Överdriv inte era besparingar

En sak som är positiv med att ha jobbat under en längre period i kommunen är att man har lite koll på vad som hänt i olika avtalsområden över tid. Livsmedel är ett sådant exempel. Livsmedel är en stor kostnad för kommunen varje år, och även om den kostnaden påverkas av olika faktorer som till exempel elevantal, antal brukar inom äldreomsorgen, prisutveckling och politiska beslut (ekologiskt, fair trade) så är det ändå intressant att se hur utvecklingen har varit över tid. Därför sammanställde jag nyligen följande och tänkte att det kunde vara intressant att dela med sig av.

I diagrammet ovan ser ni utvecklingen i våra årliga kostnader för livsmedel. Jag hade en viss poäng jag ville få fram när jag tog fram diagrammen, men då jag inte tyckte att det framgick tydligt vad jag menade bara genom att visa de totala inköpen så tog jag också fram ett diagram som visade månadskostnader. I det diagrammet har jag lagt till en trendlinje som visar ett rullande medelvärde för 12 perioder (det vill säga, snittkostnaden per månad det senaste året), se nedan.

Där tycker jag att den poäng jag ville få fram framgick tydligare. Som ni ser i diagrammet så sjönk det rullande medelvärdet stadigt fram till runt oktober/november 2014, för att sedan stadigt öka till och med slutet av 2017, då sjönk det igen fram till slutet av 2018 för att sedan dess gå långsamt uppåt igen.

Frågan är då vad som hände i slutet av 2013 och i slutet av 2017 som fick en så markant påverkan på våra livsmedelskostnader. För en upphandlare är svaret kanske självklart. Från 2013 till 2017 är det 4 år, och den normala avtalstiden för ett ramavtal (till exempel ramavtal för livsmedel) är just 4 år. Den gemensamma nämnaren här är alltså att i oktober 2013 hade vi nya ramavtal för livsmedel, och dessa upphandlades sedan igen med avtalsstart i oktober 2017. En ganska enkel analys är alltså att det är just konkurrensutsättningarna som fått priserna att sjunka. Under avtalstiden ökar priserna igen och det beror på många faktorer, men allmän prisutveckling, produkter som ersatts med nya produkter, ändrade köpmönster i organisationen som inte stämmer överens med det som gällde vid upphandlingstillfället, försämrad intern avtalstrohet eller dålig uppföljning kan vara olika skäl till detta. Om avtalet hade varit perfekt utformat från början och dessutom förvaltats perfekt så skulle teoretiskt priserna efter en konkurrensutsättning inte vara väsentligt lägre än innan konkurrensutsättningen, men det skulle jag säga i praktiken är omöjligt att uppnå.

Om man tittar på en för kort period kan det dock vara svårt att se trender som återkommer vart fjärde år, vilket jag tänkte illustrera i några fler diagram nedan.

Ovan ser ni samma diagram, fast trendlinjen visas bara för 1 år och jag har döljt de bakomliggande månadsvärdena som ligger till grund för trendlinjen. Tänk att du har genomfört något projekt i kommunen som teoretiskt borde innebära en besparing inom ett område under 2013, och år 2014 ska du följa upp för att se om projektet har blivit lyckat. Det kan ha varit att upphandla på ett nytt sätt, att införa samordnad varudistribution, att arbeta mer strukturerat med avtalsimplementering, att anställa en avtalscontroller eller vad som helst. Om du har gjort den här åtgärden och tittar på diagrammet ovan så är det nog ganska lätt att dra slutsatsen: ”Oj, vi gjorde X och det har lett till besparingar på nästan 100 000 kronor per månad för kommunen. Det blir ju 1 200 000 kronor per år, eller 4 800 000 kronor under de kommande 4 åren!”.

Problemet med ovanstående resonemang dyker upp om man tittar på nästa diagram nedan, i ett lite längre tidsperspektiv.

Trendlinjen är samma trendlinje som gällt för livsmedel tidigare, fast nu under en längre period (fram till slutet av 2017, alltså precis i slutet av en avtalsperiod för livsmedel). Den streckade rektangeln visar den besparing man anser sig ha räknat hem när man gör den enklare analysen (100 000 kronor besparing per månad * 48 månader). Problemet är att alla dessa besparingar inte kommer att realiseras. Arean av område B i diagrammet är faktiska besparingar jämfört med vad det kostat tidigare. Arean i område C är ”besparingar” som aldrig realiseras. Och område D får väl snarare ses som fördyringar. Den faktiska besparing som gjorts under perioden i förhållande till vad man tidigare betalade motsvaras alltså närmast av arean av område B minus arean av område D. Och frågan är om inte denna besparing främst kan tillskrivas själva upphandlingen.

Hur ska man då tänka om man ska försöka visa på faktiska besparingar av åtgärder som genomförts? Ja, för det första så måste dessa ses över en längre tid. De måste också ta hänsyn till omständigheter som påverkar kostnadsbilden men som inte har med den åtgärd du gjort att göra. Ett exempel, som förvisso kanske blir lite teoretiskt, kan ses i det sista diagrammet nedan.

Säg att du efter upphandlingen 2013 har arbetat aktivt med att ta fram en detaljerad uppföljningsplan och anställt en avtalscontroller som använder delar av sin tid för att se till att denna uppföljningsplan följs. Vad är värdet av detta? Med den enkla, kortsiktiga analysen ovan skulle du kunna hävda att värdet är 4 800 000 kronor under hela avtalsperioden. Men en mer realistisk bild ges förmodligen av det hypotetiska diagrammet nedan.

Säg att du genom att titta på historiska trender kan ta fram en uppskattning för hur den kommande avtalsperioden ”borde” utvecklat sig om du inte anställt avtalscontrollern. Den uppskattningen är förstås svår att göra, men genom att titta på historiska data och rensa för olika faktorer som utvecklingen i livsmedelspriser, antal elever i skolan och antal brukar i äldreomsorgen så borde man kunna komma ganska nära en korrekt trend. Om den trenden skulle visa att det rullande medelvärdet i oktober 2017 borde vara 1 180 000 kronor per månad, och det istället faktiskt är 1 150 000 kronor per månad, då skulle en teoretisk utvärdering av värdet av avtalscontrollern beskrivas av det streckade fältet ovan istället. Det vill säga, att istället för att det rullande medelvärdet från slutet av 2014 ökade från 1 050 000 kronor till 1 180 000 kronor så ökade det ”bara” till 1 150 000 kronor.

Om min mellanstadiematte inte sviker mig så är arean av triangeln i diagrammet basen gånger höjden dividerat med 2, det vill säga, (1 180 000 kronor – 1 150 000 kronor) * 36 månader / 2 = 540 000 kr i besparing på 3 år. Eller en genomsnittlig, årlig besparing på 180 000 kronor per år. Det är kanske inte lika flashigt som en besparing på 1 200 000 kronor per år, men det ger förmodligen en mer realistisk bild av vad man skulle kunna förvänta sig. Och kan ligga till grund för viktiga analyser om vad värdet av olika projekt och åtgärder faktiskt är i praktiken.