Vad fan får jag för pengarna?
En kommunal budgetprocess är vad den är. Arbetet med att ta fram en budget för 2022 påbörjades redan i november 2020. Därefter flyter arbetet på i sin egen takt. Jag går igenom några av ”höjdpunkterna” i arbetet nedan.
I mars 2021 hålls en första avstämning med budgetberedningen, presidium från de olika nämnderna samt utvalda tjänstepersoner. Då har redan tidplan, anvisningar och mallar för investerigns-, exploaterings- och driftbudget skickats ut till berörda. I det här inlägget kommer jag främst att beröra den senare av dessa dokument, det vill säga driftbudgeten.
I juni 2021 är arbetet med att anta investerings- och exploateringsbudget färdigt då Kommunfullmäktige beslutar om att anta dessa.
I augusti 2021 påbörjas det mer intensiva arbetet med driftbudget. Då har nämnderna redan antagit en preliminär budgetskrivelse avseende drift, nämndsmål och eventuella taxor och skickat dessa till ekonomienheten för sammanställning. Det föregås av ett arbete där varje förvaltning gått igenom sina verksamheter och identifierat besparingsmöjligheter motsvarande 1 % av nämndens totala driftbudget (tråkigt), identifierat nya resursbehov och äskande (roligt), samt förklarat vilka konsekvenser en besparing respektive vilja möjligheter nya resurser skulle innebära. Tillsammans med en hel hög andra faktorer (beräknat skatteunderlag, internhyror, löneutveckling…) ligger detta sedan till grund för arbetet med att ta fram ett budgetförslag i balans.
Varför detta är intressant på en blogg om offentlig upphandling? Jag kommer till det.
När budgetberedningen kommit med ett förslag så påbörjas nämligen ett av de viktigare arbetena för politikerna – prioriteringen mellan resurser. Vilka besparingar ska genomföras och vilka satsningar ska dessa besparingar finansiera? Vilka resurser innebär en ökad inflyttning, och hur ska dessa resurser fördelas? En kommunal budget skiljer sig inte mycket från ett år till ett annat, men för de verksamheter som tvingas genomföra besparingar och för andra verksamheter som får möjlighet att satsa så kan en tjänst mer eller mindre betyda allt. En besparing inom biblioteksverksamheten kan innebära en förstärkning inom arbetet med våtmarker. En minskad budget för bidrag till lokala föreningar kan finansiera en extra bygglovshandläggare. Eller kanske kan en höjning av skattesatsen användas för att motverka nedläggningen av en byskola.
Budgeten måste vara i balans. Resurser prioriteras. Vill man satsa på det ena kan man inte satsa på det andra. Och om pengar inte finns kan pengar inte heller spenderas. Och det är här någonstans som det här börjar handla om offentlig upphandling. För på måndag den 25/10 ska Kommunfullmäktige i Simrishamn besluta om en ny driftbudget för år 2022. Det finns tre förslag, Alliansens, Oppositionens och Sverigedemokraternas. Vilken budget som antas beror till stor del på hur SD väljer att göra med sina röster, så både Alliansens och Oppositionens budget har en realistisk möjlighet att gå igenom. Båda dessa budgetar innehåller dock en post som har en direkt påverkan för min vardag:
- Kommunstyrelsen tillförs 300 tkr för upphandlingskompetens från övriga nämnder.
I Kommunstyrelsens egen budgetskrivelse från tidigare i år konkretiseras denna post ytterligare:
Upphandling
Äskandet avser en ny tjänst som avtals- och inköpscontroller. Genom att anställa ytterligare en person som jobbar med upphandlingsfrågor centralt skulle följande kunna uppnås; ökat stöd till förvaltningarna gällande e-handel, bättre stöd till förvaltningarna vid större direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar, en kvalitetshöjning av avtalsdatabasen samt större möjlighet att arbeta aktivt med de aktiviteter kopplade till inköp och upphandling som nämns i hållbarhetspolicyn.
Det finns goda möjligheter att ett arbetssätt där kommunens upphandlare kan ge ett mer aktivt stöd till kommunens verksamheter inom de områden som nämns ovan kommer att leda till både direkta och indirekta besparingar, förenklingar och en generell kvalitetshöjning i kommunens verksamheter. Inköp och upphandling är en viktig del för att kunna leva upp till nämndmålet om ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet.
Bland alla besparingar, nya resursbehov och tilläggsanslag så har alltså våra förtroendevalda beslutat sig för att det behöver tillföras ytterligare 600 tkr (varav 300 tkr finansieras av nämdnerna) för att jobba med avtalsuppföljning. Det känns förstås väldigt roligt. Men samtidigt känns det också förpliktigande. Dessa 600 tkr är ju pengar som skulle kunnat användas för att anlägga en ny blomsterplantering, anställa ytterligare en lärare eller för att arbeta mer med folkhälsofrågor. Därför tycker jag att både förtroendevalda och anställda har rätt att ställa sig frågan som Svenskt Näringslivs ordförande Leif Östling en gång ställde sig: Vad fan får jag för pengarna? Varför är en avtals- och inköpscontroller viktigare än en ny lärare? Jag hoppas att vi efter 2022 ska kunna redovisa ett svar på den frågan, men redan nu har jag en grundläggande tanke om varför en sådan person behövs och vilket mervärde den kan bidra med för kommunen:
- Utökat arbete med e-handel. Kommunen har redan ett e-handelssystem där vi köper livsmedel, kontorsmaterial, kemtekniska produkter och några produktkategorier till. Genom att anställa en person med systemansvar för e-handelsystemet hoppas vi att fler avtalsområden ska bli beställningsbara genom systemet, att arbetet med att följa upp inköpen i systemet ska bedrivas mer aktivt och att de 150-200 personer som beställer i systemet ska kunna få ett bättre stöd än tidigare.
- Intern kontroll. Arbetet med intern kontroll flyttas från oss upphandlare till personen som jobbar med avtalsuppföljning. Frigör tid för upphandlarna som kan användas för att arbeta med just upphandling.
- Avtalsuppföljning. Genom att kunna hjälpa förvaltningarna att göra strukturerade uppföljningsinsatser på de mest väsentliga avtalen säkerställer vi att avtalsvillkor följs, och höjer därmed kvaliteten i kommunens verksamheter. Om vi till exempel får in livsmedel med ursprung från annat land än Sverige kan en extra granskning av dessa produkter göras för att säkerställa att de producenter som levererar livsmedlet innehar alla certifikat/tillstånd som krävs – då kan vi antingen vara trygga med att produkterna är bra trots att de inte levereras från Sverige eller (om uppföljningen uppvisar brister) så kan vi kräva att produkten bytas ut till en produkt som uppfyller våra krav.
- Genom att i större grad säkerställa att krav som ställs i upphandlingar också följs minskar vi på sikt risken för oseriösa aktörer och ökar möjligheten för seriösa aktörer att delta i kommunens upphandlingar. Små och medelstora leverantörer får en bättre möjlighet att leverera då större företag i mindre utsträckning kan ”chansa” på att villkor i upphandlade avtal inte kommer följas.
- Kontaktperson avtalsuppföljning. Genom att ha en generell kontaktperson för frågor som rör avtalsuppföljning (försenade leveranser, brister i kvalitet, mycket restorder, felaktiga priser) så får vi en helhetsblick över vilka avtal som inte fungerar och var framtida uppföljningsinsatser bör prioriteras.
- Genom att under avtalstiden ta fram strukturerade beslutsunderlag som visar på exempelvis avtalstrohet, vanliga tjänster och produkter som köps utanför upphandlat sortiment, problematiska avtalsvillkor och andra väsentliga händelser ges en bättre möjlighet för oss som jobbar med upphandling att i framtida upphandlingar anpassa våra upphandlingar och implementeringsinsatser för att undvika att felen upprepas.
- Mer stöd vid förvaltningarnas eget arbete med större direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar. Genom att synliggöra fler upphandlingar på kommunens hemsida och bli mer transparenta och professionella i våra inköp ökar vi trovärdigheten får vi fler och bättre anbud i våra upphandlingar, även vid inköp till mindre belopp.
Det var en liten sammanställning över mina tankar med en sådan tjänst. Glömmer jag något? Ja, förstås. Ovan har jag bara fokuserat på kvalitetshöjning, minskade risker och förenkling av arbetet för kommunens anställda. Men det är klart att detta också kommer leda till besparingar. Jag är dock glad att den här tjänsten tillkommer utan krav på att hela tiden redovisa de ekonomiska besparingarna som den leder till – en så kallad ”den här tjänsten finansierar sig själv”-tjänst. Dels kan det vara svårt att påvisa faktiska besparingar till följd av inrättandet av en sådan tjänst, dels kan det innebära en risk att uppföljningsarbetet blir ”felprioriterat” då det bara styrs mot ekonomiska avvikelser.
Istället kan man fråga sig: Vad är besparingen av att säkerställa att en leverantör har en fullgod backup av data i ett kritiskt verksamhetssystem? Vad är besparingen av att personer i hemtjänsten behöver lägga 30 minuter i veckan på att beställa varor istället för 60 minuter i veckan? Vad är besparingen av att en liten, duktig leverantör lyckas få in en fot på den offentliga marknaden? Och vilken besparing blir det att vi får mer tid att implementera ett avtal i organisationen och bättre möjligheter att förbättra avtalsvillkoren i kommande upphandlingar?
Men – även om monetära besparingar aldrig får vara huvudsyftet med att införa en sån här tjänst, så är jag övertygad om att vi också kommer kunna räkna hem sådana. Det är bara att titta på exempel från andra upphandlande myndigheter och diverse expertorganisationer:
Effektivare offentlig upphandling – mer nytta för pengarna! (svensktnaringsliv.se)
Avtalsuppföljning gör skillnad för medborgaren – Upphandling24
”Avtalsuppföljning ett måste” – Upphandling24
Ta kontroll över uppföljningen (inkopsradet.se)
Lönsamt med en avtalscontroller (inkopsradet.se)
Det här med uppföljning (inkopsradet.se)
Så får du bättre avtal – Upphandling24
Så, genom att bedriva ett effektivare inköpsarbete kan vi kanske finansiera den där administratörstjänsten på det särskilda boendet, böckerna till skolbiblioteken, blomsterrabatten eller den nya lärartjänsten. På lite längre sikt och med hårt arbete kan vi förmodligen finansiera alla fyra. Det är i alla fall målsättningen och löftet till kommunens förtroendevalda, anställda och medborgare.
Läs också gärna mina tidigare inlägg om avtalsuppföljning, bland annat ”Inköpsverksamhetens svarta hål” (som vi nu försöker utforska och ta kontroll över):
Inköpsverksamhetens svarta hål | Upphandlingsbloggen (simrishamn.se)
