Gästinlägg: Praktik, vecka 2

Veckan har gått fortare än förväntat, den har varit spännande, intensiv men framförallt lärorik!

Precis så det ska vara 🙂

Från och med detta inlägg tänkte jag upprätthålla en viss struktur för att kunna hålla en röd tråd med föregående inlägg. Först kommer jag att gå igenom vad jag har utfört på praktiken under veckans gång. Sedan kommer jag att ha ett återkommande inslag enligt följande upplägg: veckans “tema”, veckans “höjdpunkt”, veckans “reflektion”, veckans “lärdom/ahaupplevelse”, veckans “tankeställare” samt veckans “ser fram emot”.

Nu när jag sitter och tänker tillbaka på min första tid på Simrishamns kommun är det svårt att greppa hur mycket jag har hunnit med, därför är jag glad över att jag från första dagen har loggat vad jag gjort dagligen i en veckojournal.

Tiden går verkligen fort och detta påminner mig om att det faktiskt är viktigt att ta vara på varje möjlighet får, framförallt att prova på olika typer av upphandlingar. Dels för att jag har ett otroligt gott stöd i min handledare, dels att det i dessa tider inte går att ta förgivet att man blir erbjuden en praktikplats. Med det sagt är jag otroligt tacksam över varje arbetsuppgift jag fått förtroendet att åta mig, och nu ska jag gå mer in i detalj kring vad jag praktiskt gjort under veckans gång!

Min arbetsvecka

Måndag
– Veckan började med att jag slutförde ett förfrågningsunderlag och skickade den till min handledare för ett godkännande.
– Vi hade avstämningsfika (via teams) med ekonomienheten i vanlig ordning.
– Jag skrev klart mitt första blogginlägg som publicerades här, har du missat den så läs den.
– Möte (via teams) där det gjordes en behovsanalys till en eventuellt kommande upphandling.

Tisdag
– Utforskat dokumenten till en nyligen publicerad entreprenadupphandling som jag ska få ta över och utvärdera i början av februari.
– Enhetsmöte (via teams) där jag fick hälsa på ytterligare medarbetare på kommunen.
– Lyssna med på ett uppföljningsmöte (via teams).

Onsdag
– Min första upphandling, en maskin som ska upphandlas till samhällsbyggnads enheten publiceras!
– Påbörjade en avropsförfrågan av ett fordon som ska avropas från SKL Kommentus ramavtal.
– Jag fick i uppgift att uppdatera ett avtal som skulle justeras och påbörjar arbetet med detta.

Torsdag
– Slutförde och skickade över underlaget av avropsförfrågan för fordon till berörd avdelning.
– Vi har haft uppföljningsmöte (via teams) av aktuella upphandlingar i kommunen.
– Fortsätter arbetet med att uppdatera avtalet från igår och skickar det till min handledare.

Fredag
– Fredagen påbörjades med en digital utbildning av nya styrdokument för upphandling och inköp, samt en genomgång av ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar upphandling. Utbildningen hölls av Marcus där ca 75 deltagare närvarande, ungefär 55 medarbetare från kommunen samt 20 externa deltagare, bland annat studenter och förtroendevalda.
– Påbörjade planerings- och uppstartsfasen av ett serviceavtal för storköksmaskiner som ska upphandlas till kostenheten.
– Fått i uppdrag att påbörja en upphandling av vinterväghållning då nuvarande kontrakt löper ut under våren.

Där har ni min summering av vecka 2! Jag och Marcus har även haft avstämningsmöten under veckans gång när det funnits ett behov och utöver det har vi en tät korrespondens via mail under dagens gång.

Då har vi kommit fram till veckans…

Veckans Tema: Har definitivt varit hållbara upphandlingar. Under veckan har det belysts vad det faktiskt innebär och varför de är så otroligt viktigt att hållbarhetsarbetet behöver genomsyras även inom de offentliga verksamheterna.

Veckans Höjdpunkt: Förtroendet att få genomföra större upphandlingar och att jag sakta men säkert börjar känna mig tryggare i rollen som upphandlare. Självklart har jag mycket kvar att lära mig framöver men det känns som en lättnad nu när jag fått en otroligt bra start i Simrishamn.

Veckans reflektion: Marcus nämnde på den digitala utbildning som hölls i fredags att förändring kräver tid. Hans tillvägagångssätt är att med upphandlingsprocesser som utgångsläge utgå från underlag som använts tidigare år och göra små justeringar. Det viktiga med små justeringar berättar han vidare är just för att annars finns det risk att för stora förändringar gör att något av vikt faller mellan stolarna och som resultat av det är förändringen inte förenlig med andra delar av verksamheten. Det tyckte jag var värt att lyfta som veckans reflektion.

Veckans lärdom/ahaupplevelse: Jag var så inställd på att det skulle vara ett större fokus på själva lagstiftningen (LOU etc.) i upphandlingsarbetet än vad jag upplever det nu när jag jobbar med upphandling i praktisk form. Den teoretiska grunden har varit god från utbildningen i upphandlings- och inköpsämnena, dock har det på senare tid blivit allt mer tydligt för mig att den uppfattning jag fått av offentlig upphandling från den teoretiska utgångspunkten inte helt till fullo kan spegla (enligt min mening) fokuset på hur den praktiska tillämpningen av upphandlingen bör vara. Detta då det finns ett behov att den offentliga upphandlingen ständigt behöver utvecklas, både strategiskt och hållbarhetsmässigt, samt att det finns en stor förbättringspotential i upphandlingsarbetet om man förhåller sig till en mer nyanserad approach och inte låser fast sig i gamla vanor.

Självklart utgör lagstiftningen en grund att stå på för offentlig upphandling, för att det ska gå till på ett rättssäkert sätt. Att göra lyckade upphandlingar som ska bidra till den goda affären handlar dock om så mycket mer än just de lagar som styr offentlig upphandling och bottnar i hur kommunerna aktivt jobbar strategiskt och utvecklar inköpsfunktionen. En stor del av detta är just den interna strukturen och inköpsfunktionen, framförallt rutinerna för upphandling, avtalstrohet samt avtalsuppföljning. Detta kommer jag att gå in mer på under kommande veckor.

Veckans tankeställare: Bra affärer är inte nödvändigtvis billiga affärer. Även om hållbarhetsarbetet inte alltid är kostnadsdrivande så är det viktigt att tänka på vad upphandling som verktyg har för syfte. Upphandling handlar inte om att göra så billiga affärer som möjligt, utan så bra som möjligt.

Veckas ser fram emot: Kommande vecka ska jag få sitta med på systemvisningar som ligger till grund för utvärderingen av pågående upphandling av kommunens ekonomisystem.

Det var en förhoppningsvis inspirerande inblick och reflektion från föregående vecka, nu får vi se vad denna vecka ger för insikter 😊

Vi hörs nästa vecka,

Natalie