökraven så pratar jag tillsammans med Camilla Alfredsson, tf inköpschef i Helsingborgs stad, om det i del 5. Personligen fick jag mycket ut av del 3a och 3b – konsten att ställa miljökrav i upphandlingar. Här pratade främst miljökompetens från olika skånska kommuner om erfarenheter från olika typer av upphandlingar. Jätteintressant för mig som inte jobbar med miljöfrågorna dagligen, och till stor nytta och inspiration.

Uppföljningsmall från beställning till avtalsslut
I Simrishamn har vi redan mallar för delar av uppföljningsprocessen som ska säkerställa att vi planerar uppföljningsaktiviteter redan tidigt under avtalets livslängd – helst redan i samband med att vi tar fram kravställningen till förfrågningsunderlaget. För organisationer som inte har en färdig mall så kan jag dock varmt rekommendera denna. Marja har tydligt fångat hur uppföljningstänket hänger ihop, från den tidiga dialogen med leverantörsmarknaden, via kravställningen i förfrågningsunderlaget och fram till den faktiska uppföljningen som ska göras under avtalstiden. Detta, tillsammans med de praktiska råd för kravställning och uppföljning av hållbarhetskrav i upphandling och avtal som också finns att ladda ner, gör att all den kunskap som krävs för att komma igång med avtalsuppföljning nu finns tillgänglig för alla. Jättebra!

Intervjuer – Din roll i upphandlingsprocessen
Just den här delen av stödet gillar jag för den visar på hur helheten hänger ihop. För att lyckas med kravställning krävs att hela organisationen arbetar mot samma mål:

• Den högsta ledningen måste ta fram tydliga riktlinjer för organisationen som gör att tjänstemännen känner sig trygga med att man har mandat att ställa miljökrav i upphandlingar, även om detta innebär till exempel en högre kostnad.
• Upphandlarna måste vara öppna för att lägga tid på att anpassa sina förfrågningsunderlag med hållbarhetskrav.
• Miljöstrategerna måste vara kunniga i kravställning och uppföljning och intressera sig för enskilda upphandlingsprocesser.
• Avroparna och slutanvändarna av produkter och tjänster måste hålla sig till det upphandlade sortimentet.
• Förvaltnings- och andra budgetansvariga chefer måste säkerställa att det finns tillräckligt med resurser för att följa upp viktiga krav i avtal inom den egna förvaltningen/verksamheten.

Först när den helheten fungerar kan organisationen på riktigt säga att man kommit framåt i sitt hållbarhetsarbete. Och om någon av delarna ovan brister skulle jag vilja säga att det är svårt att nå hela vägen fram, något jag beskrivit mer i detalj i det här inlägget.

Sammanfattning
Allt stöd som tagits fram inom ramen för projektet är förstås nyttigt beroende på vem som använder det, men ovan har jag beskrivit några av de delar som jag tycker är extra roliga att se.

Åter igen, tack Marja för ett väl genomfört projekt och en intressant slutkonferens. Den bidrog till många intressanta diskussioner i vår lilla grupp, och det är genom diskussioner mellan olika delar av organisationen som vi tar oss framåt på sikt.