Intern överprövning – En innovativ lösning på ett problem du inte visste fanns

Idag tänkte jag dela med mig av en process som vi förmodligen är först i Sverige att genomföra – nämligen en intern överprövning. Det låter kanske lite konstigt för en oinsatt att kommunen överprövar sig själv, men för att göra det lite tydligare kring vad som hänt har jag satt ihop informationen nedan. Informationen är skriven som en intervjuartikel ifall någon av de stora mediahusen vill skriva om vår innovativa lösning!

Intervjuare: Först och främst, vad är det som har hänt?
Marcus Bäckström, Upphandlingsstrateg i Simrishamns kommun: Jag förstår att man som oinsatt kan fråga sig just detta. Vad finns det för mening med att kommunen överprövar sig själv? Men om man är lite mer insatt i upphandlingsreglerna och hur kommunens olika förvaltningar fungerar så var detta egentligen bara en naturlig konsekvens av en av våra upphandlingsprocesser, nämligen inköp av begagnade möbler.

Två av våra förvaltningar, BUF och SOC, hade gjort en överenskommelse om att SOC skulle lämna över ett stort antal begagnade möbler till BUF i samband med att de skulle starta en ny verksamhet. I samband med detta skulle BUF ersätta SOC med en mindre summa, 150 000 kronor. Som tur var snappade jag upp detta i ett tidigt skede och tog ett möte med den ansvariga chefen på BUF – våra direktupphandlingsregler säger att inköp över 100 000 kronor ska annonseras alternativt så ska flera företag tillfrågas efter offert.

Men blir reglerna verkligen tillämpbara för interna inköp?
Det kanske man inte kan tycka, men till historien hör att jag och den här chefen (som är kunnig i LOU) haft många och långa diskussioner om att han anser att deras förvaltning bör ses som en ”fristående juridisk enhet” när det kommer till beräkning av direktupphandlingsvärdet, något som jag inte hållit med om. Så nu såg jag väl lite chansen att sätta dit honom. ”Om du anser att ni är en fristående juridisk enhet, då måste väl era inköp från andra förvaltningar följa samma regler som inköp från externa företag”? Typ så.

Och han köpte det resonemanget?
Inte direkt, det kan man inte säga. Som jag sa är han kunnig i upphandlingsreglerna, så han kontrade med Teckal-undantagen för interna köp. Då frågade jag om han verkligen tyckte att kontrollkriteriet var uppfyllt för inköp från en annan förvaltning. Det var nog bra sagt, för efter det loggade han ut från mötet och senare på eftermiddagen kom ett mail där det bara stod: ”Gör som du vill, bara det går fort”.

Så då gjorde ni en upphandling av begagnade möbler?
Japp! Det ska väl ärligt sägas att den upphandlingen var ganska riktad mot det sortimentet som socialförvaltningen kunde erbjuda och om jag ska vara ärlig förväntade jag mig inte fler än 1 anbud när vi annonserade upphandlingen. Döm då om min förvåning när vi i slutändan satt med tre kvalificerade anbud att ta ställning till. Superkul!

Vilka var de andra anbudsgivarna?
Den första var ett externt, lokalt företag som vi inte kände till som specialiserat sig just på att sälja begagnade möbler. Hans anbud var dock ganska dyrt, jag tror att han trodde att han skulle vara ensam anbudsgivare. När vi skickade tilldelningsbeslutet så ringde han upp mig och undrade ”Vad *** vi håller på med i kommunen” men efter att ha förklarat så tyckte jag ändå att han lät ganska förstående. Eller kanske uppgiven, det är svårt att tolka över telefon. Oavsett så ansåg han inte att det var värt att överpröva.

Det andra anbudet var egentligen ännu mer överraskande. Det kom från vår kultur och fritids-förvaltning. Museet hade haft en utställning under lång tid med möbler från renässanstiden, och nu såg de nog en möjlighet att tjäna lite pengar istället för att ha problem med att anlita flyttfirmor och liknande för att göra sig av med möblerna. Och det är ju kul, då kommer skattebetalarnas pengar till användning på bästa sätt!

Vem vann upphandlingen?
KOF-förvaltningen, med renässansmöblerna. Det var kanske helt ärligt inte exakt vad BUF tänkt sig när vi började, men rent tekniskt är det ju begagnade möbler och priset var mycket bättre än alternativet från SOC.

Och var kommer överprövningen in i bilden?
Man kan väl ärligt säga att SOC inte var jättenöjda med hanteringen. De hade räknat in i sin budget att pengarna skulle komma från BUF, och hade redan investerat delar av pengarna i andra saker. Så om vi ska vara ärliga blev det ett j*kla liv. Tyvärr valde de att lämna in en överprövning. Det blev också lite konstigt med tanke på att vi är en central upphandlingsenhet med två upphandlare och min kollega just nu är tjänstledig, så jag fick hjälpa SOC att formulera överprövningen till förvaltningsrätten och samtidigt försöka spela ovetande inför BUF för att försöka vara opartisk. Men det var tufft, det kan jag erkänna.

Handläggaren som ringde upp från förvaltningsrätten hade ungefär samma tonläge i rösten som den lokala företagaren, så jag tror han var antingen förstående eller uppgiven. Han sa att han aldrig varit med om något liknande. Så det är ju kul, för det betyder att vi i Simrishamn gjort något innovativt. Och det tänker jag har ett värde i sig. Efter lite diskussion kring om vi inte kunde tänka oss att lösa det på annat sätt så gav han tillslut med sig och la upp ärendet.

Dagen efter kom beskedet om överprövningen till BUF och då blev det ännu krångligare, för då fick jag skriva yttrandena både för BUF och för SOC samtidigt som jag skulle hålla KOF informerade om hur processen fortlöpte. Och så undrar de varför vi behöver mer resurser till kommunernas upphandlingsenheter?

Var är ni i processen nu?
Vi väntar på besked från förvaltningsrätten, sen får vi se om vi ska överklaga till Kammarrätten eller inte. Jag har försökt skämta bort informationen lite när jag träffat cheferna på BUF. ”Den där juristen som har skrivit yttrandena för SOC verkar väldigt slipad, han blir en tuff nöt att knäcka” och såna saker. Men jag har slutat, för det verkar inte som någon tycker det är särskilt roligt.

Det tråkiga är att skolan på BUF står utan möbler, SOC står utan finansiering och KOF står utan möjlighet att starta upp en ny utställning eftersom de inte kan göra sig av med renässansmöblerna förrän upphandlingsprocessen är klar. Det har jag varit tydlig med, att gör de det så kan det bli fråga om en skadeståndsprocess.

Samtidigt har vi lärt oss mycket, och så har vi fått möjlighet att vara innovativa. Det tycker jag är kul.

Hade du gjort något annorlunda om du hade fått göra om processen?
Nej.

Glad skärtorsdag, och tillika 1 april, från upphandlingsenheten i Simrishamns kommun.