E-handel är lösningen på allt

Med ”E-handel” inom offentliga myndigheter avses normalt ett IT-stöd som hjälper de personer i organisationen som ska avropa på ramavtal att hitta rätt produkter från rätt leverantör. Kortfattat innebär det att kommunens beställare får tillgång till en intern webbshop där externa, upphandlade leverantörer kan skicka in prislistor som följer de villkor som överenskommits i avtal. Söker beställaren på ”mjölk” i systemet så hittar hen enbart mjölk från leverantören som vunnit ramavtalet för mejeriprodukter, och dessutom enbart de produkter som funnits med i det utvärderade (=bättre / billigare) sortimentet.

Är det då lösningen på allt? Nja, det är kanske att ta i. Men det är lösningen på väldigt mycket:

  • Har du som liten leverantör vunnit ett ramavtal som innebär att du ska leverera kopieringspapper till en upphandlande myndighet? Är du orolig för att de faktiska beställningarna ska gå till andra, större leverantörer på grund av dålig avtalskännedom internt i den upphandlande myndighetens organisation? E-handel är lösningen!
  • Är du som förtroendevald orolig för att de högt ställda miljökraven på produkterna i upphandlingen inte kommer få genomslag i organisationen? Att beställarna inte ska hitta det förmånliga sortimentet? E-handel är lösningen!
  • Är du som upphandlare orolig för att upphandlade leverantörer ska fakturera felaktiga priser i förhållande till vad som överenskommits? E-handel är lösningen!
  • Är du som beställare orolig för att du med jämna mellanrum behöver lära dig nya rutiner för beställning efterhand som kommunen får nya ramavtalsleverantörer? Eller är du osäker på vilken produkt du ska välja från vilken leverantör? E-handel är lösningen!

Så, som sagt. Det är inte lösningen på allt, men det är lösningen på mycket. När en upphandlande myndighet väl har ett e-handelsystem på plats så är det en del arbete med att jobba aktivt med e-handel, men om du gör det så blir slutresultatet verkligen bra:

  • Vissa myndigheter erbjuder portaler där mindre leverantörer, utan möjlighet till egen, fullskalig e-handel, kan registrera sina artiklar manuellt efter att man vunnit ett ramavtal. Artiklarna presenteras sen för kommunens beställare på ett likvärdigt sätt som andra artiklar från större leverantörer.
  • Genom att avtala om att leverantörer ska skicka med vissa specifika uppgifter om produkter (eventuell miljömärkning, produktbilder…) så kan en beställare lätt hitta det sortiment som är mer miljövänligt än det övriga sortimentet. I moderna system är det också möjligt för kommunens administratörer att särskilt lyfta fram vissa produkter (Fair trade till exempel, om man har beslut för det) eller dölja vissa produkter som inte ska synas.
  • Leverantörernas fakturor matchas automatiskt mot ordern, och om de fakturerade priserna avviker från priserna i systemet så går det inte att betala fakturan utan en specifik åtgärd.
  • När gamla leverantörer byts ut mot nya, eller när en befintlig leverantör ingår ett nytt ramavtal med ett nytt sortiment så behöver inte beställaren i organisationen tänka på detta. E-handelsadministratören kan planera införandet av en ny leverantör innan avtalet börjar gälla, och när den nya avtalsperioden inleds så ändras de tillgängliga produkterna i systemet automatiskt från ena dagen till en annan. Beställarna får således inte möjlighet att felaktigt fortsätta beställa från den tidigare leverantören.

Jag tycker att det vore bra för alla parter om både upphandlande myndigheter och leverantörsmarknaden förstår hur mycket som går att göra med fungerande e-handelslösningar. Därför blev jag glad när jag såg att SFTI (Single Face To Industry) nu tagit fram nya vägledningar på vad man ska tänka på när man ställer e-handelskrav i sina upphandlingar.

Krav på e-handel i samband med upphandling – sfti

Dessa krav ställs i samband med upphandlingar av varor och tjänster och förutsätter att organisationen redan har ett e-handelsystem på plats, men på SFTI finns också sedan tidigare vägledning på vad man bör tänka på vid inköp av e-handelsystem. Ofta är det också presenterat på ett pedagogiskt och lättillgängligt sätt, så det är bra om alla som läser här på bloggen i alla fall känner till dem och deras vägledningar.

I Simrishamns kommun genomför vi för tillfället en upphandling av nytt ekonomi- och inköpssystem gemensamt med Tomelilla, Sjöbo och Skurup. Upphandlingen genomförs som ett förhandlat förfarande med föregående annonsering, och just nu finns möjlighet om att lämna en ansökan om att få lämna anbud. Mer information hittar ni bland de annonserade upphandlingarna på vår hemsida:

Simrishamns kommun (opic.com)

Eftersom ett nytt ekonomi- och inköpssystem också innebär ett nytt e-handelsystem kommer det närmsta året för min egen del handla mycket om detta. I nuläget har jag tillsammans med upphandlarna i övriga kommuner ansvar dels för arbetet med upphandlingen, och dels specifikt för utformningen av kravställningen för e-handelsystemet. Under nästa år när det är dags att införa det nya systemet är tanken att jag ska vara huvudansvarig för e-handelsmodulen. Det känns spännande, och jag har mycket tankar kring hur detta ska göras då jag redan genomfört ett införande av e-handelsystem 2013 samt till och från haft ansvar för att supporta och underhålla systemet sen dess.

Jag kommer därför få anledning att återkomma till det här arbetet här på bloggen. Om ni är en myndighet som funderar på att införa e-handel i framtiden hoppas jag kunna bidra med ytterligare tankar och exempel på hur vi jobbar med detta, utöver de bra underlag som redan finns på tidigare nämnda SFTIs hemsida.