Måste jag vikta mina utvärderingsmodeller?

Det var ett tag sedan som jag skrev ett ordentligt blogginlägg och detta var en situation jag ställdes inför i en aktuell upphandling som jag tyckte kan vara intressant att dela med sig av. Nu är de flesta tillbaka från semestern, arbetsplatserna börjar fyllas mer efter pandemin och så även skolorna. Vad passar då bättre än ett teoretiskt blogginlägg om utvärderingsmodeller, där man dessutom får möjlighet att fräscha upp algebran från högstadiet lite? Ingenting, förstås. Jag tänkte börja med frågan i rubriken. Måste jag vikta mina utvärderingsmodeller? På den frågan finns ett enkelt svar: Ja och Nej. Det finns också fler svar:

• Helst inte, men ibland måste du.
• Ja, om du vill göra den bästa affären.
• Ja, om du har koll på vad du gör.

Det känns som att den inledningen kräver ett lite längre resonemang, så jag ger mig på det nedan.

Vad menas med att vikta utvärderingsmodeller?
När jag skriver ”vikta utvärderingsmodeller” så menar jag att du har en utvärderingsmodell med flera komponenter, där antalet beräknade inköp för de olika komponenterna skiljer sig åt. Ett klassiskt exempel på detta kan vara en upphandling av ett ramavtal för mejeriprodukter: Du tar in priser på lättmjölk, filmjölk och keso och anbudsgivarna ska därför prissätta dessa poster i utvärderingsmodellen. Eftersom kommunen förmodligen kommer köpa mer lättmjölk än filmjölk och keso är det viktigt att detta speglas i utvärderingsmodellen: Du ”viktar” utvärderingsmodellen, genom att ange att beräknade inköp av lättmjölk är 10 000 liter per år, filmjölk 1 000 liter per år och keso 500 liter per år. Priserna som anbudsgivarna lämnar för de olika artiklarna multipliceras med den beräknade volymen för varje artikel, och sen summeras dessa för att skapa ett utvärderingspris. Anbudsgivaren med lägst utvärderingspris vinner.

Du behöver förstås inte göra såhär. Skulle det verkligen bli problem om du inte tog reda på hur mycket lättmjölk, filmjölk och keso du beräknas köpa och istället anger ”1 liter” på alla tre posterna? Det är det som det här inlägget ska handla om.

Måste jag vikta mina utvärderingsmodeller?
Det beror på. Eller nej, kan man förstås också säga. Du måste inte vikta dina utvärderingsmodeller. Jag brukar ha som grundprincip att en utvärderingsmodell helst bara ska ha en komponent, om det är möjligt. I exemplet ovan är det förstås förknippat med problem att tvinga anbudsgivarna att lämna samma pris på lättmjölk, filmjölk och keso (och alla övriga artiklar i varukorgen). Men i andra fall är det fullt rimligt att bara kräva in ett fast pris eller ett rörligt pris.

Ett exempel på när fast pris kan vara lämpligt är när du upphandlar en entreprenad där de flesta förutsättningar är kända. Då är det lätt för alla anbudsgivare att räkna på vad det borde kosta, och lämna ett pris på detta. Den anbudsgivare som lämnar det lägsta priset vinner och utför uppdraget till det angivna priset. Inga problem.

Så jag ska alltid bara begära in ett pris?
Nej, det är inte lämpligt. Men man ska känna till att det kan innebära problem så fort din utvärderingsmodell innehåller fler än en position som anbudsgivarna ska prissätta. Det kan till exempel vara fallet om positionerna inte är viktade rätt, eller om det råder stor osäkerhet kring framtida utfall. I det första fallet ges den befintliga leverantören ofta en fördel eftersom denne har bättre koll på faktiskt utfall än nya leverantörer, vilket öppnar för taktisk prissättning. I det andra fallet kan en felaktigt utformad utvärderingsmodell leda till att kommunen får betala en onödigt hög riskpremie, eller att avtalet inte blir så flexibelt som man önskat. Men mer om det senare.

Hur menar du, taktisk prissättning?
Om vi går tillbaka till exemplet med mejeriprodukter ovan. Säg att du i utvärderingsmodellen vill ha pris på alla tre produkterna, men viktar dessa fel genom att bara multiplicera priset med 1 liter för samtliga positioner. Det kommer leda till en situation som illustreras i tabellen nedan.

Utvärderingspriset, som används för att jämföra anbudsgivarna, blir i det här fallet 70 kr. Anbudsgivarens faktiska intäkt under avtalstiden blir dock 235 000 kr. Är detta då ett problem? Ja, om anbudsgivaren väljer att agera taktiskt för att antingen maximera sin intäkt eller maximera sina chanser att vinna avtalet så är det ett problem. Vi tar samma tabell igen, fast med lite andra siffror.

I den andra tabellen har anbudsgivaren genom att skruva lite på priserna lyckats öka sina beräknade intäkter under avtalstiden från 235 000 kr till 430 000 kr utan att detta har påverkat anbudsgivarens utvärderingspris. Anbudsgivaren har således samma chans att vinna avtalet men det kommer ge en väsentligt högre intäkt under avtalstiden (en intäkt som ju är en kostnad som kommunen måste betala).

Jag tänker inte visa det här, men det är inte så svårt att förstå att en anbudsgivare även kan skruva på priserna åt andra hållet: Så att man sänker utvärderingspriset men behåller samma intäkt. Då ökar man möjligheten att vinna avtalet utan att för den sakens skulle behöva riskera mindre intäkter under avtalstiden.

Det var ju inte så bra. Men hur menar du att en stor osäkerhet om framtida volymer kan leda till problem?
Det är här högstadiealgebran kommer in, och ett nytt exempel. Säg att du behöver en leverantör som ska trafikera en busslinje. Du vet att anbudsgivarna både har fasta kostnader (köp av buss) och rörliga kostnader (Drivmedel, reparationer, service, personal…). Om vi antar att en anbudsgivare som räknar på upphandlingen tror sig ha 500 000 kronor i fasta kostnader och utöver det kostnader på ytterligare 50 kronor per körd mil så kan anbudsgivarens kostnader till följd av avtalet beskrivas enligt nedan:

Kostnader (Y) = 500 000 kr + 50 kr * x. X är i det här fallet antal körda mil.

Man förstår i det här fallet att det är viktigt för anbudsgivarna att veta hur många mil man ska köra för att kunna räkna på kostnaderna. Kommunen uppskattar antalet mil till 10 000 under hela avtalstiden, men anger samtidigt att man vill ha viss flexibilitet i avtalet och att antalet körda mil ska kunna variera med +/- 20 % utan extra ersättning till anbudsgivaren.

I det här fallet blir det svårt att klara sig på en utvärderingsmodell där man antingen begär in bara ett fast pris för att trafikera uppdraget, eller bara ett rörligt pris (pris per kilometer) för att trafikera uppdraget. Anbudsgivaren vet att antalet körda mil kan variera mellan 8 000 och 12 000 så måste denne räkna på båda fallen, enligt nedan:

Fast ersättning 1: 500 000 + 50 * 8 000 = 900 000 kronor
Fast ersättning 2: 500 000 + 50 * 12 000 = 1 100 000 kronor

En anbudsgivare som ska lämna ett fast pris måste i det här fallet lämna priset 1 100 000 kronor, för att inte riskera att förlora pengar på uppdraget. Om det faktiska utfallet då blir 10 000 mil som kommunen räknade med, så innebär detta att kommunen betalat 100 000 kronor för mycket till följd av osäkerheten. Man kan säga att man har betalat en riskpremie, lite som en försäkringskostnad mot eventuella förändringar av uppdraget.

Ovan situation går inte heller att lösa med en helt rörlig ersättning:

Rörlig ersättning (RÖ) = pris (P) * antal mil (x) = Px

RÖ är alltså lika med Px. För att anbudsgivaren ska kunna räkna hem avtalet måste RÖ vara lika med anbudsgivarens kostnader. Det kan man visa såhär:

Leverantörens kostnader Y = 500 000 + 50x
Ersättning = Px

Y = Px
P = Y/x

Priset som anbudsgivaren ska sätta vid enbart rörlig ersättning är alltså anbudsgivarens totala kostnader dividerat med antalet körda mil. För de två fallen ovan med 8 000 mil resp 12 000 mil ger detta följande uträkningar

Pris hög = 900 000 kr / 8 000 mil = 112,5 kr/mil
Pris låg = 1 100 000 kr / 12 000 mil = 91,7 kr / mil

Anbudsgivaren skulle i det här fallet kunna sätta ett pris på 91,7 kr/mil om kommunen kunde garantera den högre volymen, men måste förmodligen sätta ett pris närmare 112,5 kr/mil eftersom det finns en risk att avtalet kommer landa på den lägre volymen.

Oavsett om man väljer ett fast pris eller ett rörligt pris i utvärderingen så leder en stor osäkerhet till att kostnaden för kommunen riskerar bli onödigt hög. Då kan det vara bra att dela upp utvärderingsmodellen i både en fast och en rörlig del. Anbudsgivaren får då kanske både lämna ett fast pris per år och ett rörligt pris per körd mil. I det fallet kan anbudsgivaren anpassa sina priser för att bättre matcha den egna kostnadsbilden, vilket förmodligen kommer leda till ett bättre och mer flexibelt avtal för båda parter.

Så man bör alltid dela upp utvärderingsmodeller i en fast och en rörlig del?
Nej. Även i det här fallet finns ju risken att om man inte viktar den fasta delen rätt i förhållande till den rörliga delen så kan anbudsgivarna jobba med taktiska prissättningar. Det finns således risker även med att dela upp utvärderingsmodellen.

Om ett avtal nästan helt domineras av fasta kostnader för leverantören så kan det vara bättre att bara begära in ett fast pris även om det finns en mindre del som är rörlig. Detsamma gäller i det omvända fallet. Men om man kan räkna med att leverantörerna både kommer ha väsentliga fasta kostnader och väsentliga rörliga kostnader kombinerat med att osäkerheten om hur mycket som ska produceras är stor för anbudsgivaren så kan det vara värt att dela upp utvärderingsmodellen i två komponenter.

Allt detta verkar väldigt krångligt…
Upphandling är ganska krångligt. Det mesta jag har resonerat om i det här inlägget handlar om att få till ett så bra avtal som möjligt, och därmed en så bra affär som möjligt. För det krävs lite kunskap i företagsekonomi, avtalsjuridik och matematik, samt en bra kännedom om den egna organisationen samtidigt som man har en stor förståelse för den andra parten (anbudsgivaren/leverantören).

Du kan förmodligen göra en hel upphandling på ”rätt” sätt (=du vinner en eventuell överprövning) utan att reflektera en sekund över den texten jag har skrivit ovan. Men om du strävar efter att få till bra avtal, och inte bara göra rätt enligt LOU, så tror jag att det kan vara värt att läsa och fundera kring det här inlägget. Och hör gärna av dig för att diskutera egna tankar om utvärderingsmodeller och hur dessa läggs upp på bästa sätt!

Med vänliga hälsningar,
Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg
Simrishamns kommun