Gästinlägg, Praktik Vecka 8

Hej!

Kortaste månaden på året blåste förbi.

Sportloven är i full gång och våren står i farstun. Ljusare och varmare tider väntar, tider av förändring.

Det som inte verkar gå i förändringens tecken är pandemins framfart. Våg efter våg sköljer över Sverige och världen. Med det sagt vill jag ägna nästa veckas blogginlägg till den offentliga upphandlingens påverkan av covid-19.

Jag vill titta närmare på vad året som gått inneburit för upphandlingsfunktionen. Vilka omställningar har gjorts i offentliga verksamheter för att anpassa sig? Vad finns det som överraskat i en positiv bemärkelse? Vilka lärdomar och strategier tar vi med oss vidare?

Min förhoppning är att inlägget ska ge en positiv inblick i den offentliga upphandlingens betydelse och styrka, även i kristider. Samtidigt som det kan vara viktigt att se om det finns en gemensam förbättringspotential att ha i åtanke.

Nu kommer ett utdrag ur arbetsvecka.

Min arbetsvecka:

• Avstämningsmöte med ekonomienheten
• Visning av ekonomisystem
• Anbudsöppning förnyad konkurrensutsättning av fordon samt beställning och avtal
• Två möten – kommande direktupphandling, konst
• Skickat ut förfrågningsunderlaget för en kommande konstutställning med tre utvalda anbudsgivare
• Uppstartsmöte med ny leverantör för offentlig belysning
• Avstämningsmöte av upphandlingar med Marcus och Ekonomichef Lars Johan
• Anbudsöppning radiostyrd slagslåtter
• Webinarium: Vitesklasul, sändes av e-avrop
• Tittat igenom underlag, dokument och nya användarinloggningar
• Kontinuerligt arbete med upphandlingar
• Besvara mejl och samtal, både internt och externt

 I vanliga ordning har vi kommit fram till veckans…

Veckans Tema: Pågående lagstiftningsprojekt

Upphandlingsreformer är på gång som ska leda till fokus på en god hållbar affär och minska utdragna domstolsprocesser. Enklare upphandlingsregler och kännbara sanktioner för dem som bryter mot reglerna. Det är högsta prioritet, skriver civilminister Lena Micko i en debattartikel. Hon vill se en effektivare överprövningsprocess och förhoppningen är att två remisser ska inlämnas till Lagrådet före sommaren.

Om ca två veckor ska civilministern delta på SOI:s årliga konferens där för övrigt Marcus ska hålla ett föredrag. Marcus har skickat in en fråga till civilministern som vi skrev tillsammans. Hoppas frågan blir besvarad!

Veckans Höjdpunkt: Publiceringen av intervjun som upphandling24.se genomförde med mig för ett par veckor sedan. Länken finner ni nedan.

Gästbloggar från Österlen

Veckans reflektion: Som jag kommer nämna lite längre ner så har vi hållbarhetspolicyn på agendan till vårt kommande enhetsmöte. Hållbarhetsutveckling och en hållbarupphandling är i denna tid väldigt aktuellt och fler och fler verksamheter ställer för att nå nationella mål samt Agenda 2030. Jag läste en artikel där de tar upp en undersökning som fackförbundet Vision gjort, de undersökte förutsättningarna att arbeta strategiskt med hållbarhetsfrågor. Den visar att nästan var femte inte känner till om den egna kommunen eller regionen ställer hållbarhetskrav i sin upphandlingsstrategi, detta mestadels för att upphandlaren inte känner till vilket mandat eller politiska förväntningar som råder för att ställa just hållbarhetskrav.

En annan problematik som jag ständigt återkommer till är granskning, det vill säga avtalsuppföljning. Det finns även en känsla av meningslöshet som bidrar till ett bristande hållbarhetsarbete när det i slutändan inte känns lönt att ställa dessa krav när resurser för att följa upp och granska kraven som ställs inte existerar. Detta är ett återkommande dilemma som jag nästan på veckobasis tar upp här i bloggen. Strävan mot en den ideala upphandlingstrategin går i kras om det faktiskt inte finns en funktion som mäter effekter eller nyttorna av allt hårt arbete. Motivationen att se vad satsningen på hållbarheten faktiskt skapar och upprätthålls är ytterst vital. Finns det ingen summering efter den genomförda upphandlingen som kontrollerar och följer upp så kan det varit en dyrare affär med ingen eller liten nytta för den hållbarutvecklingen.

Veckans Lärdom/Ahaupplevelse: Projekttävling vs. Direktupphandling

Jag har de senaste veckorna hjälpt till med en direktupphandling till museet i Simrishamn. Under tiden har jag stångats med vad som gäller vid en “projekttävling” som är under tröskelvärdet. Vid en direktupphandling så tillämpas inte alla de ramar och regler som ska följas i en upphandling över tröskelvärdet, därför var det inte helt solklart hur jag skulle förhålla mig till projekttävlingens utformning i detta fall. Var det verkligen en projekttävling vi utgick ifrån? Behöver anonymiteten och andra krav som finns i projekttävlings bevaras vid en direktupphandling eller inte?

För att reda ut förvirringen skickade jag en fråga till upphandlingsmyndighetens frågeportal.

Svaret jag fick gav mig klarhet i många i funderingarna ovan men även andra funderingar jag haft en tid. Min fråga med medföljande svar finner ni nedan.

Fråga: Måste tävlingsbidragen vara anonyma när projekttävlingen understiger direktupphandlingsgränsen?

Svar: Ni behöver avgöra om det är en projekttävling eller en direktupphandling som ni genomför. Det finns inget hinder mot att genomföra en direktupphandling som liknar en projekttävling till formen, men utan anonymitetskravet, när värdet av anskaffningen understiger direktupphandlingsgränsen. I det fallet är det en direktupphandling som genomförs och reglerna för direktupphandling ska följas, exempelvis de grundläggande upphandlingsprinciperna och dokumentationsplikten.

Det finns inte heller något hinder mot att genomföra en projekttävling även om värdet understiger direktupphandlingsgränsen. I sådana fall ska reglerna för projekttävlingar följas.

Källhänvisningar

• 1 kap. 19 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – definitionen av projekttävling
• 19 kap. 34 LOU – projekttävlingar under tröskelvärdet
• Högsta Förvaltningsdomstolens dom i HFD 2018 ref. 60 – det förhållandet att en upphandlande myndighet kan välja att låta sig inspireras av de detaljerade och direktivstyrda reglerna medför inte att de reglerna blir tillämpliga vid en eventuell domstolsprövning.

Veckans ser fram emot: Ett par intressanta möten inbokade, bland annat enhetsmöte där kommunens nya hållbarhetspolicy finns med på agendan.

Veckans tankeställare: Nu när många av oss i branschen arbetar på distans har det gett oss en bild av både för- och nackdelar med det digitala formatet. Restriktioner och rekommendationer att undvika nya kontakter gör att det enda sättet är att nå ut den digitala vägen. Som jag nämnde i början av inlägget kommer jag i nästa vecka beröra pandemin och dess påverkan på offentlig upphandling. Positivt som negativt. Då det är en del av det strategiska arbetet att hitta nya långsiktiga sätt att förbättra upphandlingsarbetet så har den digitala vägen bidragit till ett mervärde på en del plan.

Jag kom över en artikel där Region Skåne berättar att de ska anordna ett seminarium denna månad som aspirerar att locka fler anbudsgivare. Att satsningen är digital har gjort det lättare att locka deltagare och har resulterat i fler anmälda än det brukade vara före pandemin.

Det ska bli intressant att se vilka arbetssätt, framförallt det som är knytet till det digitala formatet, som hänger kvar efter pandemin är bakom oss. Har vi lyckats utvecklat effektivare och bredare arbetsmetoder som vi vill bevara och ta med oss vidare när allt återgår till det normala? Det ska bli intressant att se i vilken riktning vi tar när det finns utrymme att välja!

Det var allt för denna gång 😊

Hoppas ni har en bra start på mars månad!

Varma hälsningar

Natalie