Värdet av e-handel och aktiv avtalsförvaltning

Nu har vi varit igång med vårt nya e-handelsystem i ett par veckor och det har gått över förväntan. Lite order som inte kom fram, lite behörighetsstrul, någon leverans som kom på fel datum, men på det stora hela har det fungerat över förväntan. Vi har redan börjat kontakta ytterligare leverantörer med förfrågan om att lägga in artiklar i systemet. Nästa steg är att kontrollera så att fakturaflödet och arbetet med varumottagning och inleverans går som planerat.

I det här inlägget tänkte jag ge en liten historik över vad e-handel kan göra för avtalstroheten. Det handlar om vad betydelsen är av att införa ett system jämfört med att inte ha ett system alls, vad det innebär att arbeta aktivt med information och stöd till verksamheterna jämfört med att inte göra det samt vad som händer när du har ett modernt system med många funktioner och hög användarvänlighet jämfört med att ha ett mer gammeldags system.

Jag kommer utgå från några siffror, och vi börjar redan år 2013.

3,4 % jämfört med 17,5 %
År 2013 gjorde vi dels en ny livsmedelsupphandling som började gälla den 1 oktober. Samtidigt gick vi igång med kommunens första e-handelsystem. På den tiden gjorde jag (tyvärr) inte sammanställningar över hur avtalstroheten såg ut i systemet. Däremot gjorde vi en intressant iakttagelse när vi återrapporterade till politikerna. Nedgången i livsmedelskostnader mellan 2014 och 2013 var 3,4 % för kostenhetens verksamheter. För hela kommunen exklusive kostenheten var nedgången hela 17,5 %. Detta förklarade vi med att avtalstroheten förmodligen varit hög redan från början på Kostenheten, och att den största vinsten för dem var att systemet underlättade i beställningsskedet (alla beställningar kan skickas från en plats istället för att behöva ringa runt/maila till många olika leverantörer och beställa). För övriga kommunen, som inte har inköp av livsmedel som kärnverksamhet, var systemet däremot ett direkt stöd och innebar att det blev lättare för avroparna att hitta det upphandlade sortimentet. Framför allt började dessa verksamheter också handla mer från andra leverantörer än den största grossisten, vilket inte bara gynnar prisbilden utan också de små och medelstora (och i vissa fall lokala) leverantörerna.

15,1 % -> 17,2 % -> 11,4 % -> 9,4 % -> 9,7 %
Samtidigt är ett e-handelsystem inte självgående. För att få ner andelen inköp som görs utanför det upphandlade sortimentet krävs också ett aktivt arbete med avtalsförvaltning och information. Det krävs också att det upphandlade sortimentet motsvarar behovet ute i verksamheterna. Detta är ett mer långsiktigt arbete och sköter inte sig själv.

Sifferserien ovan visar utvecklingen i andelen inköp utanför avtalat sortiment från vår huvudleverantör under perioden 2016-2020. I oktober 2017 fick vi ett nytt livsmedelsavtal, och då jobbade vi mycket med att få ett bredare sortiment och efter införandet jobbade vi också mer med uppföljning och information till verksamheterna. Detta gjorde att inköpen utanför avtal minskade från 17,2 % till 11,4 % mellan år 2017 och år 2018. Efter det har vi haft löpande dialog med leverantören och lagt till produkter som saknats i det upphandlade sortimentet efterhand, och även fångat upp de största felköpen i e-handelsystemet och informerat verksamheterna om var de ska handla istället. År 2019 var första året vi hade en avtalstrohet över 90 % och det höll i sig under 2020.

22,6 % jämfört med 24,7 %
Jag skrev att vi i oktober 2017 fick nya livsmedelsavtal. Även om avtalstroheten över tid har minskat, så ser det aldrig lika bra ut direkt efter att man fått ett nytt avtal. Under perioden oktober – december 2017 var 22,6 % av inköpen utanför det upphandlade sortimentet. Trots det hade vi alltså redan året efter minskat den siffran till 11,4 %. Det visar om något på vikten av att implementera avtal, att följa upp hur verksamheterna handlar och att hjälpa dem att hitta rätt bland det upphandlade sortimentet.

Detta hade vi förstås med oss till år 2021 då vi också fick nya livsmedelsavtal i oktober. Trots det var siffran sämre för oktober – december 2021 än för motsvarande period 2017. Jag tror det kan förklaras med lite olika faktorer. Dels har det legat väldigt dåligt i tid – vi höll på att avveckla vårt gamla e-handelssystem och införa det nya, och vi hade därför mindre fokus på att informera och hjälpa verksamheterna att hitta rätt i det gamla systemet.

8,0 %
Detta får väl bli slutsiffran i det här inlägget. Var det värt allt arbete med att införa ett mer användarvänligt e-handelssystem? Tidiga siffror tycker jag ändå visar på det.

När vi tar ut statistik över beställningarna i systemet för de två första veckorna som vi varit igång så har 8,0 % av beställningarna varit utanför det avtalade sortimentet. Det ska alltså dels jämföras med vår tidigare bästa siffra 9,4 % (för ett helår, förvisso) och med snittsiffran 24,7 % för de tre senaste månaderna.

Det nya e-handelssystemet verkar alltså dels ha hjälpt verksamheterna hitta rätt sortiment, och dels vara ännu lättare att hitta i än vårt tidigare e-handelssystem. Och det här är bara början. Nu utökar vi antalet avtal som ska beställas via systemet, och vi lägger upp rutiner för att snabbare och oftare identifiera avvikande beställningar så att vi kan hjälpa verksamheterna att göra rätt. Vi ska också se till att höja andelen beställningar som görs i systemet jämfört med andra sätt, till exempel beställningar på leverantörernas hemsida eller via telefon/mail.

Det ska bli roligt att göra samma analys om ett år för samtliga avtal som ingår i systemet. Jag är övertygad om att vi kommer ha sparat både pengar och arbetstid för kommunens verksamheter jämfört med hur det var tidigare.