Implementering av nya styrdokument

Igår beslutade Kommunstyrelsen om nya styrdokument för upphandlingsverksamheten i Simrishamns kommun. Det handlar inte om någon omvälvande förändring jämfört med hur vi arbetar idag, men ger oss upphandlare lite ökad möjlighet att styra verksamheterna mot långsiktigt hållbara inköp.

När det gäller våra nya riktlinjer för upphandling och inköp så har jag redan behandlat hur vi tänkt med hållbarhetsformuleringarna där i ett inlägg för någon vecka sedan. Likaså de nya rutinerna för direktupphandling.

Idag tänkte jag därför inte resonera vidare kring dessa, utan snarare vad som händer framöver. För det är förstås inte så att bara för att Kommunstyrelsen beslutar om ett styrdokument så kommer verksamheten förändras som genom ett trollslag. Nu börjar nästa steg i arbetet – att implementera dessa i det dagliga arbetet. Rent konkret finns det vissa aktiviteter som blir viktiga:

• Intern information. Främst genom information till ledningsgruppen och internutbildningar. Eventuellt ha styrdokumenten som ett tema på en framtida upphandlingsfrukost. Under vintern och våren kommer jag boka in digitala utbildningar för att informera om de nya styrdokumenten och vad de får för praktisk innebörd för kommunens verksamheter. Här har jag mer och mer börjat uppskatta det digitala formatet, då jag har märkt att det går att nå ut med information till fler personer än när man ska ha fysiska möten. Fokus på utbildningarna blir förstås att informera om hur styrdokumenten är utformade, men också rent praktiska diskussioner med personer i kommunen om de har några tankar kring hur man kan omsätta dessa i praktiken i deras verksamheter.
• Extern information. Främst genom blogginlägg, nyhetsbrev, justeringar på hemsidan och framtida utbildningar riktade till näringslivet. Det är bra om allmänheten och potentiella leverantörer får veta hur kommunen tänker kring hållbarhet och inköp. Ju fler som känner till vad man kan åstadkomma genom offentliga avtal, desto bättre. Jag fick frågan igår på KS om jag kunde förklara mer vad som menas med ett sysselsättningskrav, och det känns bra att veta att detta är en term som alla ledamöter i KS nu är medvetna om.
• Uppdatering av direktupphandlingsmodul. I vår direktupphandlingsmodul har vi en vägledning på varje sida som lotsar användaren framåt i processen. Nu när vi till exempel har ändrat så att gränsen för när en direktupphandling ska konkurrensutsättas höjts från 30 000 kronor till 100 000 kronor så får vi se över och justera dessa.
• Uppdatering av mallar. Vi genomför en eller ett par gånger om året en översyn av de mallar vi använder i våra upphandlingar. Dessa fungerar också vägledande och som en checklista för att säkerställa att inget viktigt glöms i enskilda upphandlingsprocesser. Nu tror jag att formuleringarna i våra nya riktlinjer för upphandling och inköp mest är en kodifiering av hur vi faktiskt redan försöker arbeta i praktiken, men vissa texter kan behöva uppdateras så att de tydligare hänvisar till de politiskt beslutade styrdokumenten.

En fördel med att ha bra strukturer och rutiner på plats är att det blir relativt enkelt att implementera förändringar i verksamheten. Visst innebär det en del arbete, men jag känner mig säker på att vi genom åtgärderna ovan kommer säkerställa att de nya styrdokumenten får ett faktiskt genomslag i verksamheterna. Och om vi kan göra det så har vi lyckats med det som är absolut viktigast – att omsätta de förtroendevaldas (indirekt medborgarnas) viljor och önskemål i faktiska värdeskapande aktiviteter.

Det kan kanske tyckas som en liten sak att besluta om nya styrdokument, men det känns som ett väsentligt steg framåt för våra möjligheter att bedriva ett strategiskt inköps- och upphandlingsarbete i Simrishamns kommun. Du kan ladda ner de nya styrdokumenten via länkarna nedan.

rutiner-for-direktupphandling_kd
riktlinjer-for-upphandling-och-inkop_ks