Inköpskort – Den verkliga anledningen att införa e-handel

Idag har jag suttit och sammanställt data inför det kommande tertialbokslutet i Simrishamns kommun. I samband med detta redovisar vi också vissa nyckeltal kopplade till inköp, till exempel avtalstrohet hos våra e-handelsleverantörer, andel miljömärkta produkter och hur många avtalsrevisioner vi gjort under året.

I år blev det här arbetet oerhört mycket lättare än tidigare då jag på ett enkelt sätt kunde få ut all information jag behövde direkt ifrån vårt nya e-handelssystem. Då hann jag dessutom sätta ihop en ”framtidssäkrad” rapport som är baserad på standardrapporterna i vårt ekonomisystem och som kan plockas ut månadsvis för att analysera utvecklingen av våra inköp över tid. Detta resulterade dels i en mycket användbar analysfil i excel som jag själv kan använda mig av, dels av ett ”Inköpskort” som förtroendevalda, förvaltningschefer, verksamhetschefer eller beställare kan få om man vill få en överblick över sina inköp.

Det som är extra intressant är att eftersom vi är fyra kommuner som gått in i samma e-handelslösning så kommer underlaget på sikt kunna användas för att analysera inköpen i Skurup, Sjöbo, Tomelilla och Simrishamn gemensamt – och vi kan därmed dra erfarenhet av varandra och analysera varför vissa verksamheter fungerar bättre och vissa mindre bra.

Vad menar jag då med inköpsanalys och inköpskort? Om det skriver jag idag.

Enkel rapport att skapa
De bästa rapporterna är de rapporter som blir gjorda, brukar man säga. Eller jag brukar i alla fall säga det. Den här rapporten kräver bara en standardrapport från ekonomisystemet som går att plocka ut månad för månad, samt excel. Se nedan.

Standardrapport i systemet där du får ut samtliga order inklusive kontering.

Rapporten exporteras till excel och kompletteras i dataunderlaget från tidigare månadsrapporter.

 Arbetsuppgiften enligt ovan tar cirka 5 minuter varje månad. Efter att dataunderlaget har uppdaterats ska sen datamodellen uppdateras och det tar kanske ytterligare 10 minuter. Men detta förutsätter förstås att man byggt upp en genomtänkt datamodell. Såhär gjorde jag, men det finns givetvis utrymme för förbättring framöver!

Fakturamatchning

I rapporten kan man få koll på hur stor andel av organisationens order som i slutändan blir inlevererade (=leveransgodkända) av verksamheten samt matchade mot en faktura i fakturasystemet. I nuläget är den siffran cirka 79 % (summan av de två översta raderna) och där kan vi förhoppningsvis bli bättre med tiden! Genom att klicka på plustecknet på varje rad kan jag få ut en lista över de personer som ingår i kategorin, och därmed skicka instruktioner och påminnelser till rätt personer.

Avtalstrohet (produktnivå)

I rapporten kan jag analysera avtalstrohet för organisationen på produktnivå fördelat på olika leverantörer, verksamheter eller över tid. Om jag märker att någon verksamhet sticker ut kan jag bara dubbelklicka på en cell i rapporten för att få en lista på alla produkter som köpts ”felaktigt” – och därmed skicka ut information om förslag på ersättningsprodukt, alternativt kontakta leverantören för att förhandla in produkten på prislistan om det är något som fattas i vårt ordinarie sortiment.

Artikelanalys
En lista där man på ett enkelt sätt kan se vilka artiklar organisationen totalt köper mest utanför avtal, alternativt vilka artiklar som köps utan miljömärkning. Detta kan användas som underlag för diskussion om var vi ska fokusera våra resurser i kommande upphandlingar. Om en enskild beställare eller verksamhetschef vill veta hur det ser ut inom dennes verksamhet så kan man enkelt filtrera fram så att bara deras inköp finns med i rapporten.

Inköpskort

En sammanfattande flik där man kan få en snabb överblick över organisationens, en enskild förvaltnings, en verksamhets eller beställares inköp. Alternativt alla fyra kommuners inköp i framtiden. Ovan visas en ögonblicksbild för Simrishamns kommun. Jag har också skickat ut motsvarande rapport till Kostenheten samt Socialförvaltningen och dessa ser ut enligt bilderna nedan.

Kostenheten

Socialförvaltningen 

Dessa två rapporter tog några minuter att sammanställa och skicka ut, en bra service till cheferna så att de enkelt får koll på sin verksamhet. Kanske vill man veta vilka beställare som beställer mycket och vilka som beställer lite för att dra ner på antalet beställare? Eller vilka delar av förvaltningen som handlar mycket utanför avtal? Det går att hitta i rapporten, och vill man sen ha hjälp med att lösa problemen kan man kontakta oss centralt.

Slutsats
Det finns lite rolig information i rapporterna. Vår avtalstrohet för beställningar som går genom e-handelssystemet är fortsatt hög, vi har ökat andelen miljömärkta produkter från 18 till 23 % under perioden januari – april i år och vi har lyckats få alla förvaltningar att börja använda systemet.

Det som behöver göras framöver för att ytterligare utveckla detta är förstås:

  • Få in övriga kommuner i samma utvärderingsmodell.
  • Arbeta vidare med att få in fler leverantörer i e-handelssystemet.
  • Fortsätta analysera och informera verksamheterna om deras beställningsmönster, hur detta är kopplat till upphandlingen och hur vi kan lösa eventuella problem.

Det ska bli inspirerande, särskilt med tanke på att vi får ytterligare en person som ska arbeta tillsammans med oss från och med mitten av maj. Jag tror verkligen att vi kommer ha en möjlighet att på allvar utveckla kommunens inköp i rätt riktning framöver.

Summa tid: 2 timmar för att ta fram rapporten, 45 minuter för att skriva ett blogginlägg och 15 minuter varje månad för att uppdatera analysunderlaget. Och då fick jag dessutom underlaget till rapporteringen av nyckeltal till de förtroendevalda. Tror ni det kommer betala sig i slutändan?