Årskrönika 2021 – VI gjorde det (!?)

För egen del är det svårt att komma runt en sak när det är dags att tänka tillbaka på och reflektera kring upphandlingsåret 2021 – och därför är det väl lika bra att inleda med det:

Upphandling av ekonomi- och inköpssystem
Rent formellt så kanske detta bör kopplas till 2020, då annonsering och sista anbudsdag inträffade innan årsskiftet. Dock fortsatte arbetet med förhandling, utvärdering, tilldelning, avtalstecknande och, inte minst, införande under hela 2021. Den 26:e mars skickade jag ut följande mail till styrgruppen och till alla andra som deltagit i upphandlingen på ett eller annat sätt.

Bara det mailet i sig förtjänar en analys:

  • Som ni ser går mailet ut till en bra bit över 60 personer. Det är så många personer som blir inblandade när man ger sig på att upphandla ett ekonomisystem med gemensam installation till 4 kommuner inklusive kommunala bolag.
  • Jag använder ordet ”kollegor”, även om mailet går ut till alla dessa personer i olika organisationer. För så kändes det, och känns fortfarande – i och med att vi upphandlat ett gemensamt system så är ekonomienheterna i våra kommuner nu sammanlänkade på ett sätt som det inte var tidigare. Det tror jag är en av de största styrkorna i detta när vi nu går framåt och jobbar vidare med ett gemensamt system.
  • Jag har nog aldrig skrivit något mer träffsäkert än det jag skrev i de två sista meningarna i bilden: Det här är inte slutet. Det är nu det börjar.

För visst känns det som att när man skickar tilldelningsbeslut och tecknar avtal så är arbetet klart? Och så är det förstås, till viss del. Men att införa ett ekonomisystem är sannerligen inte en dans på rosor. Under perioden mars-december har jag själv fått förmånen att sitta med i två olika styrgrupper för införandet, jag har fått jobba med kommunikationen kring projektet, jag har varit delprojektledare för införandet av e-handelsmodulen och jag har suttit med som deltagare i delprojektet för leverantörreskontramodulen. Detta samtidigt som vi under delar av året varit underbemannade på ”upphandlingsenheten” i Simrishamn. Det säger sig självt att det varit intensivt, inte bara för mig utan för alla som deltagit i projektet. Men när vi nu kommit fram januari 2022 och systemet är på plats och redo för att tas i drift och upphandlingsorganisationen är fullbemannad och ska utökas med ytterligare en resurs kan jag utan någon som helst tvekan säga att det var värt det. Och, kanske ännu viktigare: Vi gjorde det. Tillsammans.

(Frågetecknet i rubriken kommer från att vi rent formellt inte leveransgodkänner systemet förrän den 31a mars efter att vi testat det ”live” i våra organisationer i tre månader. Men nu är systemet i alla fall på plats enligt tidplan och redo att tas i drift på avtalat datum).

Det får bli det jag skriver om införandet av ekonomisystem. Det har ju hänt lite på upphandlingssidan också.

Ny kollega
Jag har fått en ny kollega, Natalie. Natalie kommer direkt från utbildning till offentlig upphandlare, men har bidragit till organisationen från dag 1. Utan Natalie hade vi inte hunnit med de upphandlingar som behövde göras samtidigt som allt annat flutit på. Simrishamns kommun har tur som har fått in en så duktig person i organisationen.

Insikt
Vi har gått med i enkätundersökningen ”Insikt” för upphandlingsfrågor. Det är en undersökning som mäter hur nöjda de företag som lämnat anbud i våra upphandlingar är med upphandlingsprocessen. Vi har fått in de första resultaten och även om det kvarstår att rapportera in några upphandlingar innan år 2021 är komplett tänkte jag dela med mig av ett par diagram här.

Det första diagrammet visar hur vi står oss på olika område jämfört med tre olika kategorier av organisationer. Vi bör väl främst jämföra oss med kategorin ”Mindre städer/tätorter och landsbygdskommuner”. Undersökningen visar att när det gäller områdena ”Information” och ”Tillgänglighet” så har vi lite att jobba med. Just tillgänglighetsfrågan är kanske kopplad till underbemanningen och det faktum att jag under året jobbat så mycket med ekonomisystemet och e-handelsinförandet, men det är viktigt för oss att ta till oss av det oavsett. Förhoppningsvis kan vi bli bättre på området när vi anställt ytterligare en person. Roligt är att när det gäller kompetens, rättssäkerhet och effektivitet så ligger vi långt fram. Man kan förstås alltid bli bättre, men det verkar som att vi är inne på rätt väg i alla fall när vi får så fina betyg!

Två andra diagram som är roliga att lyfta fram är det sammanvägda ”NUI-indexet”, där vi också ligger högt, och den enskilda frågan om affärsmässighet och att uppnå den goda affären för båda parter, där vi också ligger väldigt högt. Det är nog den frågan jag brinner mest för, så det känns kul att få bra bedömningar från anbudsgivarna i våra upphandlingar just där.

Upphandlingar och Överprövningar
En sak som jag kommer minnas med 2021 är alla överprövningar som vi behövt hantera. Av 35 upphandlingar och direktupphandlingar med sista anbudsdag under 2021 så har 5 stycken blivit överprövade, eller cirka 14 %. Av dessa har vi vunnit en, förlorat en och väntar fortfarande på besked i 3 stycken. Det är en siffra som är mycket högre än vi är vana vid och något vi får ta med oss och fundera över.

(Tyvärr kan jag inte skylla det stora antalet överprövningar på min nya kollega, då det är jag själv som ansvarat för alla upphandlingar som blivit överprövade…)

Samtidigt har vi också lyckats ta många större upphandlingar i mål. Alla livsmedelsupphandlingar är klara, och livsmedelsavtalen är inlagda i e-handelsystemet som vi går igång med imorgon. Vi har fått ett nytt avtal för Offentlig belysning, avtalen för vinterväghållning var klara i god tid, vi har startat ett nytt ramavtalsområde för konsult- och anläggningstjänster kopplat till våtmarker och driftverksamheten har fått en ny slagslåtter och en ny hjullastare. Vi har arbetat fram en ny metod för att ta kontroll över avtalsvillkoren och genomföra avtalsuppföljningar. Det har varit ett intensivt år, men samtidigt ett roligt år.

Vad händer 2022?
2022 blir förhoppningsvis året då vi tar nästa steg för inköpsverksamheten i Simrishamns kommun. Vi har flera saker planerade som, om det blir som vi tänkt, kommer bidra väsentligt till att få bättre kontroll över våra inköp och som kommer underlätta den interna kontrollen och uppföljningen.

  • Vi har en ledig tjänst som avtalscontroller ute, med sista ansökningsdag 31 januari. Lediga jobb – Controller – Simrishamn – Skåne län – Offentliga Jobb. Det är en otroligt intressant roll som jag själv hade sökt om jag inte redan trivts så bra i den rollen jag redan har! Om vi får en person på plats innan sommaren så är tanken att denna person ska införa fler avtal i e-handel, genomföra fler uppföljningsträffar med våra viktigaste leverantörer och underlätta för verksamheterna i arbetet med avtalsuppföljning.
  • Vi har börjat kartlägga vilka nyckeltal vi vill följa upp, och har lagt grunden för en uppföljningsmodell som bygger på Power Query och Power BI. Genom att använda datakällor från det nya ekonomisystemet, upphandlingssystemet, direktupphandlingsmodulen och avtalsdatabasen är tanken att vi genom relativt enkla medel ska kunna ge en bra översiktsbild över hur kommunens inköpsverksamhet ”mår” i realtid. Jag ska under första halvåret hålla inspirationsföreläsningar om detta i Tomelilla, Sjöbo och Skurup och förhoppningsvis kan vi med vårt gemensamma ekonomisystem som grund bygga upp något riktigt intressant. Det ska bli kul att kommunicera mer om detta framöver!
  • Vi ska ha mer extern samverkan. Redan den 11 januari har vi en e-handelsutbildning där även externa deltagare är välkomna, och förhoppningen är att det blir fler liknande träffar på olika tema under året. Genom att dela med sig av erfarenheter och samtidigt ta del av andras tankar och erfarenheter så utvecklar vi vår inköpsverksamhet, och kan förhoppningsvis samtidigt bidra till att andra organisationer kan göra samma sak.

Sammanfattning
Var det något mer? Jag tror inte det. Vi lämnar ett speciellt, men väldigt roligt, 2021 bakom oss och håller nu fullt fokus på 2022. Jag vill avsluta med att önska alla läsare på bloggen en god fortsättning. Jag hoppas att jag ska ha mer tid över till bloggen 2022 än jag hade 2021, då den är ett viktigt verktyg för analys och reflektion.

Med förhoppningar om ett gott nytt år för er alla;

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg, Simrishamns kommun