Gästinlägg: Praktik, vecka 7

 Hej allesamman!

En vecka har som vanligt hastigt passerat förbi och den innehöll i vanlig ordning en fin blandning av upphandlingsarbete. Jag vet att jag i förra veckans inlägg utlovade en artikelintervju som skulle publiceras på upphandlings24.se under veckan, den är på gång och kommer publiceras inom kort.

Här kommer en sammanställning av mina arbetsuppgifter under veckans gång.

Min arbetsvecka:

  • Möte med museichefen, hjälpa till att forma underlaget i en kommande upphandling
  • Avstämningsmöte ekonomienheten
  • Anbudsöppning av entreprenadupphandling, dessvärre avbröts upphandlingen då den översteg utsatt budget
  • Anbudsöppning förnyad konkurrensutsättning av fordon samt beställning och avtal
  • Utvärderat en upphandling som öppnades förra veckan utvärderingen och meddelat tilldelningsbeslut i upphandlingen
  • Lunchseminarium med upphandlingsmyndigheten, “upphandla den effekt du vill ha”
  • Visning av ekonomisystem
  • Svarat på frågor via mejl och samtal, både internt och från leverantörer
  • Författat olika underlag till olika upphandlingar
  • Uppföljningsmöte med museichefens där jag presenterade en utvärderingsmodell till kommande upphandling
  • Avstämning för veckan med Marcus inne på kontoret

I vanliga ordning har vi kommit fram till veckans…

Veckans Tema:
“Upphandla den effekt du vill ha”

Läs mer om temat i magasinet: Trendens 2020

Veckans Höjdpunkt:
Jag känner mig mer och mer som en “riktig upphandlare”. Mycket tack vare det förtroende och tillit Marcus ger mig i kombination med det bemötande jag får internt från kollegorna på kommunen. Nu börjar det kännas på riktigt när jag kan blickar tillbaka på allt arbete jag har fått ta del av och utfört när nästan två månader har passerat.

Veckans reflektion:
Konsekvenser av dyra och misslyckade upphandlingar

Finns det strategier för att dra handbromsen innan mångmiljonbelopp av skattemedel rinner ut i sanden?

För ett par dagar publicerades det i en kvällstidning att 269 miljoner kr slösats på ett nytt IT-system i Stockholm Stad. Ett projekt som nu skrotas när halva projektkostnaden förbrukats.

Har vi inte kommit längre än så? Ska det få slösas så stora belopp innan misslyckandet är ett faktum?

Detta är något som jag vill ta upp längre fram i bloggen och ta reda på vad det finns att lära samt hur vi bättre kan förhindra slöseri i denna kaliber framöver.

Veckans Lärdom/Ahaupplevelse:
Upphandlingsmyndigheten har lanserat en ny tjänst: Identifiera hållbarhetsrisker i leveranskedjor i andra länder.

Innan nyår läste jag en kurs i hållbarhet med fokus på leverantörskedjor och vikten av att säkra hållbarhetsperspektiven i alla led. Vikten av att ställa krav och utesluta de leverantörer i ledet som inte förhåller sig till globala målen och etiska principer. Detta är nödvändighet och viktigt på många sätt men översynen och kontrollerna av leverantörerna, dock är de inte alltid lätta genomföra.

Nu har Upphandlingsmyndigheten lanserat en ny digital tjänst för upphandlade organisationer som ska identifiera hållbarhetskedjor i andra länder, en riskanalystjänst helt enkelt. I pandemins spår är detta extra viktigt då det på många sätt försvårar arbetet med att säkerhetsställa hållbarhetsarbetet fortgår som det ska, speciellt i högriskprodukter.

Veckans ser fram emot:
Anbudsöppning på fredag. Extra kul är att det är den första upphandlingen som jag gjorde självständigt i början av min praktikperiod.

Veckans tankeställare:
Från inköpsfråga till verksamhetsutveckling!

I spåret av veckans tema “Upphandla den effekt du vill ha” som diskuterades på ett Lunchwebinarium i veckan i samband med att upphandlingsmyndigheten släppte magasinet Trendens 2020 som är en årlig publikation om utveckling på upphandlingsområdet.

Agenda 2030 är runt hörnet, mindre än 10 år bort och det är en bit kvar att uppnå de uppsatta målen. Generaldirektören för Upphandlingsmyndigheten säger att “För att lyckas möta de utmaningar vi står inför måste upphandling gå från att vara en inköpsfråga till att bli en större del av verksamhetsutvecklingen. Men det är en bit kvar dit. En uppskattning visar att 70 procent av alla förfrågningsunderlag är kopior av andra underlag. Inköpen utgår alltså inte från egna behov och riskanalyser. För att lyckas med en strategisk upphandling behöver man utgå från den effekt man vill ha med sitt inköp. Det handlar om politiska mål såsom hållbarhet och krisberedskap”.

Det är en viktig observation och en sanning som bör uppmärksammas. Jag har under ett föredrag hört uttrycket “glo och sno”, med andra ord att kopiera i avsikt att förbättra till exempel hållbarhetsarbetet i verksamheten. Generaldirektören påpekar här faran med att inte utgå från sina egna behov och den effekt som behövs specifikt.

Jag vill inflika en annan aspekt som är viktig att ha i åtanke utöver vilken “effekt” som skapas, det är tiden efter att upphandlingen genomförts och ett avtal ska träda i kraft. Ska en viss “effekt” skapas och upprätthållas är det av vikt att verksamheten fortsätter blicka inåt och kontinuerligt mäter effekten så den inte går förlorad. Det tar inte slut när upphandlingen är avslutad, utan det är nu det är viktigt att arbetet fortsätter. Det är här en god avtalsimplementering och avtalstrohet kommer in i bilden. Att ha en aktiv och resursförlagd avtalsuppföljning i verksamheten. Den är enligt mig även det en del av hållbarhetsarbetet och verksamhetsutvecklingen. Verkligheten är att avtalsuppföljning än idag med all vår kunskap inom upphandlingsområdet fortfarande bortprioriteras inom upphandlande myndigheter. Avsaknaden av kontinuerlig avtalsuppföljning av upphandlade kontrakt generera kostsamma och långdragna problem oavsett vad bristerna i avtalsuppföljningen beror på. Bristerna kan åtgärdas och det konstateras att en upphandlande myndighet har precis allt att vinna på att ha en kontinuerlig avtalsuppföljning. Utöver att upphandla “den effekt man vill ha” är det därmed lika viktigt att säkerhetsställa att det finns resurser inom varsamheten som följer upp och prioriterar avtalsuppföljning, detta för att inte stjälpa den effekt som verksamheten så hårt kämpar för att uppnå genom upphandlingen.

En liten tankeställare att fundera på.

Det var allt för denna gång 😊

Önskar er alla en fin vecka!

// Varma hälsningar Natalie