Digital revolution eller evolution genom digitalisering?

Jag heter Marcus Bäckström och jobbar som upphandlingsstrateg i Simrishamns kommun på Österlen. Jag har skrivit på upphandlingsbloggen.se sedan jag började som upphandlare 2014, år 2020 blev jag utsedd till Årets Inköpare av SOI och jag har varit tillsammans med min fru i 16 år. Det där sista har kanske inte så mycket med inköp att göra, men det har ändå viss relevans för presentationen som jag nu ska hålla i.

”Digital revolution eller evolution genom digitalisering”. Varför har jag valt det ämnet? För ett par månader sedan blev jag kontaktad av SOI och fick frågan om jag ville prata på årskonferensen på temat digitalisering. Jag tyckte förstås att det kunde vara roligt, så jag tackade ja. Det var egentligen inte förrän några dagar senare som jag kom på att jag inte hade en aning om vad digitalisering är för något eller vad jag egentligen skulle prata om. Så då fick jag ta reda på det. Jag läste på lite själv och frågade runt bland mina kontakter på Linkedin, och jag märkte att vad man lägger i ordet ”digitalisering” skiljer sig mycket från person till person. Det gav förstås mig lite större utrymme att själv bestämma vad jag ska prata om, men samtidigt så gav det inte så mycket vägledning för att komma framåt. Jag sorterade in det i bakhuvudet och tänkte att det dyker väl upp någon bra tanke tids nog, och en kväll några veckor senare gjorde det just det.

Det var en fredag kväll och jag reflekterade över vad jag precis läst i en bok när jag hörde min fru fråga, med ganska irriterad röst, ”VILL du ha en kopp kaffe till, eller??”. Eftersom jag varit ihop med min fru i 16 år så hörde jag på hennes tonfall att det inte var första gången hon frågade, utan kanske snarare 4:e eller 5:e gången. Så då sa jag:

”Ja det vill ja. Och jag ber om ursäkt, jag läste den här boken och kom precis på hur jag ska koppla digitalisering till vår upphandlingsprocess i Simrishamn”.

Eftersom hon har känt mig i 16 år och är väldigt förstående så verkade hon inte tycka att det var ett speciellt konstigt påstående, utan hon gav mig min kopp kaffe, lämnade mig ifred och fortsatte läsa sin tidning.

Men vad var det då för bok jag läste? Jo,

det var boken ”Korta svar på stora frågor” av den här herren som jag tror de flesta här inne känner igen, Stephen Hawking. Baserat på bilden och på det faktum att Stephen Hawking levde med en muskelsjukdom i större delen av sitt liv så tänker ni kanske att min presentation nu ska handla om digitala hjälpmedel och hur man kan använda digitalisering för att underlätta för personer med olika typer av funktionsnedsättning? Men det var inte det ämnet jag fastnade för. Det jag fastnade för var en formulering i hans bok där han resonerar kring att upptäckten av det muntliga och skriftliga språket är den viktigaste ”uppfinningen” i mänsklighetens historia. Detta då språket tog bort den begränsning som tidigare funnits som innebar att information bara kunde lagras i individers DNA, och istället möjliggjorde att information kan bevaras och delas mellan individer. Detta tänkte jag prata om idag, men först skulle jag vilja presentera en annan herre.

Den här personen känner kanske inte lika många av er igen, men hade ni hört honom prata så skulle majoriteten nog höra att det är Sir David Attenborough som är aktuell med boken och naturfilmen ”A life on our planet”. Nu tänker ni kanske igen att jag ska relatera ”digitalisering” till hur vi kan rädda planeten undan miljöförstöringar, bidra till ökad biologisk mångfald och liknande, men även i det här fallet var det en helt annan formulering i hans bok som jag fastnade för. Nämligen där han resonerar om människor och kultur. Nu kommer jag inte ihåg ordagrant, men andemeningen var att det som skiljer människor från andra djur framför allt är möjligheten att bygga kulturer – vi har det i oss att vi kan tänka abstrakt och hitta nya lösningar på problem, att vi kan lära av och härma varandra, att vi hela tiden strävar efter att bli bättre och att vi gärna grupperar oss och anpassar oss efter gruppen. Detta leder mig fram till min nästa bild, nämligen

Den här. Här har jag försökt sammanfatta mina tankar kring varför digitalisering är nästa stora revolution för informationshantering efter framkomsten av språk och hur denna revolution kommer påverka våra organisationer framöver. Men vi tar det från början och börjar uppe till vänster i tabellen.

Innan vi har ett gemensamt språk så är individer nämligen helt beroende av den närmsta gruppen, och man har ingen möjlighet att specialisera sig eller dela kunskap i någon större utsträckning. Gruppen gör som gruppen alltid har gjort och det leder till att vi får många olika kulturer på olika ställen på jorden. ”Gruppen” i det här fallet är kanske en mindre samling människor, till exempel en familj eller en mindre bosättning.

Innan vi har ett skriftspråk är det svårt att tänka sig uppkomsten av organisationer, till exempel aktiebolag, länder eller kommuner. Det är inte förrän vi får ett skriftspråk som vi kan börja separera dessa organisationer från att bara vara en grupp människor till att bli någonting som delvis kan utvecklas oberoende av de individer som för tillfället finns i organisationen. Detta görs till exempel genom skriftliga lagar och rutiner.

Om vi går vidare till nästa rad så innebär framkomsten av språk och möjligheten att dela tankar och information med andra att varje individ blir mindre beroende av den närmsta gruppen, att denne får ökad möjlighet att specialisera sig och att en individs kunskap kan bevaras så att framtida individer kan ta del av och lära av denna. Det blir lättare för grupper av individer att ta till sig av lösningar från andra grupper av individer genom kunskapsdelning, och tillslut så kommer ”grupp av individer” att utökas till att inte bara utgöra den närmsta familjen eller bosättningen, utan hela städer eller länder. Det är svårt att tänka sig ett system där delar av ett land specialiserar sig på att producera mat, andra el och några på att bygga hus innan det finns ett fungerande, skriftligt system som reglerar hur dessa arbetsprestationer ska fördelas och värderas.

Och digitalisering då? Jo, när individer blir mer och mer digitaliserade så innebär det att de har tillgång till all information alltid, och att beroendet av den närmsta fysiska gruppen är nästan obefintligt. ”Gruppen av individer” utökas till hela världen då det nu finns möjlighet att gruppera sig oavsett var man är fysiskt placerad. En person kan ha kontakt med sina gamla klasskompisar från första klass hela livet via sociala medier, man kan diskutera sitt specialintresse med personer från alla världens kontinenter samtidigt och man har tillgång till all information i världen direkt bara några knapptryck bort.

Vad innebär då denna förändring för organisationer, till exempel Simrishamns kommun? Vad händer när vi fyller på kommunen med individer som hela tiden har tillgång till all information och som inte längre är lika beroende av den närmsta gruppen, till exempel arbetskollegor, för att känna att man passar in? Blir det innovationer? Ständig utveckling? Idéutbyte, hyperspecialisering och anställda som hela tiden har koll på vilka organisationer som är i framkant, vad som är ”best practice” och, på sikt, en ständig förbättring och utveckling av kommunen? Kanske. Men i min presentation tänkte jag fokusera på ett annat ord.

Nämligen kaos. För det tror jag att det blir om man inte har en plan för att hantera den digitala revolutionen.

Här är en enkel bild av vår kommun och ett urval av de intressenter som finns. Det man måste komma ihåg när man jobbar i en organisation är att det aldrig går att fokusera bara på en intressents behov, till exempel vid en inköpsprocess. Allt man gör får en påverkan på hela organisationen på ett eller annat sätt. Vi måste ta hänsyn till både externa och interna faktorer för att säkerställa att det vi gör bidrar till organisationens, och inte enskilda individers, mål. För detta behövs någon form av sammanhållande kraft som medlar mellan alla dessa intressen, och i Simrishamns kommun har jag bestämt mig för att den sammanhållande kraften ska vara upphandlingsfunktionen.

En förutsättning för att det ska fungera är att upphandlingsfunktionen finns centralt placerad i organisationen. En annan förutsättning är att det finns tydliga processer att jobba efter, och en ansvarsfördelning som gör att alla i organisationen känner till sin del av processen. I Simrishamn har vi tre övergripande processer för inköp, där upphandling av kommunövergripande ramavtal är den första. I den här processen är upphandlarens roll att medla mellan olika intressenters behov för att säkerställa att avtalen vi tecknar tillgodoser hela organisationens behov, samtidigt som vi inte ställer så höga krav så att vi begränsar upphandlingen till bara en eller ett fåtal leverantörer på marknaden.

Den andra processen är avrop och direktupphandlingar, vilka kännetecknas av att de genomförs helt ute i organisationen med lite direkt inblandning från oss upphandlare. Här blir istället upphandlarens roll att utbilda och informera personer i organisationen kring vilka regler och rutiner som ska följas och varför, samt att följa upp både internt och externt för att säkerställa att det vi kommer överens om vid upphandling av ramavtal också följs vid avropen. För direktupphandlingar innebär det att få till en bra struktur för verksamheterna så att det blir lätt att göra rätt.

Den tredje och sista processen, förvaltningsspecifika upphandlingar, är kanske den där det är lättast att vara flexibel och tänka nytt. Detta då denna process kännetecknas av att den bara påverkar en förvaltning, till exempel skolskjuts till barn- och utbildning, drift av äldreboende till socialförvaltningen eller service av pumpstationer till samhällsbyggnadsförvaltningen. Här fungerar upphandlaren som internkonsult, och bidrar med kunskap om upphandling och avtal generellt, informerar om övergripande rutiner och styrdokument som måste beaktas och, eventuellt, informerar lite om marknadens utveckling och hur vi kan jobba för att hitta nya lösningar på befintliga problem.

Innan jag kommer in på fem konkreta tips som jag vill skicka med er så skulle jag bara vilja visa den här bilden. En ”revolution” kännetecknas av en snabb och stor förändring som, förmodligen, är till fördel för vissa men också till nackdel för andra. Evolution, å andra sidan, handlar om utveckling och ständig förbättring. Om du bygger din upphandlingsorganisation med alltför stort fokus på revolution istället för evolution så kommer du förmodligen få till förändring, men det är inte säkert att denna förändring leder till en förbättring. Konstant förändring i en organisation kan snarare hindra möjligheterna att jobba med konstant förbättring. Det är med anledning av detta jag har valt att sammanfatta kommande del av min presentation såhär.

På de kommande bilderna tänkte jag visa fem sker vi gör i vår organisation för att säkerställa att vi hela tiden utvecklas och att vi inte hela tiden förändras. I grunden handlar det om att fokusera på den egna organisationens förutsättningar och behov, att underlätta för nyanställda att anpassa sig efter organisationen, att förenkla processer, att säkerställa att organisationens behov går före individers behov i enskilda upphandlingsprocesser och att underlätta och effektivisera kunskapsbevarande i organisationen.

Innan vi kallar till startmöte brukar jag för större upphandlingar, till exempel livsmedel, sätta ihop en liten rapport om hur den förra avtalsperioden sett ut. Jag kollar vilka som har använt avtalet mest, vilka produkter vi faktiskt köpt jämfört med vilka produkter som finns på prislistan, om det rapporterats några problem som rör avtalets kvalitet och vilka krav vi ställde vid den förra upphandlingen. Jag bjuder sedan in mötesdeltagare och diskuterar vad som behöver förbättras utifrån det jag kunnat identifiera i rapporten och deras egna erfarenheter. Detta bidrar till att arbetet med upphandlingen redan från början förankras i den egna organisationen, snarare än att man direkt börjar blicka utåt och anpassa sig efter hur någon annan organisation har gjort. Det är först när vi har formulerat problembilden på startmötet, till exempel att leveranser inte kommer i tid eller att vissa produkter inte håller en tillräckligt hög kvalitet, som vi kan börja blicka utåt och ta inspiration från andra kring hur vi ska förbättra de områdena. Men övriga områden, som redan fungerar bra, behöver vi i normalfallet inte arbeta så mycket med – där har vi ju kraven och avtalsvillkoren från den gamla upphandlingen.

I Simrishamn så har vi en sammanfattning av alla våra styrdokument som rör upphandling som heter ”Rutiner för inköpsverksamheten i Simrishamns kommun”. Det är ett häfte på cirka 20 sidor som beskriver det viktigaste man behöver veta för att jobba med upphandling i kommunen. I början av häftet har vi sammanfattat hur olika roller i organisationen passar in i det totala arbetet, så att man som nyanställd enhetschef till exempel lätt kan ta till sig vad som förväntas av en utan att behöva sätta sig in i detaljerna. Liknande sammanfattningar finns även för förtroendevalda, leverantörer, specialister och, inte minst, upphandlare, för att säkerställa att dessa personer kan bytas ut i organisationen med minimal påverkan på arbetet med inköp.

Vi har sedan 2015 gjort interna kontroller av alla fakturor som överstiger ett visst belopp varje månad. Detta gör vi för att identifiera större inköp som inte följt våra rutiner och riktlinjer. Från början gjorde jag kontrollen och skrev ett mail till de chefer som ansvarat för fakturan om det fanns något jag behövde en förklaring på. Nu jobbar vi efter samma process, men istället för att skriva ett nytt mail varje gång har jag tagit fram en mall i Outlook som kan användas vid utskicket – vilket säkerställer att jag inte glömmer något och att andra personer än jag kan göra kontrollen på samma sätt om jag skulle sluta. Vi har också digitaliserat Konkurrensverkets blankett för dokumentation av direktupphandlingar, vilket dels underlättar för cheferna som ska fylla i den och dels gör att vi har alla svar sammanställda på en plats i organisationen – vilket förenklar arbetet med analys och utveckling av direktupphandlingsområdet.

De senaste fem åren har vi utvecklat våra förfrågningsunderlagsmallar från att bara vara worddokument, till att bli strukturerade elektroniska dokument med standardtexter, till att bli vägledande, till att i nuläget vara primärkälla för hur upphandlingsprocessen ska göras. När vi skapar en ny upphandling finns det en förklaring under varje rubrik i våra mallar som säger till en nyanställd upphandlare vad som ska göras under den rubriken och vad man ska tänka på. I avtalsmallen finns en checklista kring vad man bör tänka på när det gäller till exempel miljökravställning, arbetsmiljöfrågor, delaktighet, informationssäkerhet och flera andra områden som vi under åren förstått är viktiga att ta hänsyn till i arbetet med upphandlingar. Om det är relevant för upphandlingen finns det en hänvisning till var man kan lära sig mer om det aktuella området eller, om det inte är relevant för upphandlingen, kan man bara ta bort rubriken och fortsätta med nästa.

För att sammanfatta allt detta då. När det gäller digitalisering – tänk i första hand förenkling och förbättring och inte nödvändigtvis förändring. Fokusera internt i organisationen innan ni fokuserar på hur andra har gjort. Använd system och processer för att underlätta för nyanställda att anpassa sig efter er organisation. Följ upp, både internt och externt. Och, om ni vill läsa mer tankar om upphandling, lägg gärna till mig på Linkedin och följ min blogg. Där kan ni bland annat läsa ett inlägg från maj ifjol där jag lite mer i detalj har beskrivit vilka 10 steg vi vidtog för att bli en strategisk inköpsorganisation i Simrishamn.

När jag håller i presentationer så brukar jag tycka om att försöka knyta ihop säcken på något sätt, men fram till för några dagar sedan så hade jag inte kommit på något riktigt bra sätt att avsluta den här föreläsningen. Men igår när jag var ute på en joggingtur så kom jag på att allt det jag har pratat om idag, allt vi jobbar med i Simrishamn när det gäller förenkling, utbildning och att underlätta för nyanställda att anpassa sig till organisationen, i första hand handlar om att vi i kommunen ska ha ett gemensamt språk när det gäller offentlig upphandling. Och, som ni minns, så är ett gemensamt språk grunden för allt informationsutbyte, all långsiktig utveckling och, enligt Stephen Hawking, dessutom den viktigaste uppfinningen i mänsklighetens historia.