Sammanfattning: Upphandling av IT-system och förhandlat förfarande
I fredags genomförde vi ett erfarenhetsutbyte som vi benämnde ”Upphandling av IT-system och förhandlat förfarande”. En rolig förmiddag med totalt 32 deltagare med olika bakgrunder. Från Simrishamns kommun deltog jag själv och ytterligare en upphandlare, vår säkerhetssamordnare, IT-chef, GIS-ingenjör och enhetschef för planeringsenheten på samhällsbyggnadsförvaltningen (som är i uppstartsfasen för upphandling av ett nytt system för intern verksamhetsplanering).
Morgonen inleddes med att jag presenterade kort hur vi jobbar med upphandling av IT-system i Simrishamns kommun, med fokus på hur man ”fångar upp” behoven ute i verksamheterna och tar hänsyn till hela kommunens behov även vid inköp av mindre system. För att långsiktigt ha en bra systemmiljö krävs till exempel att vissa tekniska krav ställs även på mindre system (öppna APIer, anslutning till AD, intern/extern drift, informationssäkerhetskrav, kompatibilitet med IT-miljö och befintliga system…) och för att fånga upp både verksamhetens behov och de kommunövergripande behoven har vi en samverkansgrupp för IT (SamIT) som ska godkänna alla system som köps in oavsett värde. För att säkerställa att detta följs i verksamheterna jobbar dels SamIT själva med information, men vi upphandlare har lagt in vissa ”failsafes” i avtalsdatabasen, direktupphandlingsmodulen och våra avtalsmallar för att säkerställa att informationen också kommer fram som en naturlig del av inköpsprocessen.
Innan inköp av IT-system fyller sedan verksamhetsföreträdarna i en enkät där de beskriver behovet. Kanske kan detta behov tillgodoses av ett system som redan finns i kommunen? Processkartläggningsverktyg och enkätverktyg är exempel på system som vi återkommande får frågor om att köpa in trots att det redan finns tillgängligt via IT-enheten.
Om processen går vidare till ett inköp/upphandling så finns en lista på vissa standardkrav som ska gälla för dessa inköp. Våra dokument som används för detta kan du ta del av via länkarna nedan.
rutin-for-inkop-av-it-och-kommunikationssystem-1
tekniska-krav-vid-it-upphandling-2
Förhandlat förfarande
Efter det gick jag igenom mina erfarenheter av förhandlat förfarande utifrån vår nyligen genomförda upphandling av nytt ekonomisystem till fyra kommuner och kommunala bolag. Detta låg sen till grund för de diskussioner vi höll längre fram. Jag ska inte i detalj gå igenom det här, men några nyckelerfarenheter som jag delade med mig av var följande:
- Förhandlat förfarande är inte mycket mer avancerat än ett öppet förfarande, men det tar mer tid. Det som tar mest tid jämfört med en vanlig upphandling är förhandlingsfasen (totalt cirka 20 timmar för oss) och den extra annonseringsfasen innan man bjuder in kvalificerade leverantörer att lämna anbud (cirka 35 dagar, men under den tiden går det att jobba med det detaljerade förfrågningsunderlaget).
- Bör-krav är mer användbara än ska-krav vid upphandling av IT-system.
- Kravlista där leverantörer får svara ja/nej på om funktionalitet finns/inte finns är viktig även om detta inte säger så mycket om hur bra funktionaliteten är. Denna kompletteras med utvärdering av olika processers användarvänlighet, som är viktig för att få en känsla av hur ”lätt” det är att genomföra de vanligaste processerna i systemet.
- Utvärdering av användarvänlighet gick helt ok att göra digitalt, via Teams och med strukturerade enkäter.
- Förhandlingar ställer höga krav på dokumentation och likabehandling – tydlig agenda, samma tid för möten med alla anbudsgivare, detaljerade anteckningar och information till övriga anbudsgivare om information av vikt delgivits någon av de andra anbudsgivarna under förhandlingen.
En sak som jag tyckte var särskilt värt att peka på är hur viktigt det är att simulera anbud för att få en bild av hur utvärderingsmodellens utfall varierar. Särskilt viktigt är att skapa en förståelse för kopplingen mellan pris och poäng, och att de poäng vi ger ett bör-krav till har en direkt påverkan på huruvida vi kommer få tillgång till den funktionen eller inte vid anbudslämnande (oavsett om leverantören har möjlighet att tillhandahålla funktionen eller inte). Ett fiktivt exempel på detta ser ni i tabellen nedan.
Anteckningar
Min presentation av hur vi jobbar i Simrishamn varade i ungefär en timme och sen hade vi 10 minuter paus. Efter pausen hade vi gruppdiskussioner (vi var då cirka 20 personer kvar efter att de som inte ville vara med på gruppdiskussionerna fick möjlighet att hoppa ut). Vi delade in oss i 4 grupprum i Teams och diskuterade utifrån frågor som jag skickat ut i förväg. De sista 20 minuterna samlades vi i storgrupp igen och varje delgrupp fick rapportera hur deras diskussioner gått utifrån frågorna. Frågorna och en sammanfattning av gruppernas erfarenheter följer nedan.
Vilka är dina erfarenheter av att använda förhandlat förfarande vid större upphandlingar (över tröskelvärdet)? Positivt/negativt?
Just förhandlat förfarande var något som majoriteten inte hade jobbat strukturerat med tidigare. Många hade varit med i förhandlingssituationer, men inte använt upphandlingsformen. Vissa har jobbat med innovationsupphandling och det kan innebära mycket dialog mellan parterna, men då kanske tidigare i processen.
Positivt med förfarandet var att man lär sig mycket om varandra (myndigheter/anbudsgivare) under upphandlingsprocessen och att det sammantagna resultatet är ett väl avvägt avtal utifrån alla parters input.
Nackdelar som nämndes var att det tar mer tid och att det är svårt att få med verksamheterna i tid. Rädsla för att göra fel nämndes, och att det ibland fanns en skepsis vid användandet av förfarandet då man upplevde att ingen väsentlig förhandling ägt rum (vilket jag antar innebar att man antog de anbud som lämnades utan förhandling), eller att förhandlingen enbart rört priset.
En egen reflektion här är att förhandlat förfarande med föregående annonsering per definition endast är tillåtet att använda vid lite mer komplexa upphandlingar, och då kanske det blir lite mycket ”kaka på kaka” att både göra en avancerad upphandling och att testa ett nytt upphandlingsförfarande på samma gång? Kanske skulle man testa på en process som liknar förhandlat förfarande under tröskelvärdet (som ju alltid tillåter förhandling) för att lära sig mer hur det fungerar och därmed ha bättre koll på det vid en komplex upphandling över tröskelvärdet?
Vad är viktigt att tänka på för att tillgodose hela organisationens behov när man lägger upp en struktur, regler och rutiner för inköp av IT-system?
Att få med ledningen så att det finns en förståelse för att processen tar tid och att det finns behov av resurser är viktigt.
Bra samarbete med IT är viktigt. Bra också att ha en kravbank som vissa kommuner hade så att arbetet med att ställa IT-relaterade krav kan snabbas på när det väl är dags att gå in i en upphandlingsprocess.
Landskrona skickade en lista med sådana krav till oss som både jag och vår IT-chef tyckte var bra och som vi kunde använda för att komplettera våra egna dokument, jag bifogar den härnedan.
it-standardbilaga-version-2-giltig
Vilka rutiner har ni i er organisation gällande upphandling av IT-system? Finns det dokument/andra lärdomar som ni kan tänka er att dela med er av?
Många hade inga strukturerade rutiner direkt kopplade till IT-system. I min grupp visade Tanums kommun hur det såg ut på deras intranät och hur de jobbade med detta.
Vissa pekade på vikten av att ha en duktig projektledare som inte är upphandlare i stora IT-projekt, och kanske till och med ha två upphandlare med i processen. Viktigt om någon skulle sluta mitt i ett projekt.
I Landskrona hade man börjat med kategoristyrningsråd för IT med representanter från IT och inköp. De håller på med att bygga en struktur och strategi för IT-upphandlingar bland annat.
Vilka funktioner i organisationen är viktiga att få med sig vid upphandling av IT-system?
- Kravställare från verksamheten.
- IT.
- Beslutsfattare.
- Informationssäkerhet / säkerhetsskyddsansvarig / dataskyddsombud.
- Lite olika process och personer som behöver bli inblandade beroende på om man väljer egen drift (On Prem-lösning) eller extern drift (Molntjänst / SaaS-tjänst).
Var det något med den processen som Simrishamn presenterade som verkade riskabelt? Ur upphandlingssynpunkt (risk för överprövning) eller ur avtalssynpunkt (risk för otydlighet, dåligt införandeprojekt, för höga priser…)
Vi tog fram ett skriftligt samverkansavtal mellan de deltagande kommunerna ganska sent i processen, vilket blev en riskfaktor då beslutsfattare i olika kommuner kom och gick under processens gång. Bra om samverkansavtalet tas fram så långt det är möjligt innan processen påbörjas.
Var det något med den processen som Simrishamn presenterade som var extra bra och värt att ta med sig till kommande upphandlingar?
Det var bra att anbudsgivarna fick vägledning i de olika stegen och att det var hög transparens. Informationsflödena mellan anbudsgivare och upphandlande myndigheter verkade bra.
Utvärderingen var strukturerad och bra upplagd.
Vad är viktigast att tänka på vid upphandling av IT-system?
Viktigt att få med att kommunen äger all data. Det ska vara lätt att ta sig ur avtalen om något brister. Vite bör finnas med i avtalen om leverantörer brister i kraven, till exempel genom att svara ja i upphandling. Viktigt med en strukturerad avtalsuppföljning / samverkan med leverantören för att säkerställa att ställda krav efterlevs.
Viktigt att faktiskt ta sig tid att göra upphandlingar och inte bara köpa direkt! Genom upphandlingsprocessen säkerställs bra villkor, att verksamheten tillgodoser rätt behov, tekniska krav och mycket annat. Personer i verksamheterna är inte alltid medvetna om att det finns andra system som är lika bra eller bättre. Om fler avtal konkurrensutsätts blir det bättre på sikt. Viktigt dock att ha koll på helheten då det lätt kan skapas ”flaskhalsar” (tidsbrist för upphandlare, IT, dataskyddsombud eller liknande) om för många processer kommer samtidigt.
Vad är lätt att glömma vid upphandling av IT-system?
Framför allt glöms saker vid direktupphandlingar ute i verksamheterna som man inte har kännedom om centralt.
Viktigt att ha dialog med leverantörer tidigt och att ha med dem på hela resan. Säkerställa rätt kompetens i beställargruppen, ha en bra framförhållning och en ordentlig tidplan med luft då processen ofta kan dra ut på tiden.
Finns det andra erfarenheter och tankar du vill dela med dig av? Fyll på nedan!
Viktigt att utse vem som är avtalsansvarig/systemansvarig för varje system som köps in, samtidigt som IT-enheten har kännedom om samtliga system i kommunen. Vem äger system som används av alla förvaltningar/verksamheter?