Årlig rapport om upphandlingsverksamheten 2020

Som jag skrivit om tidigare beslutade Kommunstyrelsen i november 2020 om nya riktlinjer för upphandling och inköp. I samma veva fick vi nya rutiner för direktupphandling. Dessa handlingar kan ni ta del av på vår hemsida.

Upphandlingsreglemente | Simrishamns kommun

I riktlinjerna för upphandling och inköp står bland annat att den centrala upphandlingsfunktionen ska sammanställa en årlig rapport om upphandlingsverksamheten till politikerna. Det är en ganska öppen formulering, men vi har nu färdigställt rapporten för 2020 och idag presenterades den som information i Kommunstyrelsens arbetsutskott.

En av de intressantaste sakerna med att jobba i en politiskt styrd organisation är samspelet mellan politiker och tjänstemän. Politikerna antar styrdokument som anger i vilken riktning man önskar att kommunen ska utvecklas. Sen är det upp till tjänstemännen att se till att dessa önskemål omsätts i det dagliga arbetet. För att den ordinarie verksamheten ska fungera är det, anser jag, viktigt att politikerna inte är för inblandade i de detaljerade frågorna som rör inköpsverksamheten. Beslut om upphandlingar och inköp bör i normalfallet kunna skötas på tjänstemannanivå, om det inte är alldeles särskilt omfattande och komplexa ärenden (till exempel upphandling av driften av ett särskilt boende). Samtidigt förtjänar politikerna att få information om hur upphandlingsverksamheten i kommunen fortlöper, och att få ha synpunkter kring de val och överväganden som görs i samband med olika upphandlingsprocesser. Grundtanken med den årliga rapporten är att tillgodose det behovet av information.

Rapporten inleds med en sammanfattning av väsentliga händelser som inträffat under året. Därefter finns lite statistik, såsom antal annonserade upphandlingar, andel överprövade upphandlingar och andel avbrutna upphandlingar. Efter det kommer en mer detaljerad redovisning av ett urval av de upphandlingar som genomförts under året, samt vilka avväganden som gjorts i samband med dessa. Rapporten avslutas med en sammanfattning av övrigt utvecklingsarbete som gjorts under året samt vad vi tror kommer hända under det kommande året.

Om du vill ta del av och läsa hela rapporten så kan du ladda ner den via länken längst ner på den här sidan. Innan det tänkte jag dock beskriva hur vi har tänkt med den detaljerade redovisningen av genomförda upphandlingar. Som jag nämnde tidigare så fick vi under 2020 nya riktlinjer för upphandling och inköp, och i dessa finns olika hållbarhetsområden som politikerna beslutat är viktiga att vi tar hänsyn till i våra upphandlingar. Det handlar om ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet – till exempel att vi ska jobba för att få god konkurrens i våra upphandlingar, att vi ska använda upphandlingsmyndighetens baskrav för miljökravställning eller att vi ska jobba med att ställa sysselsättningskrav i våra upphandlingar. Dessa områden har vi, så gott vi kunnat, kodat till ett antal Ja/Nej-frågor som vi besvarar för varje genomförd upphandling.

  • God konkurrens i upphandlingar redovisas under punkten Antal anbudsgivare.
  • Huruvida vi använt upphandlingsmyndighetens baskrav för miljökravställning eller andra likvärdiga kravställningar redovisas under punkten Baskrav miljö.
  • Om vi har ställt sysselsättningskrav i upphandlingen redovisas under punkten Sysselsättningskrav.

Se exempel nedan för vår upphandling av Offentlig belysning där vi nyligen tecknade avtal.

Vi som jobbar med upphandlingar varje dag vet att de olika målen ofta står i konflikt med varandra och att man därför måste prioritera för att försöka få till en bra helhet. Om vi ställer väldigt höga miljökrav så minskar antalet anbudsgivare. Om vi bedömer att vi behöver lägga mycket resurser på att jobba med avtalsuppföljning så finns det kanske inte lika mycket resurser för att jobba med punkten delaktighet i samhället. Och i vissa branscher är det kanske inte överhuvudtaget lämpligt eller möjligt att ställa sysselsättningskrav om man inte vill agera i strid med lagstiftningen.

Genom upplägget ovan får vi själva en möjlighet att reflektera kring våra genomförda upphandlingar och därmed fundera över vilka krav vi ställde och varför. Om vi känner att det behövs en förklaring kring något av svaren på klassificeringsfrågorna så kan vi besvara det i sammanfattningen. Varför ställde vi inte miljökrav enligt upphandlingsmyndighetens baskrav? Vilken typ av sysselsättningskrav ställde vi? Vilka åtgärder vidtog vi för att få fler anbud? Och så vidare. På det sättet får politikerna en inblick i vårt tankesätt, och också möjlighet att ha synpunkter på hur vi gör våra prioriteringar på lång sikt utan att för den sakens skull detaljstyra varje enskild upphandlingsprocess. Och samtidigt bidrar vi till utvecklingen av vårt eget arbete med upphandlingar. Win win, helt enkelt.

Sa jag förresten att jag tyckte det var intressant att jobba i en politiskt styrd organisation? 🙂

Rapporten i sin helhet kan ni ta del av här:
arlig-rapport-om-upphandlingsverksamheten-2020

Exempel på upphandlingsspecifik plan för avtalsuppföljning och agenda för uppföljningsmöte finns på länkarna nedan. Dessa handlingar togs fram under framtagandet av förfrågningsunderlag och annonserades tillsammans med upphandlingen av offentlig belysning:
bilaga-2-plan-for-avtalsuppfoljning
bilaga-3-agenda-uppfoljningsmote