Gästinlägg: Praktik, vecka 10

Gästinlägg: Praktik, Vecka 10
Hej!

Nu är jag tillbaka med det gamla vanliga upplägget.

Praktiken närmar sig nu sitt slut och med detta inlägg samt nästa veckas inlägg får ni ett upplägg av min arbetsvecka. Det tolfte och sista blogginlägget från praktikperioden som kommer upp i början av april kommer att innehålla en summering från tiden som praktikant i Simrishamns kommun. Jag ska efter bästa förmåga sy ihop säcken och ge en övergripande reflektion är min tanke.

Detta inlägg har publicerats lite senare under veckans gång än normalt som vissa av er kanske har märkt av. Därav kommer jag göra lite anmärkningar kring datum för att tydliggöra för att undvika missförstånd.

Nu kommer ett utdrag ur min arbetsvecka som passerat.

Min arbetsvecka

• Avstämningsmöte med ekonomienheten
• Webbinarium: Gröna it-inköp
• Anbudsöppning, utvärdering samt tilldelning av uppdrag för en direktupphandling av serviceavtal till storköksutrustning
• Möte “Upphandlingar” – genomgång av status av upphandlingar i kommunen
• Utvärdering av en nyligen öppnad upphandling av en radiostyrd slagslåtter
• Uppstart av nya upphandlingar till barn- och ungdomsförvaltningen
• Beställt leasing till fordonen som är beställda till IT-och Driftenheten
• Enhetsmöte med ekonomienheten
• Webbinarium: Återbruk & cirkulär ekonomi – att steg mot Agenda 2030
• Avstämning och klassmöte med TUC
• Möte med SÖSK – SydÖstra Skånes Kommuner
• Kontinuerligt arbete med upphandlingar
• Besvara mejl och samtal, både internt och externt
• Besvarat intervjufrågor till tematidningen “Framtidens utbildningar”

I vanliga ordning har vi kommit fram till veckans…

Veckans Tema
“Se inköpen som ett ledningsverktyg”

Så lyder orden i en debattartikel jag läste av Maria Öhman, strateg på Upphandlingsmyndigheten.

Jag tycker det är ett passande tema för veckans blogginlägg i samband med de insikter och reflektioner mina inlägg bjudit på de senaste veckorna.

Det är en läsvärd artikel och finns länkad nedan!

Se inköpen som ett ledningsverktyg

Veckans Höjdpunkt
Jag fick in hela tre anbud till en direktupphandling jag nyligen genomfört (Serviceavtal till storköksutrustning). Det låg ute för annonsering i ca 1 månads tid och jag var lite orolig då inga anbud inkommit när den sista annonseringsdagen var kommen. Som en trevlig överraskning så trillade det in tre anbud under eftermiddagen och det var en stor lättnad! Jag får se det som ett kvitto på att kraven samt utvärderingsmodellen i upphandlingen var tillräckligt tydliga och väl formulerade. Det var lite svettigt där ett tag 🙂

Veckans reflektion
Under veckan besvarade jag ett par intervjufrågor om branschen (offentlig upphandling). Intervjun publicerades i SvD 17 mars i tematidningen “Framtidens utbildningar”, framtagen av Wendelin Media. Det var väldigt relevanta frågor och jag hoppas att mina svar ger en rättvis skildring av branschens nuläge, utmaningar samt framtidsutsikter. Mitt bidrag kan ni läsa nedan.

1. Hur ser branschen ut idag?

Hållbarhetsperspektivet är i stort fokus. Offentlig upphandling är på väg mot ett skifte där nya lösningar och nya strategiska arbetssätt skapas. Det kommer nya riktlinjer och nya direktiv hela tiden. Under dessa premisser är det viktig att inköpsenheterna och verksamheten i stort anpassar sig till det som händer i omvärlden som bland annat kraven på hållbarheten. De verksamheter som har en insatt och engagerad ledning med tydliga direktiv är på väg i rätt riktning.

2. Vad ser vi för utmaningar gällande branschen?

Utmaningar är många och det ser jag som något positivt. Det skapar en strävan mot innovation och förbättring.

De utmaningarna jag vill belysa har jag punktat nedan:

• Att lyckas omsätta riktlinjer, policys och långsiktiga mål som verksamheten har till varje enskild upphandling
• Att formulera relevanta krav som kan följas upp, det kräver en bred kompetens
• Upphandlarens arbetsbelastning kan bli hög och med ytterligare krav i upphandlingar krävs resurser som bland annat tid och kompetens
• Att ha en närvarande och aktiv avtalsuppföljning
• Ledningens syn på inköp

3. Hur ser ni på framtiden?

Framtiden är ljus. Vikten av offentlig upphandling blir allt mer tydligt, speciellt i tider som dessa. I kombination av nya arbetssätt som växer fram och krav som utvecklas blir yrkesrollen bredare. Min tro är att allt fler kommer efterlysa nyexaminerade upphandlare då utbildningen utformas efter arbetslivets behov som är under ständig förändring. Det resulterar i att offentlig upphandling den närmsta tiden kommer att få ett stort kompetenslyft.

Veckans Lärdom/Ahaupplevelse
Jag vill inte specifik lyfta någon lärdom/ahaupplevelse denna vecka utan ser till helhetsperspektivet. Varje dag är fulla av nya lärdomar och upplevelser, ingen den andra lik. Nya detaljer faller på plats och samtidigt som nya insikter skapas.

Det som jag tycker är viktigt är att bygga upp något systematiskt arbetssätt som passar just en själv för att se till att använda sina lärdomar och nya insikter på bästa sätt.

Det är många olika områden av upphandlingar, i olika former, vilket gör att det är otroligt mycket att ha koll på! Nu när jag varit igång ett tag och har ett par upphandlingar att genomföra framöver har det blivit allt tydligare att det är viktigt att ha ett ”system” som ger helikopterperspektiv.

”Systemet” ska lätt visa vilka processer som är igång, i vilket stadie de befinner sig i och kunna bidra till en kontrollfunktion med någon typ av checklista för att säkerställa en kvalitetskontroll i upphandlingsunderlaget.

Här är det lite samma tankebana som inför upphandlingar, det ska inte bli en ”copy-paste” utan det måste vara ett upplägg som funkar för mig personligen. Jag håller fortfarande på och knåpar ihop ett upplägg i Excel, likt ett Gantt-schema men med min egen twist. Det tar sin lilla tid men målet är att det ska vara klart i slutet av månaden. Det ska underlätta för mig i mitt dagliga arbete och effektivisera arbetets fördelning kontinuerligt. Såklart ska det också bidra till det viktigaste av allt, att inget glöms bort samt att det bidrar till en hållbar upphandling!

Veckans ser fram emot
Marcus föredrag på SOI:s årskonferens (18 mars) och att vi samband med det är på plats på kontoret.

Veckans tankeställare
Jag och Marcus skickade in en fråga till Civilminister Lena Micko inför hennes föredrag på SOI:s årskonferens.

Frågan lyder:  Hur ser du på behovet av att synliggöra, stötta och informera om förutsättningarna att bedriva ett strategiskt inköpsarbete i Sveriges 200 minsta kommuner, snarare än i Sveriges 100 största kommuner?

Ni får vänta tills nästa vecka för att läsa hur hon besvarade den frågan!

Det var allt för denna gång 😊

Vi hörs nästa vecka!

Varma hälsningar

Natalie