Gästinlägg: Praktik, Vecka 3
Hej!
Hoppas er vecka har varit bra, det har min definitivt varit.
Vecka 3 av 12 är avklarad. Veckan har varit givande med nya inslag och nya inblick i en upphandlares vardag. Även denna vecka har bjudit på stor variation och jag har fått nya erfarenheter. En sammanfattad summering av veckan kommer nedan.
Min arbetsvecka
-Varit med vid anbudsöppning av två olika upphandlingar.
-Tagit del av utvärderingar som Marcus gjort under veckan av öppnade anbud.
-Varit med på ett möte gällande beslut kring hur vidare kommunen ska tillhandahålla en servicefunktion eller den fortsatt ska vara outsourcad och en ny upphandling ska ske.
-Avstämningsmöte med leverantör då avtalstiden börjar närma sig sitt slut.
-Svarat på frågor (via Tendsign) på en annonserad upphandling.
-Annonserat ut en förnyad konkurrensutsättning via direktupphandlingmodulen.
-Startat upp tjänsteentreprenadupphandlingen och arbetat med förfrågningsunderlaget.
-Mailat kring de sista detaljer till en direktupphandling för kostenheten, väntar på återkoppling innan det kan annonseras via direktupphandlingsmodulen.
-Svarat på inkomna mail och tagit del av olika dokument gällande både pågående samt avslutade upphandlingar.
I vanliga ordning har vi kommit fram till veckans…
Veckans Tema: Strategiska anbudsgivare vs. Strategiska upphandlare
Veckans Höjdpunkt: Att öppna upp anbuden och se hur den processen ser ut ”live”, samt likheterna och olikheterna i lämnade anbud.
Veckans Reflektion: Bland frågor och svar avslöjas de otydligheter som kan finnas i en annonserad upphandling och de kan ligga till grund för förbättringar i kommande förfrågningsunderlag.
Veckans Lärdom/Ahaupplevelse: Det finns så oändligt mycket att läsa kring offentlig upphandling på nätet. Har man ett intresse av att läsa rapporter inom ämnet så är det bara en Google sökning bort. Denna gång snubblade jag över en rapport från Svenskt Näringsliv (Effektivare offentlig upphandling, 2019) som beskriver en rad problem som är vanligt förekommande och som genererar ökade kostnader eller mindre nytta. Det som jag tyckte var intressant att lyfta från den rapporten var problematiken kring ”strukturproblem”. De skriver att det finns många organisatoriska stuprör i en myndighet med svårigheter som att hitta bland annat gemensamma målbilder när det som ska bejakas är olika budgetmål och olika verksamhetsmål mellan de olika förvaltningarna. Detta kan resultera i svårigheter att knyta ihop påsen med utgångspunkt i olika målsättningar, policys, politiska beslut att följa och samtidigt behöva jobba tvärorganisatoriskt mellan förvaltningar. Det kan också medföra svårigheter i att gemensamt följa upp, definiera mervärden och identifiera kostnadsdrivare.
Detta är ett strukturproblem som kan motverka arbetet mot en strategisk inköpsfunktion hos myndigheter. Därför är det viktigt att vara medveten om och belysa denna typ av problematik, för att finna lösningar för att se till att upphandlingsarbetet kan bedrivas strategiskt.
Veckans tankeställare: Tankeställaren är sammankopplad med veckans tema och funderingen om vem som är den bättre strategen, anbudsgivaren eller upphandlaren?
Hur förebygger man strategisk prissättning från anbudsgivare för att säkerhetsställa att ”rätt” leverantör är den som vinner upphandlingen.
Det är viktigt att kunna arbeta ur ett strategiskt perspektiv i upphandlingsprocessen för att uppnå en långsiktig god affär, men hur förhindrar man att anbudsgivarna ödelägger det strategiska arbetet genom att sätta strategiska priser? Hur kan vi upphandlare utforma utvärderingsmodellen, och bli det bättre strategen för att se till att rätt leverantör blir tilldelad upphandlingen?
Veckans ser fram emot: Möte med Sydöstra Skånes Samarbetskommitté, som tillsammans samordnar upphandlingar. Det ska bli intressant för att få en närmare inblick i hur det samarbetet är utformat.
I februari så kommer ett par annonserade upphandlingar att utvärderas, så det ska bli kul att få aktivt börja jobba med anbudsutvärdering och tilldelning av avtal. I mitten av februari så ska anbudspresentationen i upphandlingen av ekonomisystemet att genomföras, så det ska också bli en fin lärdom.
Nu välkomnar jag sista veckan i januari med öppna armar!
Vi hörs om en vecka igen 🙂
Mvh
Natalie