Erfarenhetsutbyte: Upphandling av IT-system och Förhandlat förfarande

Tryck på knappen bara. Du har gjort det hundratals gånger förr, varför skulle den här gången vara annorlunda? -förattdetärdenmestkompliceradeupphandlingenjaggjorthittills- Ja, alltså det förstår jag, men vad är det värsta som kan hända? -attjaghargjortettlitetfelsomledertillattupphandlingenbliröverprövadochallablirbesvikna- Nä, alltså, tryck på knappen nu. Det är bara ett tilldelningsbeslut, som vilket som helst.

*dubbelkollar alla handlingar för tredje gången*

Okej, nu kan du inte göra mer. Skicka tilldelningsbeslutet så går vi vidare med nästa upphandling.

*dubbelkollar alla handlingar för fjärde gången*

*Skickar tilldelningsbeslut*

*Stänger ner datorn för dagen*

Jag tror att många känner igen sig i tankegångarna ovan. När tilldelningsbeslutet ska skickas ställs på något sätt allting på sin spets. Handlingarna i upphandlingen blir offentliggjorda, anbudsgivarna begär ut konkurrenternas anbud, det kommer frågor kring varför man gjort si eller så. Jag minns en av mina första upphandlingar, ett ramavtal för köp av surfplattor till flera kommuner. Det var på den tiden när surfplatta fortfarande var likställt med Ipad, och efter att vi skickat tilldelningsbeslut kontaktade Samsung oss för att de hade synpunkter på kravställningen. Och allt man själv ville var att få upphandlingen i mål utan en överprövning. Det var inte jätteroliga 10 dagar innan avtalsspärren löpte ut och vi kunde gå vidare. Och under just de 10 dagarna hade jag definitivt inte en tanke på att få till ett bra avtal.

Sen blir förstås arbetet med upphandling mer rutinbetonat, även skickandet av tilldelningsbeslut. Man lär sig att om man har gjort något litet fel så går det alltid att rätta i efterhand, det går aldrig att 100 % garantera sig mot en överprövning och om vi skulle förlora en överprövning så får vi dra lärdom av det och göra det bättre nästa gång. Framför allt har man inte tid att sitta och våndas och dubbel- och trippelkolla allting när det hela tiden är flera upphandlingsprocesser igång parallellt. Skicka tilldelningsbeslut, avvakta avtalsspärren, teckna avtal. Dyker det upp en överprövning så hanterar vi det.

Därför var det intressant och lite skrämmande att för en gångs skull ha den känslan när vi för några veckor sedan skickade tilldelningsbeslut i vår upphandling av nytt ekonomi- och inköpssystem som vi arbetat med i över ett år. Upphandlingen har vi gjort tillsammans med Sjöbo, Tomelilla och Skurup samt några kommunala bolag och jag har fått fördelen att hålla i upphandlingsprocessen tillsammans med en kärngrupp bestående av en projektledare och en extern konsult. Dessutom har jag varit delprojektledare för den del av upphandlingsprocessen som rör e-handel, och kommer fortsatt vara det under sommaren och hösten när det är dags för införandeprocessen. Just den biten ber jag att få återkomma till längre fram, då jag tänker lägga upp en serie inlägg här på bloggen som rör vårt införande av nytt e-handelssystem under resten av året – förhoppningsvis kan det vara till hjälp och inspirera andra organisationer som funderar på att göra samma resa. Jag skulle också gärna bli kontaktad av andra organisationer som håller på att jobba med e-handel – kanske kan vi hjälpas åt och utbyta erfarenheter det kommande året? Hör i så fall av er till mig!

Enkel processbeskrivning E-handel

Men tillbaka till tilldelningsbeslutet. Vad var det som gjorde att jag just den här gången kände mer oro än inför ett ”vanligt” tilldelningsbeslut? Det är nog en kombination av saker. Det är en väldigt omfattande process med många inblandade – vi är nästan 100 personer i de olika organisationerna som varit inblandade i processen på ett eller annat sätt. Det har varit en relativt omfattande utvärdering, bland annat med enkätbedömningar av användarvänlighet där vi fick tänka lite nytt för att kunna genomföra det coronasäkert på distans. Men framför allt handlar det nog om att det är första gången jag varit med om att använda upphandlingsformen förhandlat förfarande med föregående annonsering. Och då är nästa fråga: Varför skulle just den upphandlingsformen vara mer skrämmande än andra upphandlingsformer? Jag har funderat och listar några anledningar nedan:

• Osäkerheten om man ens får använda upphandlingsformen. Förhandlat förfarande får bara användas om i vissa fall, som beskrivs mer i detalj här: Förhandlat förfarande med föregående annonsering | Upphandlingsmyndigheten.
• Hur förhandlar man på ett likabehandlande sätt? Jag har suttit med i förhandlingar, men aldrig som en planerad del av upphandlingsprocessen innan tilldelningsbeslutet. Hur säkerställer vi att alla får tillgång till all information? Hur säkerställer vi att vi ger alla anbudsgivare samma möjlighet att ställa frågor och få förtydligande?
• Processen för ett förhandlat förfarande är längre än för ett öppet förfarande. Hur mycket tid kommer det ta? Kommer vi hinna med? Och ju längre tid en upphandlingsprocess tar, desto större risk tänker jag att det är att man gjort fel någon gång under processens gång.
• Vi har aldrig arbetat med förhandlat förfarande tidigare. Hur gör man ens? Hur ser processen ut? Kan vi använda våra standardmallar, eller behöver vi ta fram helt nya underlag?

Såhär i efterhand kan jag snarare känna – varför har vi inte använt oss av det här arbetssättet tidigare? Jag har varit mer eller mindre delaktig i flera olika typer av upphandlingsprocesser som rör IT-system – allt från stora verksamhetssystem inom socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen till mindre verksamhetssystem som används i vårt kontaktcenter eller av medborgarna. Efter varje sådan process har vi kunnat identifiera vissa problem – även om avtalet har kommit på plats tillslut så har det alltid funnits förbättringsområden som vi har tagit med oss till framtiden. Att nu få använda sig av de erfarenheterna och genomföra en relativt flexibel upphandlingsprocess för att försöka säkerställa att vi undviker de värsta klavertrampen var otroligt inspirerande och roligt. Under upphandlingsprocessen har vi hela tiden haft fokus på att få till ett avtal som är väl avvägt utifrån båda parters behov och önskemål och att nu sitta här med det underskrivna avtalet framför sig är en härlig känsla. Nu ska vi ”bara” ta projektet i mål också – införandeprocessen börjar imorgon och senast den 1 januari 2022 ska vi ha ett fullt fungerande system i drift. Jag kommer sitta i styrgruppen för införandet och kommer, som nämnts ovan, också vara delprojektledare för den delen som rör e-handel så håll koll på bloggen för uppdateringar om det här arbetet under resten av året.

Men tillbaka till osäkerheten då. När jag tittar på listan över anledningar till att förhandlat förfarande är mer skrämmande än till exempel öppet förfarande så ser jag att mycket av oron för att tillämpa förfarandet grundade sig i att aldrig ha gjort det innan. Och det är ju ett tråkigt Moment 22 att hamna i. Därför tänkte jag bjuda in till en digital, extern upphandlingsfrukost den 23 april mellan 8.00 – 10.00 på temat ”Upphandling av IT-system och Förhandlat förfarande”. Jag tänker mig följande agenda:

• Inledning
• Genomgång av Simrishamns kommuns struktur/process för upphandling av IT-system. (Marcus)
• Genomgång av upphandlingen av ekonomi- och inköpssystem. (Marcus)
• Gruppdiskussioner kring erfarenheter av IT-systemsupphandlingar och förhandlat förfarande generellt. (Alla i smågrupper)
• Sammanställning av erfarenheter. (Alla)

Tidigt utkast till utvärderingsmodell

Jag tänker att för att minska osäkerheten kring hur förhandlat förfarande används och hur processen går till så kan jag börja med att presentera hur vi i Simrishamn jobbar med IT-system och även specifikt hur vi har jobbat under just den här processen. Jag tänker inte i detalj gå in på inkomna anbud och sådant, men kanske svara på frågor kring hur processen gick till, hur vi utformade utvärderingsmodellen i Tendsign, hur vi utvärderade användarvänlighet digitalt, hur vi genomförde förhandlingarna, hur vi säkerställde att alla anbudsgivare hela tiden fick tillgång till all väsentlig information och liknande. Mina allmänna tankar kring processen helt enkelt, och sådant som jag känner att jag själv inte hade 100 procent koll på innan arbetet började och som jag fick lära mig efterhand.

Sen kan vi dela upp oss i mindre grupper (jag tror det ska finnas en sådan funktion i Teams) där vi diskuterar vissa specifika frågor. Jag tänker frågor som ”vad är det viktigaste att tänka på vid upphandling av IT-system”, ”vad är lätt att man missar att tänka på”, ”vad har ni för positiva och negativa erfarenheter av förhandlat förfarande” och så vidare.

Efter gruppdiskussionerna kan varje grupp få presentera sin lista och sen sammanställer jag och återkopplar med ett nytt inlägg på bloggen om resultatet från erfarenhetsutbytet. Förhoppningsvis kan det vara till nytta både för oss som deltar och för andra som jobbar med upphandling av IT-system.

Målgrupp tänker jag är upphandlare anställda i kommuner och vill lära sig mer eller dela med sig av sina erfarenheter, alternativt personer som studerar offentlig upphandling, har kommit en bit i sin utbildning och vill ha inspiration inför framtiden. För någon som aldrig jobbat med/studerat offentlig upphandling innan kan det kanske vara lite överkurs, även om det säkert kan vara inspirerande ändå. Och för någon som är helt specialiserad på att upphandla IT-system är det kanske på en lite för låg nivå. Men för de flesta som är som jag, upphandlare som jobbar generellt mot alla förvaltningar och inte är direkt specialiserad på något område, så tror jag att det kan vara givande!

Är du intresserad så släng iväg ett mail till marcus.backstrom@simrishamn.se så skickar jag en inbjudan. Vi försöker begränsa antalet platser så att vi inte blir alltför många, så först till kvarn får möjlighet att delta.