Om Adda inköpscentrals avtalskort

Innan sommaren blev jag kontaktad av Fredrik Lovén på Adda Inköpscentral angående en idé han hade. Det handlade om så kallade ”Avtalskort”, och han hade tagit fram ett exempel på hur ett sådant skulle kunna se ut för avtalsområdet ”Bevakning- och larmtjänster”. Ett ”avtalskort” innebar helt enkelt att all relevant information om ett ramavtal sammanfattades på en 2-sidig a4 – information om hur avtalet bidrar inom områden som enkelhet, hållbarhet, effektivisering, innovation och digitalisering. Avtalstiden fanns med, såväl som vilka leverantörer som blivit antagna, information om priser, information om hur avtalet kommer följas upp, leveransvillkor samt kopplingar till agenda 2020-målen.

Idén tyckte jag förstås var toppen. Jag har själv jobbat på ett liknande sätt när jag redovisar hållbarhetskriterierna i våra riktlinjer för upphandling och inköp (mer om detta här: Upphandlingsfrukost 2021-01-15: Nya riktlinjer för upphandling och inköp med tema hållbarhet | Upphandlingsbloggen) i vår årliga rapport om upphandlingsverksamheten i Simrishamn (mer om denna här: Årlig rapport om upphandlingsverksamheten 2020 | Upphandlingsbloggen). Som det mesta andra när det gäller Adda inköpscentral så var förstås även deras avtalskort mer ambitiösa, snyggare, mer detaljerade och allmänt bättre än mina egna försök till redovisning.

När jag söker på Addas hemsida nu så ser jag att de redan börjat tillämpa avtalskorten inom flera olika områden. Förutom ovan nämnda bevakning och larmtjänster finns det avtalskort för avtalen ”Digitala och fysiska utskriftstjänster”, ”Klottersanering”, och ”Boknings- och bidragslösningar”. Dessa avtal har vi inte använt i Simrishamns kommun, dock planerar vi att börja avropa från det kommande ramavtalet Litteratur 2020 och till min glädje såg jag att det även för detta avtal fanns ett avtalskort. Jag tänkte gå igenom detta nedan och sammanfatta med lite egna tankar efterhand.

På avtalskortets första sida finns information om hur avtalet bidrar till organisationens mål. Adda lyfter fram några områden som jag förutsätter är områden som är särskilt viktiga för biblioteken och för upphandlande myndigheter i stort. Det handlar till exempel om att varor levereras med minsta möjliga miljöpåverkan, att leverantören uppfyller villkor om mänskliga rättigheter, att plaster inte innehåller miljö- eller hälsofarliga ämnen, att man enkelt får tillgång till litteratur inom många olika genrer från hela världen och att det är enkelt för biblioteken att föra över bibliografiska data in i sina bibliotekssystem. Det är roligt att läsa just den sammanfattningen, för det ger en liten inblick i vad upphandlaren och de som jobbat med ramavtalet ser som de viktigaste områdena i arbetet med att ta fram ramavtalet. Jag tror dessutom att man i just det här fallet har landat helt rätt i sina fokusområden – baserat på mina tidigare erfarenheter av att implementera ramavtal för litteratur i organisationen så är det just dessa bitar som är viktiga för biblioteken.

På höger sida får du information om avtalets priser, när avtalet träder i kraft, vilka leverantörer som är antagna, hur man avropar samt vilka leveransvillkor som gäller enligt avtalet. Det var faktiskt just den här informationen som jag letade efter när jag hittade avtalskortet, närmare bestämt priserna som jag inte hittade i Addas nyhetsbrev eller på ramavtalets sida på hemsidan. Det är också här jag hittar en utvecklingspotential för avtalskortet, nämligen en kort analys om vad som förändrats jämfört med den senaste avtalsperioden och varför. Jag vet till exempel att vi i dagens ramavtal har 10 % rabatt på förlagspriset för litteratur, något som nu verkar ersättas med 6 % påslag. Även om det redan finns mycket information så hade det varit intressant om man någonstans kunde få med en sammanfattande reflektion / information kring varför man tror att priserna förändrats. Har priset på papper ökat? Har man ställt högre miljökrav? Är leveranstiderna kortare? Den här synpunkten gäller väl egentligen inte enskilt priserna i och för sig, för jag tror att alla de upphandlande myndigheter hade uppskattat inte bara en sammanfattning av vad det nya avtalet gör bra utan även en information om vilka som är de väsentligaste förändringarna jämfört med det tidigare avtalet. Om man till exempel har ställt högre miljökrav och bestämt sig för att dubbla uppföljningsinsatserna i syfte att identifiera brister i hållbarhetskedjan hos leverantörerna så känns det som en jättebra anledning till att priserna blivit högre. Det här problemet kanske löser sig själv med tiden när man kan jämföra befintliga avtalskort med nya avtalskort, men det hade ändå varit intressant.

På avtalskortets andra sida finns information om avtalets omfattning, hur det kommer följas upp genom revisioner, fördjupningspunkter samt koppling till Agenda 2030-målen. Här tycker jag kanske att delen ”fördjupning” är lite överflödig då mycket av informationen där finns på förstasidan. Jag vet i och för sig inte vad jag hellre skulle ersatt den med. Kanske en rubrik som heter ”Avgränsning” eller liknande. Inom vissa avtalsområden kan det vara otydligt vad som ska handlas från vilket ramavtal och hur det aktuella ramavtalet förhåller sig till övriga angränsande ramavtal. Jag vet att det aktuella ramavtalet omfattar litteratur baserat på ramavtalets namn och informationen under rubriken ”omfattning”, dock vet jag kanske inte att just E-litteratur och Läromedel avropas från separata ramavtal som också Adda inköpscentral tillhandahåller. För att undvika missförstånd och i värsta fall felaktiga avrop så skulle man kunna förtydliga här vilka angränsande ramavtalsområden som finns och hur det här ramavtalet förhåller sig till dessa.

Sen kan man förstås inte begära att man ska få plats med allt på två korta A4-sidor heller. Den information som finns är jättebra och hjälpfull för mig och andra som jobbar med upphandling ute i kommunerna. De visar dessutom på ett föredömligt sätt hur viktigt upphandling är och hur många områden som går att påverka genom ett effektivt upphandlingsarbete. Därför blir jag lite extra glad att Adda väljer att lyfta fram ”revisioner” som en punkt på avtalskortet. En av de stora anledningarna till att vi väljer att använda oss av Addas ramavtal framför att upphandla egna är att vi själva inte har tillräckliga resurser för att göra så genomgripande revisioner som Adda har möjlighet att göra. Att veta att det faktiskt kontrolleras att plasten som används i böcker är hållbart producerad och fri från gifter istället för att man bara har skrivit det i ett dokument är väldigt mycket värt för mig personligen, och förmodligen för alla som vill att vi genom upphandling ska bidra till en bättre värld.

Så, för att sammanfatta. Bra jobbat Adda! Fortsätt med det fina arbetet ni gör med att underlätta för oss kommuner som använder era ramavtal.