Årskrönika 2020

53 annonserade upphandlingar och direktupphandlingar
2 överprövningar (1 vunnen, 1 ej avgjord)
3 avbrutna upphandlingar
71 nya avtal i avtalsdatabasen
43 avtal som löpt ut
458 granskade fakturor
55 blogginlägg
8 interna utbildningar och externa föreläsningar
4 381 skickade mail (!!)
1 utmärkelse till Årets Inköpare 2020

I det här inlägget tänkte jag försöka mig på att sammanfatta det gångna året, ett år som varit intensivt, konstigt och annorlunda på många sätt. Siffror är kanske inte det intressanta i sammanhanget, men jag tycker ändå att det är bra att ha något att utgå ifrån. Känslan har nämligen varit att det här har varit det intensivaste året när det kommer till hur många upphandlingar vi haft sedan jag började i kommunen. Det är inte en felaktig känsla.

Diagrammet visar antalet annonserade upphandlingar i Simrishamns kommun sen jag började fram till ifjol. 2016 verkar vid en första anblick ha varit intensivare än 2020, men det beror på att det då var ett stort antal (ca 15) olika ramavtalsområden för tekniska konsulttjänster som annonserades då – flera områden dessutom i flera omgångar då vi inte fick in några giltiga anbud. I år har vi förnyat de ramavtalen, men de har bara gjort avtryck i form av 3 publicerade upphandlingar i statistiken då vi har annonserat de i 3 omgångar.

Ett intensivt år alltså. Förutom de upphandlingar vi gör själv har vi anslutit oss till uppskattningsvis 5-10 nya ramavtal som upphandlats av SKL Kommentus Inköpscentral, bland annat arbetskläder och beläggningsarbeten. Att göra dessa upphandlingar själv har inte varit något vi direkt övervägt i år, då det hade varit väldigt svårt att hinna med – inte bara för oss upphandlare utan även för de ute i verksamheterna som jobbat med kravspecifikationer och annat.

Så vi kan konstatera att året varit mer intensivt än normalt när det kommer till antalet upphandlingar som genomförts. Det betyder för den delen inte att det övriga arbetet i kommunen stått stilla. En av fördelarna med att ha en blogg om offentlig upphandling är att det är lätt att gå tillbaka och få en bild över vilka intressanta saker som hänt under året, något man annars lätt glömmer. Innan jag börjar med det tänkte jag dock få en annan sak ur världen. Covid 19.

För det är klart att pandemin haft en påverkan på oss, även om den för egen del mest varit indirekt (om man inte räknar de uppskattningsvis 200 samtal jag tagit emot från folk som vill sälja masker och förkläden). Sydöstra Skånes fyra samarbetskommuner satte snabbt en organisation för att hantera inköp av pandemirelaterat material gemensamt, och i den gruppen ingick min kollega Mattias från Ystad och Linda-Marie från Sjöbo. Jag har alltså nästan helt kunnat släppa frågor om leveransproblem, prisförhandlingar, kvalitetskontroller och liknande till den organisationen, vilket har varit skönt för de har skött det med bravur.

Påverkad av pandemin har man förstås blivit ändå. I våras var Skåne inte så hårt drabbat och då kunde jag jobba på ganska mycket som vanligt – lite längre avstånd i fikarummet, lite färre möten, lite färre personer på utbildningarna – men sen i november jobbar jag hemma på heltid. Det innebär förstås en del svårigheter, men jag väljer här att fokusera på möjligheterna. Det digitala arbetssättet har utvecklats mycket. Vi har hittat bra rutiner för att hantera upphandlingsprojekt på distans och jag noterar också att antalet uppföljningsmöte med leverantörer ökat till följd av detta. För egen del är ett av de största problemen med att anordna möten tiden det tar för att hitta en lokal, för att ställa iordning mötesrummet, alla resor och allt annat som är tidskrävande. Jag gillar digitala möten, och vi har verkligen fått möjlighet att utveckla våra arbetssätt kring dessa under pandemin. Förhoppningsvis kan omställningen till digitala möten innebära att man hinner med fler träffar med leverantörer i framtiden.

En annan sak som inte går att undvika är förstås att jag blev utnämnd till Årets Inköpare 2020 av Sveriges Offentliga Inköpare (SOI). Jag och min kollega hade egentligen planerat att åka till SOIs årskonferens i Luleå, men denna blev förstås inställd till följd av pandemin. Och även om det hade varit roligt att ta emot utmärkelsen tillsammans med kollegor och bekanta från hela Sverige så var det inte mindre roligt att få nyheten på distans, tillsammans med två av mina då tre (numera fyra) barn. Barnens reagerade på nyheten ungefär på samma sätt som man kan förvänta sig att barn ska reagera på en nyhet om att någon blivit utsedd till Årets Inköpare (det vill säga, inte alls), men jag vill tacka för alla glada tillrop, fina meddelande och även presenter jag fått från annat håll.

En konsekvens av att bli utsedd till årets inköpare har varit att jag fått väldigt många förfrågningar om att delta i olika projekt eller att hålla föredrag i olika sammanhang under hösten och vintern. Jag har tyvärr inte haft möjlighet att tacka ja till allt, men en hel del! De roligaste sakerna har varit att delta i projektet ”Den hållbara upphandlingsprocessen i Skåne”, att presentera vårt arbete med upphandlingar för gruppen Hållbar Utveckling Skåne och att gästföreläsa på en utbildning vid Stockholm School of Business och att träffa Svenskt Näringsliv för att diskutera vårt resultat i deras enkät om företagarklimatet.

Men nog om det. När jag går tillbaka och tittar på gamla blogginlägg som jag skrivit under året så märker jag att en sak varit mer på agendan än vanligt. Hållbarhet. Förutom ovan nämnda projekt om den hållbara upphandlingsprocessen i Skåne har det funnits ett tydligt hållbarhetsfokus i flera av våra upphandlingar, vilket kulminerade i de nya riktlinjer för upphandling och inköp som antogs av Kommunfullmäktige i december och som har ett tydligare hållbarhetsfokus än tidigare.

Också var det det här med bloggen. Under ett år blir det en hel del inlägg, många är av enklare sort och informerar till exempel om något aktuellt ärende, om någon pågående eller kommande upphandling eller liknande. Men en del inlägg är mer analyserande och det är ofta dem som är roligast att skriva, för jag brukar få en hel del feedback (positiv och negativ) som kan användas i vårt fortsatta arbete med att utveckla Simrishamns kommuns upphandlings- och inköpsverksamhet. Från 2020 skulle jag särskilt vilja tipsa om följande inlägg som varit roliga att skriva och diskutera kring och som även blivit bland de mest lästa på bloggen sen jag började skriva 2014.

Hur mycket kostar dålig inköpsmognad och bristande avtalsuppföljning? | Upphandlingsbloggen (simrishamn.se)

10 tips för att förbättra dina upphandlingar | Upphandlingsbloggen (simrishamn.se)

10 steg för att bli en strategisk inköpsorganisation | Upphandlingsbloggen (simrishamn.se)

Du har inte lyckats förrän ni fått nya kaffemuggar i fikarummet | Upphandlingsbloggen (simrishamn.se)

Inköpsverksamhetens svarta hål | Upphandlingsbloggen (simrishamn.se)

Även här kan jag se en trend, förutom den tidigare nämnda om hållbarhet – nämligen avtalsuppföljning. Alla inlägg ovan berör direkt eller indirekt avtalsuppföljningen som nyckeln för att på sikt kunna bedriva ett effektivt inköpsarbete. Att göra bra upphandlingar är en del i att kunna arbeta effektivt med uppföljning, men under år som det här där själva arbetet med upphandlingar blir så intensivt är det svårt att hinna med avtalsuppföljningen. Vi har under året arbetat med att sätta en rutin för avtalsklassificering och för att ta fram uppföljningsplaner för de mest väsentliga avtalen som en del av upphandlingsprocessen, som verksamheten sen kan använda som ett stöd för att genomföra uppföljningen. Varför detta är viktigt kan ni läsa om i inläggen ovan, kanske framför allt i inlägget om Inköpsverksamhetens svarta hål.

Nu har jag skrivit mycket om trender, utvecklande av rutiner, utbildningar och annat som inte direkt berör det som egentligen är kärnan i vårt arbete – att genomföra upphandlingar tillsammans med verksamheterna. Nedan följer därför en kort kommentar om några av de mer väsentliga upphandlingarna jag varit delaktig i.

  • Ramavtal för färskt kött. Annonserades i april. Startskottet för en hel del av våra livsmedelsupphandlingar som ska genomföras i år och nästa år. De flesta genomför vi gemensamt med Tomelilla och leveranser sker till vår gemensamma distributionscentral. Tomelilla har under året upphandlat färsk kalkon för våra kommuners räkning, och just nu har vi i Simrishamn en upphandling av mejeriprodukter ute med sista anbudsdag i slutet av januari. I september 2021 löper de flesta av våra livsmedelsavtal ut, så fler upphandlingar kommer följa på dessa.
  • Ramavtal klienter 2020. Annonserades i september. Upphandlingen avser inköp av datorutrustning till Simrishamn, Tomelilla, Skurup, Sjöbo, Trelleborg och Ängelholm. Att samordna så många organisationer är intressant på flera sätt då fördelarna med att vara en stor kund hela tiden måste vägas mot de uppoffringar som enskilda kommuner måste göra för att anpassa sig till helheten. Jag tycker att vi lyckades bra med att få ihop ett underlag som alla kunde vara nöjda med och som samtidigt tog tillvara på konkurrensen (det inkom totalt 3 anbud i upphandlingen, samtliga med modeller från olika tillverkare). Upphandlingen är dock överprövad och förvaltningsrätten har inte meddelat dom ännu.
  • Ekonomi- och inköpssystem. Annonserades i november. Upphandlingen avser ett nytt system till Simrishamn, Tomelilla, Sjöbo och Skurup. Jag har dubbelt intresse i upphandlingen då jag dels är delprojektledare för den del av upphandlingen som avser e-handel, och även med i huvudgruppen som jobbar med förfrågningsunderlaget och annonseringsprocessen. Detta är den första upphandlingen jag är med om att göra som ett förhandlat förfarande, vilket ska bli roligt att utvärdera resultatet av. Enligt tidplanen ska upphandlingen vara färdig i början av nästa år. Jag skulle gissa att en hel del av mitt arbete sen kommer kretsa kring införandet av systemet i allmänhet och e-handelsmodulen i synnerhet. Jag hoppas att detta är något vi kommer få möjlighet att återkomma till i en serie inlägg på bloggen under 2021.

En avslutande reflektion då. Jag skrev ovan att upphandlingen av klienter är överprövad, men att jag ändå är nöjd med underlaget. Går det verkligen ihop? Ja, jag tycker det. Som jag skrivit tidigare i flera inlägg är upphandlingsarbete i en kommun något som behöver arbetas med oavsett om LOU hade funnits eller inte. Det handlar om att använda skattebetalarnas pengar på bästa sätt. Att säkerställa att ett underlag ger god konkurrens och därmed bättre villkor är en stor del i det arbetet. Att vi lyckats få konkurrens mellan tre olika anbudsgivare i upphandlingen är därför något jag är nöjd över. Att känna att vi har lyckats reglera de väsentligaste delarna i förfrågningsunderlaget på ett sätt som är rimligt både för köpande och säljande part är något jag är nöjd över. Och att känna att vi har tagit tillvara på alla intressenters synpunkter och åsikter i arbetet med upphandlingen är också något jag är nöjd över.

Sen är det förstås svårt att vara nöjd över att upphandlingen blivit överprövad och att processen därmed försenas en del. Men det är samtidigt något som är svårt att göra något åt. Om en anbudsgivare vill överpröva en upphandling så ska de ha rätt till det. Det är viktigt för rättssäkerheten kring offentliga upphandlingar. Men det är också viktigt att komma ihåg att det är fullt möjligt att man har tagit fram ett väldigt bra upphandlingsunderlag oavsett om upphandlingen i slutändan blir överprövad (och även om den upphandlande myndigheten förlorar överprövningen). Om vi aldrig hade råkat ut för överprövningar hade jag snarare varit orolig för att vi anpassar oss för mycket efter juridiken och för lite efter alla andra delar som är viktiga för att få till ett bra avtal – en rimlig ansvarsfördelning mellan köpare och säljare, en god konkurrens i upphandlingsprocessen, en bra dialog inför och efter upphandlingen och så vidare. På tal om trender har jag på senare tid noterat en trend som består i att man som upphandlare ska ställa krav och välja utvärderingsmodeller på ett sätt som minimerar risken för (förlorade) överprövningar. Ett sådant synsätt på arbetet med upphandlingar tror jag riskerar att göra mer skada än nytta på sikt, och ytterligare cementera en bild av att upphandlare i kommuner finns till främst för att undvika överprövningar och inte för att göra goda affärer.

Om däremot en onormalt stor andel av organisationens upphandlingar leder till förlorade överprövningar så får man förstås analysera vad som är orsaken till detta – upphandlingar ska naturligtvis följa lagstiftningen.

På tal om överprövningar så noterar jag att det i mellandagarna har kommit en lagrådsremiss om ”En effektivare överprövning av offentliga upphandlingar”. Väljer väg för överprövningar – Upphandling24. Att sätta sig in i denna får hamna på att göra-listan inför 2021.

På tal om 2021 så börjar vår praktikant Natalie hos oss på måndag den 4 januari och sen stannar hon i ungefär 3 månader. Det ska bli intressant att se om det går att få en praktikperiod att fungera till stor del på distans, men det tror jag att vi ska kunna lösa.

I övrigt vill jag önska mina följare här på bloggen en god fortsättning, ett gott slut och ett gott nytt år!