Nöjd Upphandlings-index

I förra veckan presenterades 2021 års Insiktsmätning och det är första gången som vi i Simrishamn är med och mäter Nöjd Upphandlings-index. Nöjd Upphandlings-index baseras på en enkätundersökning som genomförs med leverantörer som lämnat anbud i kommunernas upphandlingar, och ger därmed en annorlunda bild än Svenskt Näringslivs undersökning av det lokala företagsklimatet som mäter just det – de lokala företagens attityd till kommunens upphandling.

Först och främst, gratulerar till Falkenberg, Oxelösund, Haparanda, Lysekil med flera som redovisar riktigt fina siffror (70+). Dessa kommuner får förstås agera föredöme för hur man ska arbeta för att förbättra sig inom undersökningens delområden – Information, Tillgänglighet, Bemötande, Kompetens, Rättssäkerhet och Effektivitet.

Själv (Simrishamns kommun) placerar vi oss på en mer blygsam placering strax under medel (61 poäng). Istället för att agera föredöme för andra får vi därför ställa oss frågan: Hur ska vi bli bättre nästa år? Det kräver förstås lite analys och eftertanke, vilket jag tänker redovisa i det här inlägget.

Metod
Först och främst blir det viktigt att titta på vilka siffror som redovisas och vilken metod som används. I Simrishamn har vi valt att inte redovisa direktupphandlingar (oavsett om de annonseras eller inte). Vi redovisar inte heller avbrutna upphandlingar eller överprövade upphandlingar som leder till ett avbrytande. Däremot redovisar vi överprövade upphandlingar när och om avtal kunnat tecknas. Vi redovisar upphandlingar som gjorts gemensamt med övriga kommuner, om vi är den kommun som hållit i processen. Upphandlingar där vi bara deltagit men där en annan kommun genomfört processen redovisar vi inte, däremot redovisar vi upphandlingar vi gjort åt andra organisationer men där vi inte själva deltagit (till exempel ett par upphandlingar som vi annonserade till ett kommunalt bolag i början av förra året). I de upphandlingar vi redovisar så redovisar vi samtliga inkomna anbud oavsett om de tilldelats kontrakt eller inte. Vi undersöker dock inte de anbudsgivare som valt att inte lämna anbud.

Så. Det är grunden för vår redovisningsmetod. Mer kortfattat kan man säga att alla upphandlingar (exkl. direktupphandlingar) som leder till att avtal kunnat tecknas med en anbudsgivare redovisas i mätningen, och då tillfrågas samtliga leverantörer som lämnat anbud i upphandlingen.

Resultat
Först en analys av de olika delfrågorna. I översikten för rapporten kan man se hur Simrishamns kommun avviker mot rikssnittet på olika delfrågor. Följande frågor uppvisar vi en positiv avvikelse på:

  • Hur nöjd var du med vår kunskap om leverantörsmarknaden för efterfrågad vara/tjänst?
  • Hur nöjd var du med innehåll och struktur i upphandlingsdokumenten?
  • Hur nöjd var du med affärsmässigheten, det vill säga att uppnå ”den goda affären”?

På följande frågor uppvisade vi en negativ avvikelse:

  • Hur nöjd var du med information och återkoppling vid tilldelningsbeslutet?
  • Hur nöjd var du med information om hur man ställer kompletterande frågor?
  • Hur nöjd var du med hur snabbt vi återkopplade på ställda frågor i förfrågningsunderlaget?
  • Hur nöjd var du totalt sett med informationen?
  • Hur nöjd var du med tidslängden från sista anbudsdag till att tilldelningsbeslutet delgavs?

Först de positiva delarna: Det är roligt att trots att vi ligger relativt långt ner i den totala rankingen så får vi ett positivt betyg på vår ”affärsmässighet”. Det har vi jobbat mycket med i Simrishamn så det är kul att det visar sig.

När det gäller de negativa delarna så ser jag att flera är kopplade till tidsbrist på ett eller annat sätt. I perioder i början av förra året var jag ensam anställd på enheten, i normalfallet brukar vi vara två anställda. Det har gått ändå, men det är möjligt att vi (jag) har brustit i återkopplingen till anbudsgivarna. Nu är vi fullbemannade igen, och från mitten av maj blir vi ytterligare en person anställd, så jag hoppas att vi ska kunna bli bättra på att återkoppla under året.

Nedbruten data
Datan i undersökningen går att bryta ner och analysera mer i detalj. Vi har inte ett jättestort underlag i Simrishamn (41 svarande totalt) så på grund av att urvalet är för smått så redovisas inte den nedbrutna datan i alla kategorier. Vissa slutsatser går ändå att dra av diagrammen nedan.

Först ett diagram som visar hur vi i Simrishamn förhåller oss till grannkommunen Ystad, till Sveriges högst rankade kommun Falkenberg, till övriga kommuner i Skåne län, till kommuner i kategorin ”Pendlingskommun nära mindre stad/tätort” samt till kommuner i kategorin ”Mindre städer/tätorter och landsbygdskommuner”. Som resultatet redan tidigare visat så är det främst i områdena Information och Rättssäkerhet som vi brister och inom området Kompetens som vi ligger något över övriga grupper. Falkenberg har gjort ett exceptionellt bra resultat i samtliga kategorier, särskilt Bemötande, Kompetens och Rättssäkerhet.

När man bryter ner våra svar (blåa staplar) på olika branscher och jämfört med hur det ser ut för samtliga Sveriges kommuner (rosa staplar) så kan man se att vi i kategorin ”Anläggningsarbete” ligger något lägre än vårt totala snitt och att vi i kategorin ”annat” ligger något över snittet. Det verkar vara i likhet med hur det ser ut i övriga Sverige. Under 2021 har vi gjort relativt många upphandlingar av entreprenader, och där är det tydligt att vi måste bli bättre. Anbudsgivarna ger oss särskilt låga betyg inom områdena ”rättssäkerhet” och ”information”, så det får vi ta till oss och jobba med.

Det här diagrammet är också problematiskt. Det visar att skillnaden mellan anbudsgivare som erhållit kontrakt och de som inte erhållit kontrakt är väldigt stor, både i Simrishamn och i Sverige. Tittar man bara på anbudsgivare som erhållit kontrakt så ligger vi i nivå med de bästa kommunerna i Sverige, men tar man även in de som förlorat upphandlingen så ligger vi i botten. Det blir tydligt att vi i våra åtgärder måste ha särskilt fokus på de anbudsgivare som förlorat – återkoppla, förklara tilldelningen, ta dialog samt rent allmänt vara tydliga med hur vi tänkt. Om vi kan höja nöjdheten hos de anbudsgivare som inte fått kontrakt så kan vi också förbättra vår totala poäng.

I Simrishamn har vi dessutom ett mål om att öka konkurrensen i våra upphandlingar, vilket innebär fler anbud. Men med fler anbud kommer också en större andel förlorande anbudsgivare, vilket i så fall skulle kunna ge en negativ påverkan på vårt totala resultat.

Slutsats
2021 var första året vi var med i undersökningen och vi hoppas förstås kunna använda underlaget för att förbättra oss till kommande år. Under 2022 ska vi försöka bli bättre på att återkoppla vid tilldelningsbeslut, särskilt mot de företag som inte erhållit kontrakt. Vi ska fokusera mer på våra upphandlingar inom anläggningsbranschen, något vi redan har börjat med då vi i början av året såg över vår process för entreprenadupphandlingar och konsultinköp tillsammans med tekniska förvaltningen. Vi ska också försöka att bli snabbare på att återkoppla under processens gång, både när vi får in frågor i upphandlingen men också i samband med utvärderingen av anbuden. Och samtidigt ska vi förstås försöka bibehålla en hög nivå inom de områden där vi stack ut positivt, nämligen affärsmässigheten.

Vi hoppas därmed på att 2022 blir ett bättre år än 2021! Vi vill alltid förbättra oss, och här finns uppenbart ett område med utrymme för förbättring!