Följ pengarna

I Simrishamn har vi inget dedikerat system för analys av kommunens samlade inköp. Det vi har att tillgå är den redovisning som finns i ekonomisystemet (och, i vissa fall, e-handelssystemet) om vi vill göra analyser av hur vårt inköpsmönster ser ut. Vilken tur då att ekonomisystemet innehåller relativt mycket information, bara man vet hur man får ut den på ett strukturerat sätt!

För några månader sedan noterade vi att vårt ramavtal för inköp av litteratur var på väg att löpa ut. Ramavtalet är upphandlat av Adda Inköpscentral (Litteratur 2016) och avser böcker- och ljudböcker med och utan biblioteksutrustning. 1a i rangordningen är Adlibris, som vi har använt oss av i kommunen sedan 2017.

En av de viktigaste sakerna för att en upphandling ska bli bra är att få med sig de som ska använda avtalet i ett tidigt skede. Vi som sitter centralt och jobbar med upphandling har koll på när avtal löper ut, hur en upphandlingsprocess ska göras, de vanligaste kraven man bör få med, vilka avtalsvillkor som är bra att ha och så vidare. De som använder avtalet sitter dock på mycket mer information – hur har leveranserna fungerat, är sortimentet bra, fungerar tjänsterna i verksamheten, har det varit mycket avvikelser, vad behöver vi jobba med att förbättra inför kommande avtalsperiod och så vidare. För att det ska bli riktigt bra räcker det alltså inte bara att vänta på att Adda ska bli klara med den nya upphandlingen, utan vi behöver redan tidigt diskutera en strategi för hur vi ska göra – vill vi använda Addas ramavtal igen i framtiden? Finns det anledningar att göra en egen upphandling?

I det här inlägget tänkte jag skriva om hur jag brukar göra för att skaffa en övergripande koll över hur kommunens inköpsmönster ser ut. Det handlar, som inläggets titel antyder, om att följa pengarna. Varje år sedan 2017 har jag tagit ut en statistikfil över kommunens samlade inköp från ekonomisystemet. Denna har jag sedan bearbetat så att jag har möjlighet att sortera den på olika sätt – utifrån förvaltning, verksamhet, leverantör, kontering eller varför inte alla 4. Det är en ovärderlig rapport att ha när man ska få en inledande bild över inköpsmönstret. Se exempel nedan från 2020.

I den första bilden syns vilka förvaltningar (40 = Kultur och Fritid och 61 = Barn- och Utbildning) och verksamheter som handlat från Adlibris. Här verkar det alltså vara främst biblioteksverksamheten och skolan (skolbiblioteken?) som använder avtalet. Dessa bör således vara de som i första hand får en fråga om att delta i diskussionen om kommande avtalsperiod.

På bild 2 syns vilka konto i kontoplanen som inköpen från Adlibris hamnat på. Främst är det kontona ”Böcker”, ”Barnböcker” och ”Facklitteratur”. En intressant rapport brukar då vara att, som på bild 3, vända på begreppen – vilka leverantörer har vi mer handlat från på dessa konto? Det görs genom att sortera fram alla inköp som konterats på dessa konton och sedan fördela det på olika leverantörer. Som framgår av bilden har en stor andel inköp gjorts från leverantören Läromedia. Avtalsbrott? Nej, i det här fallet har vi ett annat ramavtal med leverantören Läromedia som avser inköp av läromedel. Om det däremot hade dykt upp en leverantör i analysen som vi inte alls känner till varför vi handlar från, så kunde man fångat upp vem som handlar fel och informera dem om vem som är rätt leverantör.

Nu har jag varit tillräckligt länge i Simrishamns kommun för att ha ganska bra koll på vem som ansvarar för respektive verksamhet i kommunen, men om man är osäker så kan man även genom excelrapporten även få fram vem som gransknings- respektive beslutsattesterat fakturorna från leverantören. På biblioteket är det (förstås) bibliotekschefen som attesterat, och då skickar jag informationen till henne om att det gamla avtalet är på väg att löpa ut och att ett nytt är på gång, se bild 4. Samma koll kan jag göra på övriga verksamheter som använt avtalet.

Bara genom informationen som redan finns i ekonomisystemet så kan jag alltså komma en ganska lång bit på vägen när det gäller att få koll på hur kommunen handlar inom ett avtalsområde. Om jag vill ha ännu mer detaljerad koll, till exempel inför en upphandling vi ska göra själv, kan jag ta fram en lista på fakturor som leverantören skickat och gå igenom några av dessa i ekonomisystemet för att mer i detalj se vad de fakturerat – har dessa fakturor följt priserna i avtalet? Har vi köpt andra saker än vad avtalet avsåg? Och så vidare. Då har jag en ännu bättre grund att stå på när vi ska inleda diskussionerna med verksamheten om en upphandlingsprocess och hur vi ska förbättra ett avtal.

För några veckor sedan gick en leverantör av böcker ut och skrev om Addas kommande upphandling av litteratur, Därför svarar inte BTJ på SKL Kommentus litteraturupphandling. Bland annat innehöll inlägget följande formulering:

”De senaste fyra åren har BTJ sålt tryckt media till folkbiblioteken i alla 290 kommuner, trots att vi står utanför det gamla ramavtalet. Flera kommuner har gjort egna medieupphandlingar där de tagit sina egna behov i beaktande och på så sätt fått till bra upphandlingar med BTJ som leverantör. BTJ har fortsatt att leverera både det breda som finns i varje bokhandel, det smala, och det som är unikt för oss. Biblioteken som lämnar Addas ramavtal visar prov på stor handlingsfrihet, inom ramen för lagen naturligtvis. Adda är en expertorganisation med stort kunskapsövertag mot en enskild kommun. Adda är också ekonomiskt beroende av att biblioteken handlar på deras avtal, det är deras inkomstkälla. Men sanningen är att det är varken svårt eller riskfullt att teckna egna avtal. Dessutom faller de allra flesta av biblioteken på Addas lista under gränsen för direktupphandling, vilket gör saken ännu lättare.”

Utan att lägga någon värdering i övrigt angående inlägget, så finns det en fördel i att ha koll på hela kommunens inköp och inte bara bibliotekets. Jag kan till exempel enkelt i den tidigare analysen se att hela kommunen handlar litteratur för mer än direktupphandlingsgränsen varje år (och det inkluderar den rabatt på 10 % på förlagspriserna som vi får enligt vårt befintliga avtal), även om biblioteket enskilt inte gör det. Direktupphandling är således inget alternativ för oss.

Frågan är i och för sig om det hade varit det även om det bara var biblioteket som skulle upphandla, då avtal vanligtvis brukar tecknas över flera år och direktupphandlingsgränsen då inte beräknas per år. Köra avtalslöst hade kanske varit ett alternativ, men kan man då erhålla den rabatt på förlagspriset som vi använder idag? Om våra kostnader för litteratur ökar med 10 % så är det inte som att biblioteket får 10 % högre budget för att köpa litteratur, utan konsekvensen blir istället att man inte kan köpa lika mycket litteratur.

Vi skulle förstås kunna göra en egen upphandling, men har vi tid och kompetens internt för att göra det? Och hur vet vi att det inte resulterar i att samma leverantör som vinner Addas upphandling även vinner vår upphandling, men att vi får sämre avtalsvillkor för att vi inte är delaktiga i den större upphandlingen som Adda gör? Och vad är det interna priset (i tid) för att göra en egen upphandling? Kunde vi gjort en annan upphandling istället?

Frågorna blir snabbt många, och jag har inget bra svar på någon av dem. Jag vet bara att de måste ställas så tidigt som möjligt när vi fortfarande har vår handlingsfrihet kvar, och då gärna i dialog med verksamheten som använder avtalet. Vilken tur då att det finns excelrapporter som gör att man kan ”följa pengarna” och därmed hitta ut med information till rätt ställe i organisationen! Då säkerställer vi att vi tar de bästa besluten utifrån hela organisationens behov.