Anteckningar E-handelsfrukost

Idag har varit en väldigt givande e-handelsdag! Morgonen inleddes med upphandlingsfrukost på temat ”Så får vi in fler leverantörer i e-handel”. Ca 15 personer från olika organisationer i olika delar av Sverige deltog, några precis i början av sin e-handelsresa och några som kommit längre. SFTI/SKR var också representerade av Kerstin Wiss Holmdahl och det var bra när man behövde ställa lite mer detaljerade frågor.

Efter frukostmötet (8.00 – ca 9.30) träffade jag barn- och utbildningsförvaltningen för att diskutera ännu mer i e-handel, men då mer fokus på kontering, kopplingen e-handel <-> faktura och hur vi bäst bygger upp systemet för att det ska fungera optimalt för dem. Det är alltid viktigt med den dialogen när man får nya system eller ändra i rutinerna på andra sätt för att fånga upp problem och försöka hitta lösningar gemensamt med verksamheten.

Men tillbaka till upphandlingsfrukosten. Det inleddes med att varje deltagare fick presentera sig, och redan här tyckte jag det blev tydligt att det var kunniga och intresserade personer som bestämt sig för att vara med. Efter en stund presenterade jag vår processbeskrivning för hur vi tänker ansluta nya leverantörer och visade lite i vårt nya system, och sen höll vi i en gemensam diskussion kring detta. Det kom fram många bra tankar som jag sammanfattar nedan, och vi kom också fram till att det kunde vara en bra grupp att hålla kvar vid för att diskutera lite mer ”praktiska” e-handelsfrågor.

Nåväl, anteckningar från träffen nedan. Ser fram emot att träffas igen!

Deltagande organisationer
Simrishamns kommun
Sjöbo kommun
Tranemo kommun
Tranås kommun
Smedjebackens kommun
Botkyrka kommun
Kriminalvården
Lunds kommun
Svenska kyrkan
SFTI/SKR

Inledning
Deltagarna var allt från små kommuner som inte har e-handel, till större organisationer med flera 1 000 beställare i systemet och med 60-70 anslutna leverantörer. Simrishamns kommun ligger lite i mitten, med 150 beställare och ca 15 anslutna leverantörer.

Inledningen bjöd som sagt på många intressanta tankar, bland annat följande:

• Fallgropar när man inför ett system är att man tydligt märker att det inte finns en bra inköpsorganisation på plats. Vem handlar? Vem bör handla? Bra för att få koll på beställare. Vissa kommuner jobbade med utbildade beställare, utbildningar hölls i både LOU och i systemet.
• De flesta är överens om att det är bra att minska antalet beställare.
• Diskussion om att livsmedelsleverantörer är på gång med att implementera ett API för att kunna visa lagerstatus direkt i e-handelssystemen. Simrishamns kommun har detta för Procurator, visar hur det fungerar.
• Diskussion kring att leverantörer med fungerande Edifact-lösning kan vara ovilliga att gå över till nya lösningar (PEPPOL). Bra om man kan vara tydligare med vilka förväntningar man har redan i upphandlingen.

Presentation Simrishamn
Marcus presenterade process och stöd som tagits fram för att ställa krav i upphandling, föra dialog med leverantörer samt lägga upp dessa i system. Har provat processen med en leverantör som kommunen redan har via Adda och då var tiden från första kontakt till fungerande flöde 2 arbetsdagar, samt ytterligare ett par dagar innan beställarna släpptes på fullt ut. Bör gå ganska fort att ansluta nya leverantörer.

Diskussion kring liknande stöd för mindre leverantörer. Kommuner använder lösningar som excelprislistor samt formulär. Bra att dela erfarenheter i framtiden om olika lösningar som man använder sig av i olika kommuner.

Diskussion

Marcus hade skickat ut några frågor att använda som diskussionsunderlag. Vi hann inte gå igenom alla innan mötet tog slut. Sammanfattning av diskussioner nedan:

• Kan vara svårt att få sina beställare att överge sina favoritvarumärken. Vissa är fast vid att XXX Diskmedel eller YYY pålägg ska köpas, för att det är ”bäst”. E-handel kan synliggöra att det kan finnas alternativa produkter som uppfyller krav lika bra (eller i alla fall nästan lika bra) men är väsentligt billigare.
• Små kommuner kan stöta på motstånd från mindre leverantörer med e-handel, och kanske e-faktura speciellt. Är dock tvådelat, vissa kommuner har inte märkt något motstånd alls. När leverantörer byter sina egna systemplattformar kan det uppstå problem med meddelanden.
• Det är olika svårt att ha kontakt med olika VAN-operatörer också. Vissa VAN-operatörer har kommit längre i arbetet med PEPPOL/Samtrafiksavtal än andra.
• En viktig punkt som lyftes är att det märks hur inköpare i organisationen lyfts i sin yrkesroll när de kan handla via ett e-handelssystem. Det blir lätt att visa statistik på till exempel avtalstrohet, tiden för internfakturering kan minimeras om beställningar görs på rätt sätt och man kan hålla mindre lager.

Avslutning
Det är svårt att sammanfatta allt i ett blogginlägg, men detta blev lite enkla anteckningar från dagen. Marcus skickade ut de filer han visat på mötet till alla, och Kerstin skickade ett erbjudande till gruppen om deltagande i Peppol BIS implementationsgrupp. Alla, eller i alla fall de flesta, var överens om att vi bör träffas igen med jämna mellanrum!